Далеко не во всех компаниях прислушиваются к сотрудникам, предлагающим те или иные идеи и новации. А ведь многие из рацпредложений рядового персонала могут стать для бизнеса источником дохода или помогут сэкономить существенные средства. Некоторые фирмы с мировым именем заработали на таких предложениях миллионы долларов. О том, как эффективно управлять информацией, которая поступает от подчинённых, рассказал сооснователь компании Neaktor Николай Сушко.
Николай Сушко, предприниматель из Минска, сооснователь и директор по продукту компании
Neaktor. Образование: Белорусская государственная академия связи (специальность «разработка программного обеспечения). Компания Neaktor специализируется на разработке систем управления проектами и бизнес-процессами.
Многие известные бренды открыто признают, что их ключевые продукты пришли «снизу вверх», то есть были придуманы не топ-менеджментом, а рядовыми сотрудниками.
Например, Sony PlayStation разработал младший сотрудник Sony Кэн Кутараги, а захватившие мир тамагочи придумала Маите Аки, сотрудница отдела маркетинга компании Bandai.
Эти два случая - счастливое стечение обстоятельств, и компаниям повезло, что идеи работников были услышаны руководителями. А ведь множество хороших идей остаются либо не высказанными, либо не услышанными людьми, которые могут оценить их значимость и воплотить в жизнь. И это можно исправить.
Сотрудники могут генерировать огромное количество идей, которые позволят компании больше зарабатывать, меньше тратить и выигрывать конкуренцию. Руководителям просто нужно их выслушивать и мотивировать, предоставлять возможность делиться мыслями. Многие западные и японские компании управляют идеями десятки лет.
Например, почти 70 лет назад Toyota запустила систему предложений творческих идей, а вскоре учредила ежегодную премию за самые ценные из них. На сегодняшний день число предложенных идей перевалило за 40 миллионов.
Впрочем, и в Советском Союзе бытовал термин «рационализаторское предложение». Поэтому тем более удивительно, что многие компании из постсоветских стран игнорируют и не используют мощнейший инструмент для развития компании.
Главное, что даёт компании система получения и оценки идей, - это сами идеи. Предложения сотрудников по улучшению работы компании используются для улучшения технологических, маркетинговых процессов, внедрения инноваций. Кроме этого, работа с идеями мотивирует самих сотрудников – они понимают, что руководство не глухое и прислушивается к их мнению.
Можно создать систему бонусов для авторов тех идей, которые были признаны удачными и впоследствии внедрились - это и сотрудников сделает более креативными и старательными, и идей вы получите больше.
Что касается нашей компании, то примеров использования предложений сотрудников — масса. Это то, с чем мы работаем постоянно. Идеи могут быть разные: например, сменить что-то в интерфейсе приложения, которое мы разрабатываем, или идея относительно того, как лучше вести управление контент-планом, как включить это в шаблон бизнес-процесса и т.д.
Управление идеями состоит из четырёх базовых этапов:
- Сбор идей;
- Оценка;
- Доработка;
- Внедрение.
Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.
1. Сбор идей. В доцифровую эпоху предложения собирали с помощью «ящика для идей и предложений», в который автор помещал идею, изложенную на бумаге. Такие боксы стояли по всему предприятию, в каждом отделе или цехе.
Некоторые компании пользуются ими и сейчас, но у ящика много недостатков. Например, автор не может увидеть, на каком этапе изучения находится его идея, и вообще дошла ли она до адресата. Сам принцип такой системы не прозрачен: идеи могут быть потеряны или украдены, сложно анализировать их поток, сложно давать обратную связь авторам.
Можно использовать информационные системы для управления идеями - программные продукты, которые позволяют сотрудникам вносить предложения, а руководству - систематически получать их и работать с ними. Например, это могут быть сервисы OI Engine, Planbox, Yaware Ideas, Qmarkets, Neaktor и другие.
При использовании этих сервисов управление идеями просто становится одним из бизнес-процессов компании.
Любой сотрудник сможет легко что-то предложить. Инициатор вносит заявку, она автоматически попадает руководителю или сотруднику, ответственному за разбор идей. На этапе сбора идея может также уточняться, если какие-то нюансы непонятны.
2. Оценка. Чаще всего идея оценивается не одним экспертом, а несколькими, особенно если предложение затрагивает работу нескольких подразделений. Стадию оценки можно реализовать в виде поэтапных согласований. После согласования нужно дать инициатору обратную связь. Если идея достойная, то автора можно премировать, поощрить публично, дать внеочередной выходной, поместить его фото на доску почёта, выразить официальную благодарность - способов много.
- Если вы решили централизованно собирать идеи, будьте уверены, что большинство предложений будут неосуществимыми, странными или покажутся откровенно глупыми.
Не стоит высмеивать их. Иначе сотрудники перестанут предлагать. Достаточно вежливо отказать с пометкой, что в данный момент такая идея не может быть реализована. Кстати, даже явно фантастические идеи иногда стоит рассматривать. Возможно, они натолкнут на неординарное решение или создание инновационного продукта.
Не стоит пренебрегать и совсем небольшими предложениями. Сотрудники Toyota, например, предлагают точечные улучшения, вроде «переставить ящик с инструментами» или «изменить форму отвертки». Благодаря таким микроулучшениям компания экономит сотни тысяч долларов в год.
3. Доработка. Если идея кажется перспективной, её передают на дальнейшую доработку. К автору подключаются нужные специалисты, начинается работа над прототипом. Иногда несколько сотрудников могут предложить схожие идеи. Тогда есть смысл объединить их в одну команду или собрать лучшее со всех вариантов и объединить в один перспективный проект.
Чтобы обогащать и дорабатывать идеи, иногда имеет смысл давать доступ всем сотрудникам к банку идей. В этом случае сотрудники смогут видеть предложения коллег и дополнять уже имеющиеся идеи, вместо того чтобы вносить «дубликаты». С ящиком для идей такое сделать не получится.
4. Реализация идеи. Суть этапа понятна - идеи, прошедшие согласования и испытания, получают воплощение. Затем они либо начинают генерировать прибыль, как PlayStation, либо помогают экономить, как улучшенная теплоизоляция.
Иногда сотрудник, предложивший полезное решение, не только получает премию, но и становится руководителем нового направления, как уже упомянутый Кэн Кутараги из Sony. Такие примеры - мощный стимул для работников быть активнее и включить свою креативность.
Источник: Probusiness.io.
Читайте также:
«Жёсткий менеджмент»: как убить в себе жалость к сотрудникам.
Отпустить вожжи: как контролировать свой бизнес без вреда для коллектива.
В поисках многорукого Шивы: как научиться нанимать качественных сотрудников.
