Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время и деньги. Для качественной работы важна не только грамотная коммуникация по профессиональным вопросам, но и то, насколько хорошо у клиента и подрядчика сложатся личные отношения. О том, какие «подводные камни» могут осложнить работу компании-заказчика и компании-аутсорсера, для Biz360 рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.
Вадим Зарецкий, владелец и директор компании «
ЗУБР Текнолоджис», специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы 1С. В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.
Наняв компанию-аутсорсера, некоторые руководители считают, что получили её в безраздельное пользование, которое предполагает выполнение любого требования по первому «свистку». И искренне возмущаются, если их запросы не выполняются мгновенно, а ответы на вопросы не поступают в течение получаса. При этом не принимается во внимание тот факт, что стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга существенно ниже услуг штатного бухгалтера, и это достигается не за счёт демпинга, а благодаря выверенной технологии, которая строится на чётко прописанных стандартах оказания каждой услуги, в частности, по затраченному времени на каждый запрос и каждую операцию.
Такой подход позволяет качественно обслуживать одновременно несколько клиентов. Обращаю внимание: не одномоментно, а одновременно. Этот нюанс необходимо проговаривать, что называется, «на берегу». Но в стремлении получить нового клиента, зачастую менеджеры по продажам компании-аутсорсера не стремятся акцентировать на этом моменте внимание, а заказчику часто не до погружения в такие подробности – быстрее бы нанять людей, которые возьмут на себя такое скучное, непонятное и рутинное дело, как бухучёт и сдача отчётности.
Очень часто это звено становится самым слабым в цепочке взаимодействия. Понятно и оправдано желание владельца бизнеса или топ-менеджера делегировать полномочия, чтобы максимально освободить время на развитие и продвижение своей компании. Но в большинстве случаев решение нанять «за копейку канарейку, чтобы пела и не ела» не приводит к положительным результатам. Вчерашняя студентка выполняет функции личного секретаря, офис-менеджера, курьера, ну и заодно - контактного лица по взаимодействию с бух-аутсорсером. В результате такого «многостаночного» подхода документы не предоставляются вовремя, акты выполненных работ не подписываются неделями, счета не оплачиваются, отчёты согласовываются после предельно допустимого срока.
Генеральный директор не понимает, чем недоволен подрядчик – «есть сотрудник, который должен решать все эти вопросы, вот с ним и решайте, а меня от дел не отрывайте». Такое безграничное доверие может дорого обойтись. Как минимум, компания-аутсорсер вынуждена будет выставлять счета за дополнительные услуги, что не только увеличит затраты, но и усилит недовольство владельца фирмы-заказчика. А как максимум, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что договор будет в результате расторгнут - потому что отсутствие первичных документов автоматически влечёт за собой проблемы с грамотным ведением бухучёта и формированием корректной отчётности. Ведь не вовремя согласованные отчёты – это штрафы, которые по договору оплачивает фирма, которая ведет бухучёт. И дело не только в деньгах, дело ещё и в репутации, которая обязательно пострадает при таком подходе.
Аутсорсинг – это командная работа, и её успех в конечном счете зависит от того, насколько качественно выполняют свои обязанности все члены команды, как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика.
от контроля своей бухгалтерской базы
У нас есть клиент, который на старте сотрудничества предложил дать доступ к банковскому счёту фирмы, только чтобы мы его «не дергали по пустякам». В качестве последних он считал оплату платежей, перечисление налогов, а также предоставление «первички», корректное заполнение документов, согласование отчётности. Он так увлечён своим делом, что не хочет тратить ни минуты на то, что, как он считает, к делу не имеет отношения.
Но как бы вы ни доверяли аутсорсеру и своим сотрудникам, необходимо лично контролировать свою бухгалтерскую базу, чтобы понимать, как идут дела в компании.
Иногда возникают ситуации, когда клиент воспринимает аутсорсера как некий аналог официанта, который обязан принести еду, убрать и помыть грязную посуду, выслушивать недовольство заказчика, и при этом молчать и улыбаться. Возможно, кто-то из коллег по рынку считает это нормальным, повторяя мантру про то, что «клиент всегда прав». Мы же не готовы мириться с таким отношением даже в период кризиса. Поэтому, когда мы услышали от клиента фразу «я не буду опускаться до общения с вами и ответов на ваши запросы», нашим ответным шагом было подписание соглашения о расторжении договора.
Аутсорсер – это партнёр. И самые конструктивные отношения с ним – партнёрские. Именно такой подход - гарантия качественного бухгалтерского сопровождения, и в конечном итоге – безопасности бизнеса.
Как заработать на бухгалтерском учёте по франшизе.
Что нужно знать предпринимателю о бухучёте.
Краткий гид по налогам для предпринимателей.
