Любая компания боится кассовых разрывов – ситуаций, при которых она не сможет погасить долг перед поставщиками, внести кредитный платёж или выплатить зарплату персоналу. Один из способов избежать этой ситуации – чётко распределять все поступающие средства по статьям расходов. О том, как в этом может помочь метод фондирования, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал Роман Месяткин, основатель компании «Идея».
Роман Месяткин – предприниматель из Калининграда, основатель и директор компании «Идея». По первому образованию – системный администратор, помимо этого учился по специальности «Менеджмент». После учёбы работал в компаниях в найме, занимался внедрением решений 1С. В 2011 году основал свой бизнес. Компания «Идея» является партнёром фирмы «1С», автоматизировала бизнесы более 430 клиентов из самых разных сфер.
Деньги, которые зарабатывает компания, тратятся по нескольким статьям расходов. Эти статьи из месяца в месяц примерно одинаковые, хотя суммы по ним могут отличаться от периода к периоду.
Один из механизмов планирования расходов бизнеса – фондирование. В его основе кассовый метод: распределять поступающие средства по всем статьям, которые называются фондами, и дальше расходовать деньги из них.
Система не идеальная, есть за что её критиковать. Но она, по моему мнению, позволяет сначала спланировать расходы, а потом их выполнять. Наша компания «Идея» разработала механизм фондирования для решения «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»). Расскажу, как с его помощью бизнес может распоряжаться теми денежными средствами, которые поступают к нему через кассу или банк.
Сначала компания получает отчёт расходования денежных средств за прошлый месяц или несколько месяцев. Из этого документа понятно, какие статьи расходов есть у компании: фонд оплаты труда, резервный фонд, развитие бизнеса, маркетинг и так далее.
Метод фондирования предполагает, что должен быть в обязательном порядке и фонд собственника. Потому что часто собственники забывают о себе и о том, зачем они вообще создают бизнес. Благодаря фонду они будут получать свой процент от каждого поступления, а в конце месяца смогут забрать эти средства.
Проанализировав статьи расходов и то, сколько денег было потрачено, делается прогноз на следующий месяц.
В программе «1С:УНФ» есть возможность составить бюджеты на любой период (год, квартал, месяц) с различной точностью и по нескольким сценариям: укрупнённый, уточнённый, оптимистичный, реалистичный. Бюджет можно либо вводить вручную, либо на основании фактических данных прошлого периода, а также плана продаж или другого бюджета.
В программе «1С:УНФ» есть возможность составить бюджеты на любой период (год, квартал, месяц) с различной точностью и по нескольким сценариям: укрупнённый, уточнённый, оптимистичный, реалистичный. Бюжет можно вводить либо вручную, либо на основании фактических данных прошлого периода, а также плана продаж или другого бюджета
Перечисляются все статьи и определяется, какой процент поступающих средств будет перечислен в каждый фонд. Например, 4% на коммунальные платежи, 7% – на развитие компании, 3% в резервный фонд и так далее. В сумме они должны составлять 100%. Если при расчёте допущена ошибка, программа «1С:УНФ» сообщит о ней.
Можно детализировать движение денежных средств по подразделениям. Например, у компании два офиса, можно выполнить фондирование для каждого из них. Необходимо определить период фондирования – неделя, месяц, год. Чем дольше период, тем больше средств аккумулируется в фондах. По истечении выбранного периода все фонды обнуляются, и чтобы их наполнить, нужно работать.
Если в установленный период в каком-то фонде не хватает денег на текущие траты, то предусмотрен механизм займов. Можно взять средства из другого фонда, но определить дату, когда они будут возвращены. И, конечно, соблюдать этот график.
Как только в компанию поступают деньги, они в программе автоматически распределяются по фондам. Например, получено 500 тысяч рублей от клиента. Тут же 175 тысяч рублей зачислилось в фонд «Закупка материалов», потому что он составляет 35% от общей суммы. В фонде собственника оказалось 50 тысяч, в фонде «Маркетинг» 20 тысяч.
Например, компания решает потратить сейчас на маркетинг не 20 тысяч рублей, а 60. Понимает, что нужно больше вложиться в маркетинг, и верит, что это принесёт хорошие продажи. Но 60 тысяч в соответствующем фонде нет. После создания платежа при попытке оплатить его появляется сообщение, что провести платёж невозможно.
Используется механизм займа. В программе указывается, из какого фонда будет заимствована сумма и когда возвращена. В нашем примере компания берет 15 тысяч рублей из резервного фонда (всё, что в нём есть на данный момент) и ещё 25 тысяч из фонда собственника. Погашение займа произойдёт в конце месяца – например, 31 мая. После этого из данных фондов средства списались, а в фонде «Маркетинг» стало 60 тысяч рублей. Теперь можно провести оплату составленного платежа. То есть действует принцип двойной записи: если где-то средства появились, то в каких-то фондах они сокращаются.
Со следующего поступления деньги снова распределяются по фондам так, как было установлено с помощью процентных ставок. В фонде на маркетинг появилось опять 20 тысяч рублей. Их можно вернуть по совершённым займам. Конечно, погасить весь долг не получится, но хотя бы его половину.
Для некоторых поступлений можно предусмотреть механизм, благодаря которому они целиком зачисляются по нужной статье и не делятся между всеми остальными фондами. Например, на закупку материалов – после получения авансовой оплаты от заказчика или клиента.
Механизм фондирования позволяет контролировать деньги компании. Собственник и команда видят статьи расходов и не забывают о том, сколько средств они могут на них выделить. Не происходит бездумного расходования, при котором какие-то статьи вообще не финансируются, а какие-то, наоборот, используют слишком большой лимит. Всё это позволяет бизнесу быть эффективнее.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
