«Едим слона по частям»: что такое декомпозиция и как разбить бизнес-задачу на управляемые сегменты

«Разбивать задачу на подзадачи – значит, множить сущности и подкидывать сотрудникам больше работы». С таким аргументом часто встречается менеджер, который внедряет декомпозицию в работу команды. Но это представление ошибочно. Разбивая большую и неподъёмную задачу на части, мы получаем таски, которые команда сможет «унести». Декомпозиция – это техника управления проектами, которая помогает делить большие задачи на более мелкие и управляемые. О том, как ею овладеть и её применять, порталу Biz360.ru рассказал основатель сервиса Shtab Александр Стихарев.

Допустим, у вас есть задача – разработать маркетинговую стратегию для продвижения бизнеса и выхода на качественно новый уровень. Если просто взять эту задачу и отправить команде со словами «Сделайте за месяц, вы же маркетологи», дело не сдвинется с мёртвой точки, или кто-то сдаст нечто непохожее на «стратегию» в дедлайн. Что с этим делать дальше, никому не понятно. Даже если у вас в команде профессионалы, их работа будет похожа на неподъёмный воз, который каждый попытается сдвинуть на кого-то другого .

Проект получает направление и становится понятным для команды, когда вы как руководитель делаете следующее: 

• обозначаете требования (свои или заказчика): что ожидаете, когда нужно сдать, сколько денег и специалистов нужно задействовать и т.д.

• назначаете ответственных: делим маркетинг на направления, email-маркетолог отвечает за стратегию рассылок, smm-специалист за стратегию в соцсетях и т.д.; 

• определяете, кто отвечает за интеграцию всех направлений работы;

• указываете сроки для каждого этапа задачи: seo-специалист должен подготовить 10 ТЗ для статей до 20 сентября, первое ТЗ должно быть готово уже 15 сентября, чтобы копирайтер начал свою часть работы. Параллельно другие ответственные трудятся над своими задачами, никто никого не ждёт.

• следите за прогрессом: это поможет выявить препятствия раньше, чем они затормозят проект. 

Как результат – все видят, что работа идёт, проект движется. Каждый исполнитель знает, чем ему нужно заниматься, вовремя получает фидбек и по ходу вносит правки благодаря своевременным комментариям. А дополнительные элементы вроде меток, стадий, статусов работы помогают лучше ориентироваться. Кроме того, мелкие задачи обычно легче отслеживать, измерять и оценивать. 

При таком наглядном сравнении уже не кажется, что делить задачу – это множить сущности. А декомпозиция по итогу занимает меньше времени, чем разгребание последствий от плохо завершенного проекта. 

Для начала – небольшая рекомендация: не делите мелкие задачи «на атомы», ими будет сложнее управлять и отслеживать их. Если сотрудник захочет, он может внутри задачи для себя сделать чек-лист и ставить галочки по мере выполнения пунктов. 

• Шаг 1. Понять задачу. Ответьте на вопросы: какова конечная цель задачи/проекта? какие требования? На этом этапе нужно проанализировать всю информацию, если что-то непонятно – уточнить.
  
  

• Шаг 2. Разбить задачу на части. После того как менеджер и команды поняли задачу, нужно разделить её на более мелкие, управляемые части. Каждая из них должна быть самостоятельным элементом, который способствует достижению общей цели. На этом этапе вы также назначаете исполнителей.
  
  

• Шаг 3. Установите последовательность. После разделения задачи на части определите, как должны быть выполнены эти мелкие таски. Некоторые задачи будут предшествовать другим, а некоторые могут выполняться параллельно.
  
  

• Шаг 4. Оценить время. Для каждой небольшой задачи определите дедлайны. Это поможет составить график работ.
  
  

• Шаг 5. Расставьте приоритеты. Некоторые задачи важнее других для успеха проекта. Например, подготовить качественный контент может быть приоритетнее, чем собрать таблицу пабликов для рекламы.
  
  

• Шаг 6. Планируйте перерывы. Не забывайте планировать небольшие перерывы между выполнением тасков. Это поможет избежать переутомления и сохранить высокую производительность.
  
  

• Шаг 7. Отслеживайте прогресс. Отслеживайте прогресс по мере выполнения заданий. Это даст вам ощущение выполненного долга и поможет выявить задержки или проблемы на ранней стадии;
  
  

• Шаг 8. Пересмотр и корректировка. Наконец, регулярно анализируйте список задач и ход их выполнения. Корректируйте свой план, учитывая изменения в приоритетах и неожиданные препятствия. План динамичен и должен отвечать вашим потребностям.

Важное условие при разбивке задачи – общее пространство с отображением всех этапов и процессов. Чтобы вы видели, как движется работа, сколько сделано, сколько нужно сделать, где образовался затор и где ошибка. 

Хорошая идея – провести установочную, стартовую встречу и проговорить все ключевые моменты. Не пропускайте этот шаг. В процессе вы можете осознать, что трудоёмкость задачи больше, чем вы предполагали. И месяца для создания той же работающей маркетинговой стратегии вам не хватит.

Главный вопрос, на который нужно ответить: какая у нас цель? Например, увеличить прибыль, привлечь новые сегменты аудитории, повысить частоту использования продукта. 

Что ещё важно определить на этом шаге:

• Тип задачи. Это исследовательский проект, отчёт, проектная работа или что-то другое? Каждый тип задачи требует своего подхода, набора навыков и специалистов. 

• Размер задачи. Это поможет установить адекватные и целесообразные сроки для выполнения, рассчитать бюджет, определить размер задействованной команды. 

• Срок выполнения. Когда необходимо выполнить задачу? Когда вы знаете, сколько времени у вас в запасе, можете расставить приоритеты и оптимизировать расписание. 

• Зависимости. Нужно ли выполнить какие-либо другие задачи до этой? Некоторые таски зависят от других, например, маркетолог не запустит рекламу, если дизайнер не отрисовал баннер. Учитывайте это при планировании последовательности работ. 

Это ключевой шаг. Для наглядности, покажем, как можно разделить большую задачу на меньшие в сервисе для управления проектами Shtab. Помимо разделения большой задачи, вы назначаете исполнителей. К примеру, вы можете создать в вашем сервисе доску «Маркетинговая стратегия» со статусами по готовности. Далее создать метки с обозначение направления деятельности всех спецов, которые в нем задействованы: «email-маркетинг», «SMM», «SEO», «копирайтинг», «дизайн». 

И создавать задачи, назначать ответственных исполнителей и начинать работу. Для большой задачи «Разработать маркетинговую стратегию» доска может выглядеть так: 

Важно! Пока вы только на этапе разработки и запуска маркетинговой стратегии, можете использовать плюс-минус такую структуру. А позже, когда стратегию утвердите, можно для каждого направления создать отдельную доску.

На этапе разделения задачи определите «родительскую задачу». Родительская задача – это основное задание или проект, который вы пытаетесь завершить. Это всеобъемлющая цель, к которой вы стремитесь.

Разбейте родительскую задачу на части. Каждая из этих частей должна быть самодостаточной единицей, но «работать» на благо проекта в целом. Так, для задачи копирайтера «Подготовить контент для соцсетей» можно создать подзадачи: 7 информационных постов, 5 постов с карточками, 4 экспертных поста. 

Или, например, если родительская задача состоит в написании отчёта, то подзадачами будут: провести исследования, подготовить каждый раздел, отредактировать итоговый документ. Каждая из этих подзадач – шаг на пути к выполнению большой родительской задачи. 

Следом вы логически организуете все мелкие задачи:

• Выявление зависимостей. Выполнение одних задач часто зависит от выполнения других. Например, в проекте по написанию 10 статей, копирайтер может приступить к первой статье после того, как SEO-специалист составит первое техническое задание. 

• Последовательный порядок. Расположите задачи в том порядке, в котором они должны быть выполнены. 

• Учитывайте важность задачи. Уже на этом этапе вы увидите, какие из задач нужно делать прямо сейчас, потому что они повлияют на ход всего проекта.

Теперь пора оценить, сколько времени займёт проект в целом и каждая задача. Не обязательно высчитывать до минуты, достаточно прикинуть, ориентируясь на опыт и здравый смысл. Когда вы будете работать с тайм-трекером, вы увидите, сколько на самом деле у вас занимает задание. Для этого нужно выбрать любую задачу на доске и запустить трекер. 

Важно! Рассчитывайте время на задачу в зависимости от количества специалистов. Если у вас один дизайнер, то ему нужно больше времени на выполнение задачи. Чтобы успеть к дедлайну, вы можете подключить дизайнеров на фрилансе. 

На этапе распределения задач вы присваиваете им приоритеты. Чтобы каждый раз не думать, с какой задачи начать – просто сортируете все таски по приоритету и начинаете выполнять самую важную. 

Для создания стратегии маркетинга в первую очередь вам нужно организовать стартовую встречу для команды с продакт-менеджером. Без неё дальше все будут работать разрозненно и не понимать конечной цели. 

• Определение критических задач. Если не проанализировать ЦА, её предпочтения и потребности, конкурентов на старте проекта, то стратегия не сработает. Задержав эту задачу, вы задержите весь проект. Поэтому она критически важна. 

• Рассмотрите возможность делегирования. Какие таски вы можете делегировать? Ответьте на этот вопрос, чтобы освободить время для более важных задач. Учитывайте навыки и возможности ваших специалистов, а также сложность работы. 

Каждую неделю (или каждый день, в зависимости от проекта) выделяйте время для анализа и контроля проделанной работы. Посмотрите, какие задачи выполнены, какие нет, укладываетесь ли вы в сроки. 

Если вы отстаёте от графика, выясните почему. Есть ли задачи, на которые уходит больше времени, чем вы ожидали? Возникли ли внезапные проблемы? Ответы на эти вопросы помогут вам скорректировать план. Например, изменить приоритеты, перераспределить нагрузку в команде и т.д. 

Декомпозиция задач повышает производительность, помогает управлять рисками и эффективно распределять ресурсы, чтобы планировать проект. Она превращает работу в понятный, управляемый и достижимый процесс. 

Сложные и объёмные задачи выглядят неподъёмными. Иногда мы не знаем, как к ним подступиться и с какой стороны начать их двигать. На это тратится много ресурсов и энергии. Поэтому мы прокрастинируем и, как следствие, испытываем стресс. 

Декомпозиция помогает «распилить» задачу, чтобы начать над ней работать. Уже одно это может сократить задержки. В общем, давайте есть слона по частям.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360