Рубрики:

Как автоматизация позволила упорядочить учёт и хранение данных

Прочтёте за 3 мин.

Кейс от компании «Конструкторское бюро Найдёнова Сергея»

IT-инструменты, которые использует Сергей Найдёнов

  • 1С:Управление небольшой фирмой
  • САПР Компас 3D
  • Пакет Microsoft Office
  • Пакет Adobe

Предприниматель из Нижегородской области Сергей Найдёнов занимается проектированием нестандартного оборудования, а с некоторых пор – ещё и его изготовлением. Долгое время информацию о клиентах, заказах, поставщиках и отношениях с ними он хранил в разных файлах. И нередко поиск нужных сведений занимал много времени и отвлекал предпринимателя от основной деятельности. Выходом из положения стала автоматизация учёта и хранения данных. О том, как упорядоченное хранение информации отражается на финансовых показателях, Сергей Найдёнов рассказал порталу Biz360.ru.

Досье

Сергей Найдёнов, 29 лет, основатель и директор компании  «КБНС» («Конструкторское бюро Найдёнова Сергея»). Окончил Нижегородскую государственную сельхозакадемию по специальности «технология обслуживания и ремонта машин в АПК». С 2014 города в городе Богородске Нижегородской области занимается проектированием и производством нестандартного оборудования для предприятий. В штате конструкторского бюро на постоянной основе работает только сам Сергей Найдёнов; под разные проекты он нанимает специалистов, оформляя с ними договор на выполнение работ.

Сергей Найдёнов  

Зачем потребовалась автоматизация

Сергей Найдёнов – сторонник того, чтобы инвестировать в необходимое программное обеспечение. «Это необходимо. Я как проектировщик неоднократно заказывал себе специализированные программы для работы с чертежами. Я знаю, что эти вложения окупаются и что они могут в конечном итоге дать», - говорит он.

В собственном бизнесе Сергей совмещает несколько должностей. С одной стороны, он занимается непосредственно проектированием оборудования – промышленных светильников, конвейерных лент, лебёдок, вибростолов и т.д. С другой, ведёт бухгалтерию и весь учёт документов. Он был заинтересован в том, чтобы тратить меньше времени на работу с документами и учётом. Это позволило бы сосредоточиться на основном виде деятельности.

Кроме того, ему хотелось автоматизировать ряд процессов. Например, контроль собственных закупок материалов. Сергею требовалось понимать, что и когда надо приобрести, сколько денег на это выделить, когда провести платёж.

Таким же образом он решил оптимизировать и работу с собственными клиентами. Для этого ему нужно было в любой момент видеть, когда надо отгрузить им товар, отслеживать, когда за него должна поступить оплата и когда звонить клиенту, если деньги от него не пришли. Раньше часть информации приходилось держать в голове, записывать её в файлы или на бумаге. При таком учёте что-то могло забыться или потеряться.

Так как сфера деятельности Сергея Найдёнова – проектирование и производство оборудования, то его отношения с клиентами преимущественно долгосрочные. Как правило, они длятся по полгода, самый минимальный срок – один месяц. Бывает, что после одного заказа следует новый от одного и того же клиента. Раньше информация о сотрудничестве хранилась в разрозненных файлах. И найти быстро все сведения о конкретном клиенте было проблематично.

Сергей стал искать какое-то решение, которое позволило бы более структурированно вести учёт деятельности предприятия. В компании «1С:Апрель Софт» ему предложили приобрести продукт «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Чего удалось добиться в результате автоматизации

Сначала Сергей приобрёл базовую версию «1С:УНФ» и использовал её в течение года. Всё это время он переносил в программу информацию о клиентах и их заказах из разрозненных файлов. Так много времени ушло потому, что информации за два предыдущих года работы накопилось довольно много. Функционал самой программы из-за этого использовался ограниченно – в основном для создания платёжных документов.

После перенесения всей информации Сергей стал вести через программу учёт работы с клиентами и поставщиками. Теперь он может не только оперативно получить данные о любых своих поставках и платежах. Программа также помогает ему быстро определить примерную стоимость работ по проектированию и созданию оборудования по просьбе заказчика.

«Раньше каждый раз приходилось считать на коленке. Сейчас существует отработанная методика. Я могу прямо в программе посчитать стоимость комплектующих, проектирования и выполнения работ. И тут мне в помощь - информация в единой базе по всем ранее выполненным проектам»

В этой же базе хранится информация о сотрудничестве с каждым клиентом: какие работы он заказывал, сколько времени было потрачено на их выполнение, во сколько они обошлись, как и в какие сроки были оплачены, и т.д. Там же хранятся отсканированные документы, которые при необходимости всегда можно посмотреть.

Сократилось и время составления типового договора с новым клиентом. Раньше надо было вручную вносить все реквизиты заказчика, на что уходило 30-40 минут. Сейчас эту информацию можно найти в программе при использовании сервиса «1С:Контрагент»: там представлена вся информация о компаниях, включая их реквизиты. Теперь новый договор составляется за 10-15 минут.

Усовершенствование

После этого Сергей Найдёнов приобрел версию «ПРОФ». Это позволило ему доработать и настроить программу под собственные нужды. Например, Сергею было важно иметь удалённый доступ к «1С:Управление небольшой фирмой 8», чтобы работать не только из офиса. Поставщик настроил удалённый доступ.

Затем в ходе работы в программе выяснилось, что необходимо добавить новые формы бланков спецификации. Все «стандартные» договоры на обслуживание в целом похожи. Но к каждому договору прилагается спецификация, в которой прописываются все технические особенности заказа. Раньше её надо было составлять и заполнять вручную, тратя на это много времени. Сейчас данные берутся непосредственно из «1С:УНФ» и заносятся в унифицированный бланк спецификации, а затем печатаются.

Результаты

«Теперь у меня всегда под рукой вся необходимая информация, эффект от этого очень большой. Многие задачи теперь удаётся решать гораздо быстрее, чем раньше. Мне эта экономия времени очень помогает. Сложно оценить, сколько мне дала в денежном выражении сама программа. Но в этом году наши финансовые показатели выросли по сравнению с тем же периодом 2015 года. И я считаю, что автоматизация на это тоже повлияла», - резюмирует Сергей Найдёнов.

Стоимость программного продукта «1С:Управление небольшой фирмой 8»: базовая версия (одно рабочее место) – 4600 рублей; версия «ПРОФ» (одно рабочее место) - 17 400 рублей; версия «ПРОФ» на пять пользователей – 31 800 рублей.

В саму автоматизацию предприниматель инвестировал 30 тысяч рублей. Именно столько стоила покупка программного продукта и его установка для одного рабочего места. Дополнительно покупать какое-то оборудование не потребовалось: хватило мощности имеющегося компьютера.

В скором времени необходимо будет оплатить обновления программы, но эти расходы Сергей не считает критичными. «Когда вся информация по предприятию упорядочена и её просто найти, это избавляет от дальнейших серьёзных проблем», - считает предприниматель.

***

Уважаемые предприниматели! Фирма «1С» проводит конкурс на лучший кейс по автоматизации и приглашает всех пользователей программы «1С:Предприятие 8»* принять в нём участие – рассказать, как автоматизация помогла повысить эффективность вашего бизнеса и решить те или иные задачи. Подробности, информация о призах и форма участия – по ссылке.


Конкурс на лучший кейс по автоматизации

Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Автоматизация малого предприятия: несколько полезных рекомендаций.
Кейс: как автоматизация позволила взять под контроль рабочее время сотрудников.

29 сентября 2016

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов