Найти за 60 секунд: как хранить документы, чтобы не тратить на поиск много времени

Прочтёте за 3 мин.
18 мая 2017

Несколько лайфхаков от коммерческого директора компании «Мегаплан» Виктора Шелике

IT-инструменты, которые использует Виктор Шелике

  • Мегаплан
  • 1С:Бухгалтерия
  • Telegram
  • Facebook

Человеческая память, как известно, несовершенна, а её механизмы подчас весьма загадочны. Иной раз мы хорошо помним, сколько стоила бутылка кефира лет двадцать тому назад, но забываем, в какую папку на компьютере на прошлой неделе положили нужный документ. Поиск нужных файлов отнимает много сил и времени, утомляет и раздражает. О том, как  справиться с бардаком в компьютере и найти документ буквально за одну минуту, рассказал коммерческий директор компании «Мегаплан» Виктор Шелике.

Досье

Виктор Шелике, коммерческий директор компании  «Мегаплан». Образование: механико-математический факультет МГУ. В компании «Мегаплан» работает с 2010 года, за это время прошёл путь от менеджера по продажам до коммерческого директора. «Мегаплан» специализируется на разработке облачных систем автоматизации малого и среднего бизнеса и является одним из лидеров российского рынка CRM-систем.

Виктор Шелике

Издержки широкого выбора

Проблема хранения и упорядочивания документов актуальна для любой компании. Чем сложнее ваши проекты и чем больше сотрудников над ними работает, тем тяжелее поддерживать порядок в различных папках. Нередко даже программные продукты и технологии, которые вроде бы призваны облегчить документооборот, лишь добавляют путаницы. 

Обычная ситуация: одна часть рабочих документов хранится на персональных компьютерах сотрудников или в их личных ноутбуках, другая - в «расшаренных» папках на сервере, третья - в электронной почте, четвёртая - в «облачных» сервисах вроде «Яндекс.Диска», Google Drive или Dropbox, пятая - в мессенджерах Facebook, WhatsApp, Telegram… Чтобы найти нужный документ, требуется не только вспомнить, когда и по какому поводу он был создан, но и проверить все возможные каналы передачи файлов. 

Однажды, ещё до начала работы в «Мегаплане», я искал скан старого договора с клиентом, общение с которым происходило в основном по e-mail. Сначала мне пришлось вспомнить всех контактных лиц клиента и адреса их почтовых ящиков - таковых Их оказалось четыре. Потом по очереди вбить в поиск почтового клиента адреса и просмотреть все письма с вложениями за определённый период. Безрезультатно. Начал искать в общей папке на сервере, заодно прошерстил все файлы с названиями вроде «Скан03.pdf», сваленные в кучу коллегами… В итоге документ был найден, но его поиски затянулись на несколько часов. 

Поиск в контексте

Чтобы правильно организовать хранение документов, надо понять, что любой документ имеет ценность только в том контексте, в котором он был создан. Например, договор с клиентом важен для конкретного клиента и заказчика. Акт выполненных работ тоже привязан к контексту: подрядчику, виду работ, срокам. Макет сайта важен в контексте целого проекта по созданию сайта. Тогда задача «найти документ» меняется на задачу «определить контекст и найти объект, для которого этот документ был создан». 

По такому принципу работает большинство современных CRM-систем (к примеру, CRM «Мегаплан»). Контекст в них ставится во главу угла. В CRM-системах есть возможность создавать проекты, задачи, заводить базу клиентов. К каждой задаче можно прикреплять файлы с компьютера или любого дискового хранилища. Чтобы найти договор по клиенту, достаточно зайти в его карточку. В ней вы увидите все документы, имеющие отношение к данному клиенту: договоры, закрывающие счета и т.п. Если вы ищете проектную документацию, то заходите в проект, связанный с конкретным клиентом, и все договоры, сметы, отчеты будут как на ладони. Не нужно вспоминать название документа, достаточно определить контекст, в рамках которого он готовился. Даже если документ назван с ошибкой или неполным именем, вы все равно его найдёте в карточке. Такой подход значительно упрощает и ускоряет поиск: на то, чтобы найти нужный файл, у вас уйдут от силы одна-две минуты. 

Важное отличие «Мегаплана» от других CRM-систем заключается в том, что внесённую в систему информацию невозможно удалить. Документы, прикреплённые к задачам, проектам, клиентам, комментариям, будут храниться вечно. Если документ нужно сохранить на локальном диске или отправить кому-то по почте, достаточно его скачать к себе на жесткий диск. При этом место, которое документы занимают на сервере, не ограничено по объёму: это могут быть и 20 ГБ, и 20 ТБ. Появляется возможность создать всеобъемлющий архив работы компании в электронном виде. Архив накапливается и не может быть поврежден случайными действиями владельцев файлов. 

Три принципа результативного поиска

Однако чтобы для поиска документа - даже вне CRM-системы - было достаточно всего нескольких секунд, рекомендую всегда следовать трём принципам. 

  1. Избегайте давать папкам и файлам названия «по умолчанию», которые не несут никакой информационной нагрузки. В именах однотипных документов, которые вы создаёте регулярно (например, отчёты), придерживайтесь следующей системы: вначале указывайте дату, затем - название. Например: «2017-05-18 Отчёт по продажам.xlsx».

  2. Внимательно следите за названиями входящих и исходящих документов, курсирующих между вашей компанией и контрагентами. Если ООО «Меридиан» выставляет счет ООО «Солнце», то называть документ «Счёт ООО Солнце» не стоит. Ваш контрагент наверняка получит десятки документов с тем же названием от других партнёров. Чтобы избежать путаницы, указывайте в имени файла названия обеих компаний.

  3. Используйте различные метки. Такая возможность есть как в операционных системах для папок и файлов, так и в большинстве клиентов электронной почты. Метки - это самый простой способ обозначить контекст, в рамках которого документ был создан. Вы можете «навесить» на файл метку с фамилией клиента, годом, проектом. Это решение облегчит поиск документов.

Chaos

Читайте также:

Как навести порядок в процессах без магии и бизнес-коучей.
Как правильно наказывать сотрудников: без обид и по науке. 
Как и зачем нужно делегировать полномочия сотрудникам.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы