На предприятии «Чеченские минеральные воды» до недавнего времени многие бизнес-процессы были выстроены «по старинке»: с бумажным документооборотом, личными визитами начальников разных подразделений в центральный офис, телефонными согласованиями и т.д. Это приводило к задержкам с получением отчётности, игнорированию отдельных задач, потере документов. Спустя полгода после автоматизации существенно повысилась эффективность многих бизнес-процессов, а затрачиваемое на них время значительно сократилось.
«Чеченские минеральные воды» - компания, которая является единственным экспортёром пищевой продукции из Чеченской республики. Предприятие было образовано в 2007 году, специализируется на производстве натуральных соков, нектаров, минеральных и питьевых вод, холодных чаёв, сильногазированных безалкогольных напитков. Производительность завода - 150 млн. бутылок в год, штат сотрудников – 350 человек. Бессменный руководитель со дня основания компании - Алихан Дергизов.
В тот период, когда компания «Чеченские минеральные воды», находящаяся в селе Серноводск, открыла несколько филиалов в других районах Чечни, вырос штат её управленцев. Соответственно, увеличилось время согласования различных вопросов.
Представители филиалов приезжали в центральный офис, чтобы встретиться с юристами, бухгалтерами или генеральным директором, это отнимало у всех сторон довольно много времени. Иногда, в целях экономии времени, какие-то вопросы решались по телефону. Но возникали ситуации недопонимания и неверной трактовки сказанного: часть поручений не выполнялась без напоминаний, некоторые документы терялись, часть отчётов приходила позже установленных сроков и т.д.
В начале 2016 года было принято решение о необходимости перевода в электронный формат бизнес-процессов взаимодействия центрального офиса и филиалов, а также работы разных отделов друг с другом (например, коммуникации производства с бухгалтерией).
Автоматизация должна была уменьшить временные затраты, увеличить производительность труда и выявить «слабые звенья» в компании
При выборе программного продукта предприятие ознакомилось с предложениями разных компаний. Сначала планировали установить документооборот на базе Lotus Notes или системы «Мотив». Но затем увидели презентацию программы «1С:Документооборот», которую провела краснодарская компания «Портал-Юг», являющаяся одним из ведущих франчайзи фирмы «1С». И с ней у завода был опыт сотрудничества при установке решений для бухгалтерии.
В итоге в качестве продукта для автоматизации был выбран «1С:Документооборот», а подрядчиком стала компания «Портал-Юг». Одним из аргументов в пользу такого решения было то, что установка новых систем потребовала бы приёма в штат специалистов со знаниями их специфики. При этом в компании уже были специалисты по «1С».
Доводами в пользу продукта «1С:Документооборот» стали и некоторые другие факторы: совместимость с бухгалтерскими программами «1С», уже применяемыми на предприятии, знакомый для многих сотрудников интерфейс, гибкость настройки системы под нужды конкретного заказчика, открытый программный код, а также качество и цена.
Основной процесс внедрения происходил в мае-июне 2016 года. Именно тогда на завод и в его филиалы приехали специалисты компании «Портал-Юг». Они установили программный продукт и все настройки в пользовательском режиме на 50 рабочих мест (в том числе в трёх филиалах).
«Больше всего времени было затрачено на настройку разнообразных процессов и взаимодействия между пользователями, а также на обучение персонала», - рассказывает Сергей Саенко, специалист по автоматизации компании «Портал-Юг».
Для сотрудников, которым предстояло использовать «1С:Документооборот» в ежедневной работе, устраивали обучающие семинары. С помощью проектора на экране отображался интерфейс программы, в которой Сергей Саенко совершал те или иные действия. После демонстрации он отвечал на возникающие вопросы. Для удобства пользователей была составлена иллюстрированная инструкция.
«Усадить большое количество пользователей за систему, учитывая, что раньше в учётных программах работало всего 10-15 человек, было серьёзной задачей. И она сначала решалась медленно и «со скрипом». Но большой энтузиазм со стороны генерального директора, а также всяческая помощь (техническая, организационная, информационная) руководителя отдела автоматизации Султана Хаджиева и руководителя информационного отдела Исы Дулаева способствовали быстрому внедрению программного продукта», - отмечает Сергей Саенко.
Султан Хаджиев добавляет, что в первое время возникали ошибки в пользовании программой, связанные исключительно с забывчивостью сотрудников, их привычкой «действовать по старинке», а также недопониманием работы системы. Пришлось приложить чуть больше усилий в обучении таких сотрудников или переложить часть их обязанностей на других лиц.
На втором этапе автоматизации потребовалось внести незначительные изменения в код программы, чтобы ограничить доступ к некоторым бизнес-процессам для части персонала.
По ходу внедрения системы автоматизации представители предприятия «Чеченские минеральные воды» увидели широкие возможности программы «1С:Документооборот». И дополнительно автоматизировали рабочие места ряда других сотрудников. Всего на сегодняшний день автоматизировано 78 рабочих мест. Покупка программного обеспечения обошлась заводу в 331 тысячу рублей, а его обеспечение – ещё в 313 тысяч рублей.
Сейчас на предприятии «Чеченские минеральные воды» полностью решена проблема с предоставлением несвоевременной отчётности от производства в бухгалтерию. Раньше сразу после окончания смены начальник производства для подготовки отчёта шёл на склад. Там он сверял информацию об остатках полученных материалов после смены (плёнок, этикеток и так далее) с завскладом. Нередко этот сотрудник был занят, и приходилось ждать, пока он освободится. Полученные данные вместе с информацией о количестве произведённого за смену продукта начальник производства нёс в бухгалтерию.
Важно заметить, что производственные цеха расположены на значительном удалении от офиса с бухгалтерией. И перемещение между разными подразделениями завода само по себе занимало много времени. Результатом того, что отчётность физически собиралась по разным локациям, было несвоевременное предоставление информации бухгалтерии. Это, в свою очередь, приводило к неактуальности базы данных.
Сейчас начальник отдела производства готовит отчёт по произведённой продукции по установленному шаблону в программе «1С:Документооборот». Затем этот отчёт поступает к заведующему складом готовой продукции. Он согласовывает документ на основании полученной им продукции. Затем утверждённый отчёт переходит к ответственному лицу из бухгалтерии, который вносит эти данные в программу «1С». Никому из этих сотрудников не приходится идти друг к другу или звонить, чтобы уточнить информацию. Она автоматически отображается в программе.
После автоматизации не только существенно улучшилась ситуация с документооборотом, но и на новый уровень перешла работа отдела снабжения
Если в этом подразделении возникали какие-то вопросы по заявке, то их выясняли по телефону, при личной встрече или по почте. Принятые заявки хранились в бумажном виде в папках. Это приводило к путанице и отсутствию контроля за ходом их выполнения. Довольно часто автору заявки приходилось напоминать о ней и интересоваться, на какой стадии выполнения она находится.
Сейчас регистрация заявок происходит автоматически, а их согласование – оперативно. Если отделу снабжения необходимо уточнить данные из заявки, это делается в программе «1С:Документооборот». Инициатор заявки видит весь процесс движения документа и конечного исполнителя. Руководитель отдела снабжения видит все заявки, перенаправляет их своим подчинённым и контролирует сроки исполнения.
«Выигрывается не только время, но и увеличивается эффективность работы. Мы получили единые правила обработки документов и обеспечили прозрачность для всех участников процесса», - уверен Султан Хаджиев.
«Теперь задачи не могу быть забыты или проигнорированы», - добавляет Сергей Саенко из компании «Портал-Юг».
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация позволила вдвое снизить время на обработку заказов.
Кейс: как автоматизация позволила упорядочить учёт и хранение данных.
