Рубрики:
  • Технологии
  • Кейсы
  • Менеджмент
  • (Нет голосов)

Как с помощью автоматизации был наведён порядок в работе с документами

Прочтёте за 3 мин.
12 января 2017

Кейс предприятия «Чеченские минеральные воды», внедрившего систему «1С:Документооборот»

IT-инструменты, которые использует предприятие

  • 1C-Битрикс
  • 1С:Документооборот
  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Управление торговлей

На предприятии «Чеченские минеральные воды» до недавнего времени многие бизнес-процессы были выстроены «по старинке»: с бумажным документооборотом, личными визитами начальников разных подразделений в центральный офис, телефонными согласованиями и т.д. Это приводило к задержкам с получением отчётности, игнорированию отдельных задач, потере документов. Спустя полгода после автоматизации существенно повысилась эффективность многих бизнес-процессов, а затрачиваемое на них время значительно сократилось.

Досье

«Чеченские минеральные воды» - компания, которая является единственным экспортёром пищевой продукции из Чеченской республики. Предприятие было образовано в 2007 году, специализируется на производстве натуральных соков, нектаров, минеральных и питьевых вод, холодных чаёв, сильногазированных безалкогольных напитков. Производительность завода - 150 млн. бутылок в год, штат сотрудников – 350 человек. Бессменный руководитель со дня основания компании - Алихан Дергизов.

Чеченские минеральные воды

Зачем потребовалась автоматизация

В тот период, когда компания «Чеченские минеральные воды», находящаяся в селе Серноводск, открыла несколько филиалов в других районах Чечни, вырос штат её управленцев. Соответственно, увеличилось время согласования различных вопросов.

Представители филиалов приезжали в центральный офис, чтобы встретиться с юристами, бухгалтерами или генеральным директором, это отнимало у всех сторон довольно много времени. Иногда, в целях экономии времени, какие-то вопросы решались по телефону. Но возникали ситуации недопонимания и неверной трактовки сказанного: часть поручений не выполнялась без напоминаний, некоторые документы терялись, часть отчётов приходила позже установленных сроков и т.д.

В начале 2016 года было принято решение о необходимости перевода в электронный формат бизнес-процессов взаимодействия центрального офиса и филиалов, а также работы разных отделов друг с другом (например, коммуникации производства с бухгалтерией).

Автоматизация должна была уменьшить временные затраты, увеличить производительность труда и выявить «слабые звенья» в компании

Кроме того, с помощью автоматизации руководство предприятия хотело унифицировать работу с документами на заводе: чтобы служебные записки, отчёты и прочие документы поступали вовремя и в удобном виде.

Выбор продукта

При выборе программного продукта предприятие ознакомилось с предложениями разных компаний. Сначала планировали установить документооборот на базе Lotus Notes или системы «Мотив». Но затем увидели презентацию программы «1С:Документооборот», которую провела краснодарская компания «Портал-Юг», являющаяся одним из ведущих франчайзи фирмы «1С». И с ней у завода был опыт сотрудничества при установке решений для бухгалтерии.

В итоге в качестве продукта для автоматизации был выбран «1С:Документооборот», а подрядчиком стала компания «Портал-Юг». Одним из аргументов в пользу такого решения было то, что установка новых систем потребовала бы приёма в штат специалистов со знаниями их специфики. При этом в компании уже были специалисты по «1С».

Доводами в пользу продукта «1С:Документооборот» стали и некоторые другие факторы: совместимость с бухгалтерскими программами «1С», уже применяемыми на предприятии, знакомый для многих сотрудников интерфейс, гибкость настройки системы под нужды конкретного заказчика, открытый программный код, а также качество и цена.

Процесс внедрения

Основной процесс внедрения происходил в мае-июне 2016 года. Именно тогда на завод и в его филиалы приехали специалисты компании «Портал-Юг». Они установили программный продукт и все настройки в пользовательском режиме на 50 рабочих мест (в том числе в трёх филиалах).  

«Больше всего времени было затрачено на настройку разнообразных процессов и взаимодействия между пользователями, а также на обучение персонала», - рассказывает Сергей Саенко, специалист по автоматизации компании «Портал-Юг».

Для сотрудников, которым предстояло использовать «1С:Документооборот» в ежедневной работе, устраивали обучающие семинары. С помощью проектора на экране отображался интерфейс программы, в которой Сергей Саенко совершал те или иные действия. После демонстрации он отвечал на возникающие вопросы. Для удобства пользователей была составлена иллюстрированная инструкция.

«Усадить большое количество пользователей за систему, учитывая, что раньше в учётных программах работало всего 10-15 человек, было серьёзной задачей. И она сначала решалась медленно и «со скрипом». Но большой энтузиазм со стороны генерального директора, а также всяческая помощь (техническая, организационная, информационная) руководителя отдела автоматизации Султана Хаджиева и руководителя информационного отдела Исы Дулаева способствовали быстрому внедрению программного продукта», - отмечает Сергей Саенко.

Султан Хаджиев добавляет, что в первое время возникали ошибки в пользовании программой, связанные исключительно с забывчивостью сотрудников, их привычкой «действовать по старинке», а также недопониманием работы системы. Пришлось приложить чуть больше усилий в обучении таких сотрудников или переложить часть их обязанностей на других лиц.

На втором этапе автоматизации потребовалось внести незначительные изменения в код программы, чтобы ограничить доступ к некоторым бизнес-процессам для части персонала.

По ходу внедрения системы автоматизации представители предприятия «Чеченские минеральные воды» увидели широкие возможности программы «1С:Документооборот». И дополнительно автоматизировали рабочие места ряда других сотрудников. Всего на сегодняшний день автоматизировано 78 рабочих мест. Покупка программного обеспечения обошлась заводу в 331 тысячу рублей, а его обеспечение – ещё в 313 тысяч рублей.

Первые итоги

Сейчас на предприятии «Чеченские минеральные воды» полностью решена проблема с предоставлением несвоевременной отчётности от производства в бухгалтерию. Раньше сразу после окончания смены начальник производства для подготовки отчёта шёл на склад. Там он сверял информацию об остатках полученных материалов после смены (плёнок, этикеток и так далее) с завскладом. Нередко этот сотрудник был занят, и приходилось ждать, пока он освободится. Полученные данные вместе с информацией о количестве произведённого за смену продукта начальник производства нёс в бухгалтерию.

Важно заметить, что производственные цеха расположены на значительном удалении от офиса с бухгалтерией. И перемещение между разными подразделениями завода само по себе занимало много времени. Результатом того, что отчётность физически собиралась по разным локациям, было несвоевременное предоставление информации бухгалтерии. Это, в свою очередь, приводило к неактуальности базы данных.

Сейчас начальник отдела производства готовит отчёт по произведённой продукции по установленному шаблону в программе «1С:Документооборот». Затем этот отчёт поступает к заведующему складом готовой продукции. Он согласовывает документ на основании полученной им продукции. Затем утверждённый отчёт переходит к ответственному лицу из бухгалтерии, который вносит эти данные в программу «1С». Никому из этих сотрудников не приходится идти друг к другу или звонить, чтобы уточнить информацию. Она автоматически отображается в программе.

После автоматизации не только существенно улучшилась ситуация с документооборотом, но и на новый уровень перешла работа отдела снабжения

Прежде для получения чего-либо руководитель любого отдела должен был писать заявку установленного образца на приобретение нужного ему товара на имя начальника отдела снабжения. После этого самостоятельно зарегистрировать её у секретаря, согласовать с директором и планово-экономическим отделом - и только потом принести документ в отдел снабжения.

Если в этом подразделении возникали какие-то вопросы по заявке, то их выясняли по телефону, при личной встрече или по почте. Принятые заявки хранились в бумажном виде в папках. Это приводило к путанице и отсутствию контроля за ходом их выполнения. Довольно часто автору заявки приходилось напоминать о ней и интересоваться, на какой стадии выполнения она находится.

Сейчас регистрация заявок происходит автоматически, а их согласование – оперативно. Если отделу снабжения необходимо уточнить данные из заявки, это делается в программе «1С:Документооборот». Инициатор заявки видит весь процесс движения документа и конечного исполнителя. Руководитель отдела снабжения видит все заявки, перенаправляет их своим подчинённым и контролирует сроки исполнения.

«Выигрывается не только время, но и увеличивается эффективность работы. Мы получили единые правила обработки документов и обеспечили прозрачность для всех участников процесса», - уверен Султан Хаджиев.

«Теперь задачи не могу быть забыты или проигнорированы», - добавляет Сергей Саенко из компании «Портал-Юг».

Automation

Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация позволила вдвое снизить время на обработку заказов.
Кейс: как автоматизация позволила упорядочить учёт и хранение данных.



Комментарии

1
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Нариман Алимурадов 14.01.2017 09:27

    Спасибо за интересный кейс.
    Жаль, что подробнее не раскрыта темная сторона вопроса. А именно те трудности с которыми пришлось столкнуться. То что есть в статье, слишком поверхностно.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг 10 декабря Григорий Ильин:
    Как не спустить бюджет на digital впустую
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы 10 декабря
    Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы 07 декабря
    Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга 07 декабря
    Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Бизнес в стиле халяль: как сломать национальные стереотипы в гастропроекте 06 декабря
    Бизнес в стиле халяль: как сломать стереотипы в гастропроекте
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха и экстрима 06 декабря
    Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы 05 декабря Алексей Бояршинов:
    Как организовать эффективную работу удалённой команды
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии 05 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов 04 декабря
    От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа 04 декабря
    Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин 03 декабря
    Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы 03 декабря
    The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 5 мин. The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
  • Менеджмент Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины 30 ноября
    Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб 30 ноября
    Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб
    Прочтёте за 7 мин.
  • Персоны Семь раз отмерь: как подготовиться к умному запуску гастропроекта 29 ноября
    Семь раз отмерь: как подготовиться к умному запуску гастропроекта
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Делай как я: как заработать на бизнес-наставничестве и нетворкинге 29 ноября
    Делай как я: как заработать на бизнес-наставничестве и нетворкинге
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг SEO своими руками: как настроить основные параметры сайта для поисковой оптимизации 28 ноября
    SEO своими руками: как настроить сайт для поисковой оптимизации
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Обнимая небо: как заработать на студии авиамоделирования 28 ноября
    Обнимая небо: как заработать на студии авиамоделирования
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Укротить хаос: как автоматизация позволила упорядочить управленческий и финансовый учёт 27 ноября
    Как автоматизация позволила упорядочить управленческий и финансовый учёт
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Навестить нельзя передать: как заработать на доставке цветов, еды и подарков в больницы 27 ноября
    Навестить нельзя передать: как заработать на доставке цветов, еды и подарков в больницы
    Прочтёте за 7 мин.
Идёт загрузка материалов