Как автоматизация позволила вдвое снизить время на обработку заказов

Прочтёте за 3 мин.
29 ноября 2016

Реальный кейс от ростовской компании «Фортекс»

IT-инструменты, которые используются в компании Фортекс

  • 1С:Управление небольшой фирмой
  • 1С:Бухгалтерия
  • Microsoft Excel

Когда потенциальный клиент хочет выяснить, во сколько ему обойдутся услуги компании, он ожидает получить быстрый ответ. Но иногда у менеджеров просто отсутствует необходимый инструментарий для быстрого определения конечной стоимости услуги. Компания «Фортекс» из Ростова-на-Дону решила эту проблему с помощью автоматизации. Её опыт показывает, что в отказе от «ручных» операций заинтересовано не только предприятие, желающее повысить уровень клиентского сервиса, но и сами менеджеры, чья работа становится проще и эффективней.

Досье

Анатолий Короченский, директор ростовской компании  «Фортекс», которая производит печати, штампы, полиграфическую продукцию, а также брендирует канцелярские товары. Фирма основана в 1990 году и стала первым предприятием в Советском Союзе, которое изготавливало печати на коммерческой основе. В штате компании «Фортекс» - 35 человек, треть из которых работает здесь более 12 лет.

Анатолий Короченский

Зачем потребовалась автоматизация

В 2013 году в компании заметили, что менеджеры тратят слишком много времени на расчёт конечной стоимости заказа. У «Фортекс» широкий ассортимент - сувенирные статуэтки, визитки, печати, штампы, промо-продукция, в том числе канцелярские товары. Цены на изделия даже одного типа сильно варьируются в зависимости от выбранных стилей оформления, типа печати, размеров, наличия или отсутствия цвета и т.д. При определении конечной суммы заказа приходилось оперировать большим количеством данных и учитывать разные параметры.

Менеджеры вели расчёты в устаревшей программе, используя придуманные ими же самими подсказки и шаблоны таблиц. Чтобы оформить заказ, к примеру, на печать или штамп, они тратили в среднем около 20 минут. 

При приёме на работу нового сотрудника около года уходило только на то, чтобы он вник во все производственные процессы и мог быстро ориентироваться в номенклатуре предлагаемых услуг и цен на них

Сами заказы записывались от руки. И если бумажный ярлык терялся, то приходилось вспоминать сведения, которые были на нём записаны. Контроль заказов с постоплатой требовал особого внимания менеджеров. В этой ситуации они полагались на собственную память, внося изменения по оплате в специальные бумажные журналы.

Кроме того, после оформления заказа было сложно контролировать производственный цикл – понимать, на каком участке и в какой стадии готовности находится продукт. Если требовалось найти заказ, переданный на производство, приходилось спрашивать о его нахождении у сотрудников разных участков. На это тоже тратилось много времени.

Выбор подрядчика и продукта

В 2016 году Анатолий Короченский, руководитель компании «Фортекс», принял решение о необходимости автоматизации процессов по приёму заказов и контроля за их оплатой. Хотелось уйти от ручной волокиты и ускорить все процессы.

Но как именно это сделать и кто этим должен заниматься, понимания не было. Одна из сотрудниц посоветовала обратиться в компанию DMM. На прошлом рабочем месте у неё был опыт автоматизации процессов со специалистами этой компании. И результатом эта сотрудница и её бывший работодатель остались довольны.

Уже через несколько дней после звонка в офис DMM её представители приехали на предприятие «Фортекс» для переговоров. Во время обсуждения задач, которые предстояло решить, выяснилось, что компания использует программный продукт «1С:Торговля и склад 7». В нём вёлся справочный учёт клиентов, но вёлся довольно хаотично.

«Продукт на тот момент был устаревшим. Представители «Фортекса» думали о том, чтобы создать для себя решение «с нуля». Мы посоветовали им рассмотреть новые продукты «1С», в которых есть большая часть нужного им функционала», - вспоминает Максим Кондауров, заместитель директора компании DMM.

Рассмотрев возможности предложенных программ, сделали выбор в пользу решения «1С:Управление небольшой фирмой 8». Бюджет перехода на новый продукт определили в 300 тысяч рублей

«Во-первых, этот продукт лучше всего подходил для того, чтобы формировать заказы и контролировать процессы производства. Во-вторых, все сотрудники привыкли работать в «1С» - это смягчало психологический переход к грядущим изменениям. В-третьих, выбранный продукт предполагает встроенную интеграцию с бухгалтерией, что немаловажно для нас», - рассказывает Юлия Зубкова, заместитель директора компании «Фортекс».

Продукт «1С:Управление небольшой фирмой 8» может быть интегрирован с электронной почтой и рассылкой SMS. Эти сервисы планируется задействовать во время следующего этапа автоматизации на предприятии «Фортекс».

Трудности перехода на новый продукт

Самым сложным для программистов, по признанию Максима Кондаурова, было найти понимание того, как создать удобную схему расчёта конечной стоимости продукта. Для выяснения этого сотрудники DMM провели множество консультаций с разными специалистами компании «Фортекс». Трудность состояла в том, чтобы создать одну хорошую схему для существующего многообразия продукции, на стоимость которой влияет большое количество разных параметров.

Первоначально создали схему для расчёта стоимости печатей и штампов, написав для них отдельные модули. Они затем легко интегрировались в готовое программное решение. Но оказалось, что для охвата всего ассортимента «Фортекс» программисту придётся написать около 50 модулей. От этого решения пришлось отказаться, потому что тогда стоимость автоматизации сильно превысила бы выделенный бюджет в 300 тысяч рублей.

Сотрудники DMM предложили создать универсальные таблицы в Excel, сведения из которых затем переносились в «1С». По сути, таблицы описывали алгоритм, который потом реализовывали в программном продукте. «Эти таблицы мы создавали сами, вписывая в них необходимые данные по расчёту стоимости продукции и описания товара», - говорит Юлия Зубкова из компании «Фортекс».

Сейчас менеджеры принимают заказ следующим образом. В разговоре с клиентом они выясняют, каким должен быть конечный продукт – например, визитка с рамочкой, тиснёной позолотой. У менеджера есть опросник, в котором он проставляет галочки напротив нужных параметров. Исходя из них, программа выдаёт конечную стоимость. Если эта сумма устраивает клиента, менеджер нажимает кнопку «Перевести в заказ» - и тот автоматически формируется.

На создание этого модуля в программе ушло около трёх месяцев. Его разработка заняла больше всего времени.

Внедрение

Компания «Фортекс», по словам Максима Кондаурова, оказалась нестандартным клиентом для фирмы DMM. Со стороны персонала не было никакого сопротивления автоматизации. Казалось, что каждый сотрудник понимает необходимость отказа от бумажного учёта. Программа была установлена на 21 рабочее место.

В течение месяца персонал компании учили работать в «1С:Управление небольшой фирмой 8». Сначала у сотрудников возникало много вопросов, но довольно быстро все разобрались, как пользоваться новым программным продуктом.

«Из сложностей могу назвать большое отличие старой программы «1С» от новой. По многим нюансам приходилось сотрудничать с DMM. Так как переход был плавный, в течение месяца все работали в старой и новой программе, что облегчило привыкание», - рассказывает Юлия Зубкова. 

Результаты автоматизации

Сейчас оформление заказа занимает около 10 минут, т.е. вдвое меньше, чем до автоматизации. Менеджеры не тратят свои силы на подсчёты и расчёт конечной стоимости заказа - за них это автоматически делает программа.

В ней же хранится история заказов по каждому клиенту. Если он решит повторить один из прежних заказов, ему достаточно позвонить в офис «Фортекс».

Стало проще отслеживать выполнение конкретной заявки. Одно нажатие кнопки «мыши» - и менеджер видит, на каком участке находится заказ, а также комментарии коллег.

Программа позволяет легко контролировать и неоплаченные заказы. Информация о дате заказа, обещанных сроках оплаты и поступивших суммах хранится в одном месте.

«Итоги автоматизации нас порадовали. И у нас есть планы на следующий год по внедрению MIKO-телефонии», - подытоживает Юлия Зубкова.

Фортекс

Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Автоматизация малого предприятия: несколько полезных рекомендаций.
Кейс: как автоматизация позволила упорядочить учёт и хранение данных.



Комментарии

1
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Алексей 03.12.2016 23:20

    Самым сложным для программистов, по признанию Максима Кондаурова, было найти понимание того, как создать удобную схему расчёта конечной стоимости продукта.... По сути, таблицы [в Excel] описывали алгоритм, который потом реализовывали в программном продукте.
    Извините, но плохие программисты!

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы