Контрольные точки: какие показатели в своём бизнесе должен постоянно отслеживать предприниматель

Владелец компании, даже делегировав операционку нанятому директору, всё равно должен контролировать в своём бизнесе ряд ключевых показателей. А если управлением занимается сам фаундер, то ему для принятия решений тем более необходимо понимать, что происходит в его бизнесе по основным направлениям. О том, какие метрики в бизнесе должен мониторить его владелец время от времени и на постоянной основе, совладелец группы компаний «Вернисаж паркет» Леонид Хлебников рассказал порталу Biz360.ru.

Если владелец компании регулярно не отслеживает ряд ключевых показателей, его проект рано или поздно «загнётся». Собственник просто не увидит ряд критических изменений ситуации и не отреагирует на них оперативно. 

Я не сразу понял, какие показатели и с какой регулярностью нужно контролировать в бизнесе. К каждому из этих параметров, о которых пойдёт речь ниже, я пришёл в результате собственного опыта. 

На старте любого проекта предпринимателю не до этого – слишком много более важных текущих дел. Да и зачем условно «контролировать выручку», если её ещё почти нет. Но когда она уже есть, отсутствие контроля может привести к неприятным сюрпризам. 

Ниже я перечислил самые важные показатели, которые я контролирую регулярно, «по графику». Это помогает мне постоянно быть в курсе событий и принимать своевременные управленческие решения. 

1. Выручка 

Это важнейший показатель, который даёт понимание общей картины бизнеса. В первую очередь – достаточно ли у компании оборотных средств, чтобы не возник кассовый разрыв. По выручке можно сделать вывод и о ценах: не слишком ли они высокие или низкие. 

На первый взгляд, рекомендация «контролировать выручку» звучит странно. Ну какой предприниматель не следит за выручкой своей компании? Но малый бизнес и микробизнес в некоторых сферах очень консервативны. У многих отчётность ведётся буквально на коленке, если она вообще есть. 

Расскажу, как это устроено в знакомых мне сферах ремонта и строительства. «Финансовая политика» большинства небольших компаний строится примерно так. Её представители берут деньги с нового клиента и закрывают долги по работе со старым – то есть постоянно перекредитовываются. А если новый клиент не появится, наступает кассовый разрыв. Как правило, это заканчивается одинаково: компания выключает телефон и прячется. Это реальная боль нашей сферы. 

Я раньше смотрел аналитику по выручке раз в квартал, а с прошлого года делаю это ежемесячно. Теперь я сравниваю данные каждого месяца со статистикой предыдущих лет. Только цифры могут показать реальное положение дел в бизнесе, а не субъективные ощущения предпринимателя. 

2. Прибыль 

Финансовый учёт «на коленке» хоть как-то позволяет видеть выручку, но узнать свою прибыль таким способом вряд ли возможно. Более того, многие предприниматели даже не понимают разницы между этими понятиями! Они думают, что все деньги, полученные с клиента – чистая прибыль. И потом удивляются, почему денег не хватает. Из-за этого они залезают в долги, что в конечном счёте ведёт к закрытию бизнеса. 

Я нередко слышу от коллег: «У меня очень много клиентов, я загружен на 120%, но я почти не вижу прибыль». На самом деле есть только два способа поднять прибыль: увеличить количество клиентов или стоимость чека. 

Если клиентов более чем достаточно – стоит поднять цену и посмотреть, сколько из них останется. Возможно, останутся все или почти все – тогда ещё раз поднять цену. В результате компания сможет обслужить всех желающих с максимальной выгодой для себя. 

3. Стоимость товаров на складе 

Если у бизнеса есть свой склад, раз в квартал обязательно нужно проводить его инвентаризацию. Так можно увидеть, какие товары физически есть на складе, и какова их общая стоимость. А чтобы сотрудники склада не расслаблялись, желательно звонить им раз в несколько дней. Один только вопрос «Всё ли у тебя хорошо на складе?» даёт сотруднику понять, что владелец контролирует это направление. 

Однажды мы упустили контроль над складом примерно на год, что привело к очень плохим последствиям. Мы поставили управлять филиалом нового гендиректора, который обещал нам повысить прибыль. По отчётам она и правда росла, показатели были прекрасные. 

Но после проверки склада нас ждал сюрприз. Оказалось, гендиректор просто продал со склада все товары, а новые не закупил. Так и появилась «прибыль». В ответ на наше удивление он сказал, что теперь филиал будет работать только под заказ – так меньше расходы. Но при такой схеме сроки поставки очень большие – мы бы проиграли всем конкурентам. Нам пришлось потратить время и средства, чтобы наполнить склад и вернуть работу филиала в нормальный режим. 

4. Свои и чужие задолженности 

Важно мониторить задолженность «в обе стороны»: кто должен вам и кому должна ваша компания. Наш финансовый директор постоянно контролирует ситуацию по нашим долгам, когда и кому должны заплатить, и очень грамотно управляет финансами, чтобы у нас не было задолженностей. Они всегда приводят к большим проблемам. 

Дебиторскую задолженность перед нашей компанией отслеживают два сотрудника. Раньше этим занимались менеджеры по продажам, но результат был так себе. Например, мы отдаём клиенту товар «на доверительных отношениях», всё хорошо, но в какой-то момент он перестаёт нам платить. Мы называем таких клиентов «висюны». И менеджеры очень не любят им звонить и напоминать о задолженности. Они боятся, что клиент обидится и уйдёт к конкурентам. Как только мы делегировали работу с «висюнами» специальным сотрудникам – дела сразу наладились. 

5. Зарплаты персонала 

Я мониторю зарплаты всех сотрудников раз в год. Главное для меня – понять, как изменился доход каждого человека по сравнению с прошлым годом. Если изменений нет, или они не в лучшую сторону – сотрудник может уйти туда, где платят больше. Мониторинг показателей зарплаты помогает удерживать важных специалистов, а «неважных» у нас просто нет. 

Например, во время анализа зарплат за 2024 год я обнаружил, что доход нашего ключевого менеджера по продажам почему-то уменьшился. Тогда я обсудил с этим сотрудником и его руководителем, как мы можем увеличить его доход. 

Когда сотрудники получают сдельную оплату, есть прямая зависимость между уровнем дохода специалистов и доходом компании. Если вырастет зарплата каждого в команде – вырастет бизнес в целом. И жадность работодателя может просто угробить проект. Поэтому в разговоре с каждым сотрудником нужно говорить: мы сейчас будем делать всё, чтобы твоя зарплата увеличилась. 

Я всегда радуюсь, когда мои люди хорошо зарабатывают. Если отдел продаж идёт на перевыполнение плана, менеджеры работают с двойной энергией. Они знают, что получат хорошие квартальные бонусы. При этом они принесут мне прибыль, которая в несколько раз окупит все расходы на их зарплату. 

6. Индекс удовлетворённости сотрудника 

Понять эту метрику можно даже без опросов и анкетирований. Есть гораздо более простой и надёжный способ. Я сам о нём недавно узнал и сразу же его применил. Нужно просто посмотреть сотруднику в глаза и спросить у него, как дела. Так можно контролировать ситуацию и принимать нужные решения, не задавая лишних вопросов. 

Если сотрудник встречает твой взгляд с улыбкой и не отводит глаза – значит, в целом всё хорошо. А если и есть какие-то проблемы, то они решаемые. Но когда он опустил или отвёл глаза, не улыбается и молчит – это очень важный звонок. У одного из сотрудников я увидел именно такое состояние. Подняв данные о его уровне дохода, я понял: это связано с системой мотивации. Возможно, ему нужно увеличить зарплату, и ситуация снова нормализуется. 

Если компания большая – стоит посмотреть в глаза топ-менеджерам. Каждый из них несёт ответственность за свой участок. Если там что-то не так – это всё равно отразится в его взгляде. Ему надо просто задать вопрос: «Что у тебя не так? Я вижу». Этого часто бывает достаточно, чтобы озвучить и понять проблему. 

Сотрудникам важно понимать, что их труд замечает и ценит собственник компании. Поэтому иногда стоит «включиться» и делать вид, что вас интересует какой-то вопрос. Можно просто позвонить кому-либо из сотрудников и сказать: «Я изучил отчёт и увидел вот какую штуку – как ты это объяснишь?» Как будто вы на самом деле целый день изучали эти отчёты, и вас там что-то заинтересовало. 

Такой «обман» идёт на пользу всем. Вы даёте понять команде, что вы «в теме» и не на 100% отключились от рутины. А сотрудники не будут расслабляться – они осознают, что владелец постоянно мониторит дела компании. Собственник постоянно должен заряжать команду своей энергией и создавать хотя бы иллюзию постоянного надзора. 

В программе «1С:Управление нашей фирмой» на панели руководителя всегда доступны ключевые показатели бизнеса: продажи, прибыль, рентабельность. В отчётах можно увидеть результаты всего бизнеса, а также провести анализ по компаниям, проектам, подразделениям

Регулярный контроль важнейших показателей – это ещё далеко не всё. Некоторые аспекты бизнеса необходимо контролировать постоянно, в ежедневном режиме, а не по какому-то графику. Например, ситуация на рынке, новейшие тренды или обратная связь от клиентов. 

Собственно, следить за рынком или реагировать на пожелания клиентов – это и есть бизнес. Если мониторить эти моменты «раз в квартал» – это приведёт к потере времени. Например, не посмотрели клиентский отзыв – не узнали о важной проблеме и не решили её. Поэтому я не понимаю, как можно полностью «выйти из операционки» без ущерба для компании. 

Стоит отметить: следить за трендами и за рынком – не значит делать то, что делают все. Например, мы часто поднимаем цены раньше других игроков. Бывает, что на рынке устанавливается цена, невыгодная для продавцов. А поднимать её первым никто не решается. И мы идём на такой шаг, чтобы просто не терять время на низкодоходной работе – в результате рынок поднимает цены вслед за нами. 

Следить за трендами важно для большинства видов бизнеса. Нужно постоянно быть «в курсе ситуации» и понимать, что твоя компания должна предложить рынку в этот момент. А если бизнес не в тренде – то отстанет от рынка, и его все забудут. С другой стороны, хвататься за все тренды тоже не стоит. Некоторые компании специально выжидают несколько месяцев, чтобы посмотреть, как приживётся новая тенденция. Здесь всё зависит от целей и стратегии – но знать, что происходит на рынке, обязательно нужно.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360