Налоговая отчётность для малого бизнеса: как её сдавать без авралов и ошибок

Индивидуальные предприниматели и компании обязаны платить налоги. А налоговая служба должна проверять, верно ли бизнес рассчитал размер налогов, вовремя ли заплатил их, правильно ли оформил документы и уложился ли в заявленные сроки для подачи налоговой отчётности. О том, какие документы входят в отчётность и как их сдать онлайн, порталу Biz360.ru рассказала основатель компании «1С:БухОбслуживание Би-Консалтинг» Майя Зиновьева.

Налоговая отчётность – это пакет документов, который индивидуальный предприниматель или компания должны сдавать в налоговую инспекцию в установленные законодательством сроки для расчёта и уплаты налогов. Отчётность показывает налоговой инспекции, сколько денег заработал и потратил бизнес, как посчитал налоги и сколько налогов должен заплатить. 

Обязанность подсчёта налогов лежит на самих налогоплательщиках. По сути, ИП и ООО сами рассчитывают свои налоги, сообщают об этом в налоговую – и потом платят по произведённым расчётам. 

Если предприниматель работает без наёмных сотрудников и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), он должен один раз в год подавать налоговую декларацию – до 25 апреля следующего года. Это и есть налоговая отчётность для ИП на УСН. Но ежеквартально предприниматель обязан вносить авансовые платежи: 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Для них не нужно готовить отдельных деклараций: надо подать в налоговую уведомление о сумме рассчитанного аванса и вовремя внести оплату – до 28 апреля, 28 июля и 28 октября. 

В итоговой декларации за год ИП указывает рассчитанные суммы авансовых платежей. И налоговая на основании этой декларации производит начисления налогов, необходимых к выплате. 

Уплаченные в течение года ежеквартальные авансовые платежи отражаются на едином налоговом счёте. Если их не было или они были уплачены не полностью, после подачи декларации за год возникает задолженность по этим авансовым платежам. И налоговая может выставить требование уплатить авансовые платежи. Окончательный расчёт по декларации за год (и по налогу за IV квартал) наступит для ИП на УСН 28 апреля. 

Если ИП применяет общий режим налогообложения, то он должен платить НДФЛ за сотрудников (если они есть) и себя, а также НДС со своего дохода. В налоговую подаются ежеквартально следующие документы, если предприниматель работает в одиночку: 

• декларация по НДС;

• декларация 3-НДФЛ. 

Для этих документов предусмотрена та же схема с авансовыми платежами, что и для ИП на УСН. Уведомления подаются в налоговую 25 числа месяца, следующего после окончания отчётного квартала, а оплата производится до 28 числа. 

Если у ИП на ОСНО есть наёмные сотрудники, то налоговая отчётность состоит из следующих документов: 

• декларация по НДС;

• декларация 3-НДФЛ;

• расчёт 6-НДФЛ (о совокупном доходе, выплаченном всем физическим лицам, то есть сотрудникам;

• расчёт по страховым взносам;

• уведомления об исчисленных суммах;

• персонифицированные сведения о физических лицах (персональные данные сотрудников, за которых работодатель платит обязательные страховые взносы, и размер взносов по каждому из них). 

После каждого месяца подаются сведения об НДФЛ, удержанному у сотрудников – до 25 числа. И ежеквартально вносятся авансовые платежи по НДФЛ. 

Расчёт 6-НДФЛ подаётся раз в квартал, а годовой расчёт – до 25 февраля следующего года. Персонифицированные сведения и уведомления об исчисленных суммах нужно отправлять в ФНС каждый месяц – 25 числа следующего месяца. 

Она во многом совпадает с отчётностью у ИП на ОСНО, который привлекает наёмных сотрудников. Разница лишь в том, что компании должны вести ещё и бухгалтерскую отчётность. К ней относится баланс и ряд приложений к балансу, в зависимости от формы и вида деятельности самой организации. 

Например, если ООО на ОСНО, то налоговая отчётность включает в себя следующие документы:

• декларация по НДС;

• декларация по налогу на прибыль;

• декларация по налогу на имущество. 

Для сдачи отчётности необходимы документы, о которых мы говорили выше. Основные данные для налоговой декларации – движение денежных средств. Это движение по всем расчётным счетам и по кассовым аппаратам, если их использует ИП или компания, а также операции с наличным денежными средствами. Также должны быть первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы. Но они не всегда нужны в полном объёме – это зависит от системы налогообложения и от особенностей учёта. 

Для продавцов на маркетплейсах нужны отчёты из личных кабинетов площадок. Их налогооблагаемая база рассчитывается не от сумм, которые поступили на расчётный счёт, а от общих сумм продаж, в которые входят агентские вознаграждения маркетплейса. Суммы этих вознаграждений, удержанных площадками, должны быть зачтены как часть дохода продавца. То же самое относится к любым продажам по агентским договорам. 

Налоговая редко запрашивает все документы. Это скорее исключение, чем правило. Если вы правильно произвели расчёты и заполнили декларацию, если данные в ней совпадают с данными по расчётным счетам и данными ваших контрагентов, то налоговая может вообще ничего не попросить. Но в некоторых случаях объём запрашиваемых документов бывает очень большой. И его не всегда легко отправить по электронной почте. 

Налоговая имеет право проверять документы за три года, а хранить их нужно до пяти лет. Поэтому если вы сдали отчётность за прошлый год, и в текущем году налоговая не вернулась к вам с запросом о дополнительных сведениях, это не повод избавляться от всех документов. 

В некоторых случаях декларацию можно сдать в бумажном виде. Например, для ИП или ООО на упрощённой системе, по НДФЛ, 3-НДФЛ. Декларации должны быть распечатаны односторонней печатью, подписаны, на бумаге не должно быть других цветов, кроме чёрного. Это требования законодательства. 

Бумажную декларацию можно отправить в налоговую по почте или отнести лично. По почте её нужно отправлять ценным письмом с описью вложения. В описи будет видно, какие документы содержит письмо. По номеру почтового трека можно подтвердить, что декларация действительно сдана. Бывает, что письма с декларациями теряются на почте. Чтобы доказать, что декларация была сдана и не получить штраф за несданную декларацию, нужно сохранять чек, полученный на почте, и саму опись. Датой подачи декларации будет считаться дата отправки письма. 

Когда декларацию сдают лично в налоговой, никакой квитанции или документа о её принятии не выдают. Поэтому лучше всего распечатать декларацию в двух экземплярах и попросить в налоговой поставить отметку о приёме на втором экземпляре. 

С бумажными декларациями есть ещё одна особенность. При отправке декларации в бумажном виде по почте или сдаче её непосредственно в налоговую, инспекторы будут оповещать предпринимателя или компанию о выявленных ошибках или несоответствиях по почте. Это может занять время. Если налоговая находит ошибки, которые бизнес не успевает исправить в установленный срок, считается, что декларация не сдана. В этом случае начисляется штраф, блокируются счета. 

Не всю отчётность можно сдать на бумаге. Например, отчётность по НДС сдаётся только в электронном виде. С 2026 года бизнес на УСН может сдавать отчётность онлайн – через личный кабинет налогоплательщика. Это же относится и к декларации 3-НДФЛ. 

Кроме того, на сайте ФНС есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме». Он позволяет всем налогоплательщикам сдать декларацию в электронном виде. Для этого нужно получить квалифицированную электронную подпись. Налоговая выдаёт её со встроенным ПО «КриптоПро» – дополнительных программ покупать не надо. Но должны быть сертификаты Минцифры, установленные в браузере. 

Квитанция о приёме деклараций выдаётся только тогда, когда документы сдаются в электронном виде. После этого пользователю присылают протокол о статусе декларации: принята или не принята. 

В течение пяти дней налоговая должна проверить поданную декларацию. Если в ней есть ошибки или несоответствия, инспекторы обязаны предоставить предпринимателю или организации пять рабочих дней для исправления ошибок. Требование считается принятым на шестой день после его отправки, независимо от того, получено ли оно «по факту». 

ФНС может прислать запрос при нахождении ошибок или при выявлении каких-то нарушений. Чаще всего это связано с НДС. 

Например, несоответствие оборота (сумм, прошедших через расчётный счёт) и суммы, задекларированной как налогооблагаемая база. Это бывает, когда ИП или компания работает по агентским договорам. В налогооблагаемую базу попадает только агентское вознаграждение. А обороты по счетам могут в десятки или сотни раз превосходить сумму облагаемого дохода. Налоговая видит, что по счёту прошло несколько миллионов, а в декларации – сумма в десятки раз меньше. Бывает, предприниматели получают гранты, которые не облагаются налогом – тогда налоговая тоже посчитает это несоответствием и направит запрос. 

В ответ на запрос бизнес должен предоставить информацию и документы. Задача предпринимателя или компании – максимально доступно и понятно объяснить, что произошло на самом деле: например, в чём заключалась сделка. Из письма налоговый инспектор сразу должен понять, что это за расхождение, в какой сумме, почему оно произошло. Если нужно – приложить документы (договор с контрагентами, накладные и т.п.). Вплоть до того, что иногда можно прикладывать даже переписку с контрагентом. 

Часто налоговая пишет в требованиях два пункта. Первый пункт – «просим предоставить подтверждающие документы». Второй пункт – «просим предоставить информацию». Нередко эти два пункта касаются одной и той же темы – например, одного из контрагентов. 

Бывает, что предприниматели и бухгалтеры отвечают только на один из двух пунктов. Они предоставили документы и подумали, что этого достаточно. Но в Налоговом кодексе РФ существуют две статьи о штрафах: за непредоставление документов и непредоставление информации. Если предприниматель или бухгалтер ответил только на один пункт, у налоговой есть право по второму пункту начислить штраф.

• Использовать неправильную форму декларации. Формы этих документов иногда меняются, а предприниматели находят в интернете старую форму, которая налоговой уже не принимается. В этом случае налоговая будет считать, что декларация не сдана.
  
  

• Внесение информации не в те строчки декларации. Из-за этого возможны очень серьёзные расхождения. В моей практике такое было. Индивидуальный предприниматель перепутал строчки в декларации – из-за этого уменьшилась сумма налогов. Когда налоговая это проверила, предприниматель получил большую сумму к выплате плюс штраф за несвоевременную оплату.
  
  

• Пропуск сроков подачи декларации. Финал один: нет декларации – начисляютс штрафы. 

Подготовить отчётность – не какая-то невероятно сложная история. Но здесь очень много разных нюансов, не всегда очевидных для новичков. И если человек никогда не сталкивался с ними, ему будет сложно разобраться самостоятельно. Для этого ему понадобится много времени, сил, консультаций, технической поддержки, дополнительных программ на компьютер. 

Но есть специальные программы, которые помогают подготовить отчётность, а также компании, которые предлагают бухгалтерские услуги на аутсорсе. И тот, и другой вариант могут сэкономить бизнесу время и деньги.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360