Компания должна начинать работать с дебиторской задолженностью не в момент, когда контрагент не оплатил счёт, а гораздо раньше – ещё на этапе переговоров. Так считает Дмитрий Ткаченко, бизнес-тренер, специализирующийся на продажах и работе с «дебиторкой». О том, как предотвратить появление просроченных задолженностей, Дмитрий Ткаченко рассказал в своей книге «Сбор долгов без судов». С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем ряд важных практических рекомендаций из неё.
Когда договор подписан, продукция отгружена, услуга оказана, наступает период предусмотренной договором отсрочки платежа, в течение которого дебиторская задолженность не является просроченной. Какие основные задачи на этом этапе стоят перед сотрудником, отвечающим за работу с долгами? Их несколько.
Задача № 1: Правильно оформить документы
Продавцы часто относятся к договору и иным бумагам как к формальности для бухгалтерии, не вполне понимая, что халатное отношение к документам может сделать невозможным взыскание долга.
Как-то на одном из тренингов по работе с долгами ко мне подошла участница и рассказала, что у её организации есть должник, который отказывается погасить долг в несколько миллионов рублей более двух лет. Что делать? Мой первый уточняющий вопрос был таким: «Почему вы не судитесь?» В ответ она потупила глаза и сказала, что у организации нет документов, подтверждающих факт поставки. Моё резюме на её слова было кратким: «Это не они вам должны, а вы им сделали подарок».
Задача № 2: Получить обратную связь об удовлетворённости поставкой
Дело в том, что некоторые клиенты для затягивания оплаты используют простой манипулятивный приём: находят повод для придирки, но не сообщают об этом поставщику, пока тот не позвонит с вопросом об оплате. Тогда должник разыгрывает спектакль: «И после того, как вы поставили некондицию (не соблюли сроки, привезли не ту номенклатуру и т.п.), у вас хватает наглости звонить и спрашивать об оплате?! Будем платить так же, как вы нам поставили!»
Часто это именно манипулятивный приём. Чтобы не дать его реализовать, нужно получать обратную связь от клиентов об удовлетворённости поставкой и сразу решать все спорные вопросы.
Один из способов подстраховать себя - включить в счёт фразу: «Полная или частичная оплата этого счёта говорит о принятии товара по количеству, качеству и ассортименту».
Задача № 3: Сделать звонок за три дня до даты платежа
Это необходимо, чтобы уточнить факт внесения в график платежей и напомнить об оплате.
Приведу пример эффективного решения этой задачи. Дистрибьюторская компания, занимающаяся поставкой снеков в розничные торговые точки, ввела должность кредитного контролёра, одной из функций которого был обзвон клиентов за три дня до даты платежа и уточнение информации о внесении суммы долга в график платежей компании должника.
Результатом такой работы стало сокращение вдвое краткосрочной просроченной дебиторской задолженности клиентов, плативших по безналу. Показатель был достигнут благодаря тому, что, если в торговой точке теряли счёт или обнаруживались другие причины, мешавшие своевременно осуществить платёж, их устраняли в течение трёх дней, и торговая точка успевала заплатить вовремя. До введения должности кредитного контролёра организация начинала контактировать с должником лишь в день, когда платёж не приходил. Вследствие этого минимум один-два дня уходили на решение технических вопросов. Руководство организации подсчитало, что затраты на зарплату нового сотрудника с лихвой окупаются за счёт сокращения краткосрочной просрочки.
В обязательном порядке звоните рисковым клиентам за три дня до платежа, для того чтобы узнать о включении в очередь на оплату. И не стесняйтесь говорить «спасибо» компаниям, точно и в срок выполняющим свои обязательства. Это можно сделать письмом или разместив «белый список» поставщиков у себя на сайте. Если у компании, находящейся в таком списке, возникнет выбор, кому из поставщиков заплатить, а кто подождёт, то при прочих равных нежелание покинуть такой список может оказаться решающим в вашу пользу.
Серьёзной ошибкой является проведение проверки контрагента только один раз - в начале сотрудничества. Необходимо вести регулярный мониторинг ситуации. Например, с помощью информационных систем (таких как «СПАРК-Интерфакс», «Глобас» и другие). Многие из них имеют функцию, которая так и называется - «Мониторинг». После внесения контрагента в список для мониторинга при появлении любой новой информации о нём в базе (смена директора/учредителей, изменение уставного капитала, смена юридического адреса, иски, реорганизация и т.д.) вам на электронный адрес придёт письмо с информацией об изменениях. Таким образом, вы получите возможность проверить поступивший сигнал - не является ли это действие первым шагом к «сливу» организации.
Перечислю основные индикаторы, которые нужно отслеживать при текущем мониторинге.
1. Смена директора, учредителей.
2. Реорганизация и смена юридического адреса.
3. Смена фактического адреса.
Эти три параметры важны, так как часто являются первыми шагами после принятия решения о «сливе» организации.
4. Смена главного бухгалтера. Чрезмерно частая смена главных бухгалтеров может говорить или о дурном нраве генерального директора, работать рядом с которым сложно, или о том, что в организации происходят события, нести субсидиарную ответственность за которые главный бухгалтер не хочет.
5. Сокращение оборота (по налоговой отчётности). В ряде случаев может означать, что основной оборот потихоньку переводится на новое юрлицо, а действующее может быть через какое-то время «брошено».
6. Возникновение проблем у партнёров клиента.
7. Потеря ключевых сотрудников.
Эти причины иного рода. По сути, это риски ведения бизнеса организацией, в случае возникновения которых проблемы по цепочке возникнут и у вас.
8. Частые, большие по сумме или критические по типу иски к компании. Если к компании много претензий, то у неё либо проблемы с выполнением договоров, либо недостаточная платёжеспособность, либо другие контрагенты что-то знают и фиксируют наличие задолженности в суде перед началом процедуры банкротства. Критические типы исков: банкротство, споры о ключевых активах (недвижимость, доли в других компаниях), споры между акционерами/собственниками.
9. Большие или критические исполнительные производства в отношении компании. Большая сумма исполнительного производства подтверждает наличие крупного долга, который компания не смогла погасить. Если кроме долга взыскивается ещё и исполнительский сбор - значит, денег нет совсем, даже когда долг уже попал к приставам, так как такой сбор появляется, если не исполнить требования исполнительного листа вовремя.
Критические долги - это задолженность по зарплате, налогам, долги по кредитам перед банками. Такую задолженность стараются погасить, если есть возможность, так как она грозит не только штрафами и пени, но и правовыми последствиями, вплоть до уголовной ответственности руководителя.
10. Смена стационарных телефонов на мобильные. Переход в «мобильный режим» может быть способом оптимизировать доступность сотрудников, но иногда является шагом к исчезновению. Часть этой информации имеется в платных базах, однако в основном её можно получить, только регулярно общаясь с представителями контрагента и «держа руку на пульсе» происходящих у него событий.
Подробнее о том, когда и как компании работать с дебиторской задолженностью, читайте в книге Дмитрия Ткаченко «Сбор долгов без судов».
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
Telegram-канал,
страницу в Facebook и
канал на «Яндекс.Дзен».
