Так дальше нельзя: когда малому бизнесу пора задуматься об автоматизации

Работу и развитие компании всегда поддерживают те или иные информационные системы. Они используются для учёта, планирования, управления, передачи данных, принятия решений, организации работы сотрудников. Даже если в их работе нет критических ошибок, наступает момент, когда пора менять используемые IT-решения на новые. О том, в каких ситуациях пора задуматься о новом проекте внедрения, основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов рассказал порталу Biz360.ru.

Самое важное условие – кратный стремительный рост: в два, три и более раз, а не просто прирост в процентах. 

Компания растёт, а значит, увеличивается и её штат, количество клиентов, общий объём производимых операций. И если раньше бизнес-процессы могли работать, как говорится, «на коленке», выполнялись корректно благодаря опыту сотрудников, теперь они начинают сбоить. Происходят ошибки, теряются документы, согласование затягивается, появляются иные задержки в работе, проблемы в коммуникации внутри компании и с клиентами. Это означает, что бизнес-процессы компании оказались не готовы к масштабированию. 

Чтобы исправить ситуацию, необходима автоматизация. Но важно понимать, что сама по себе она проблему не решает – только в связке с анализом, перестроением и регламентацией процессов. 

Решение. Автоматизация сокращает время на ручной ввод и обработку данных, ускоряет время согласования, производственные циклы и т.д. Процессы компании становятся стандартизированными, выполняются по единому регламенту. Исполнительская дисциплина в целом растёт. 

У руководителей появляется возможность оперативно отслеживать финансовые потоки. Появляется возможность более точного финансового прогнозирования. Принятие на работу и адаптация нового персонала происходят быстрее. Благодаря оптимизации процессов бизнес масштабируется без значительного увеличения административных расходов. Также автоматизация создаёт запас прочности для будущего роста.

Сюда относятся все факторы, которые влияют на компанию, вне зависимости от происходящих внутри неё процессов: введение новой маркировки товаров и электронной отчётности, обязательные требования к работе с государственными информационными системами. Старые методы учёта и сдачи отчётности перестают соответствовать законодательству или начинают требовать слишком больших трудозатрат из-за необходимости ручной обработки данных. 

Решение. Современные учётные системы при публикации новых требований быстро адаптируются вендором под законодательство, что позволяет компании оперативно подстраиваться под налоговые, отраслевые и иные изменения. Уменьшается время на подготовку и сверку данных, передачу отчётности. Исчезают ошибки, вызванные ручным трудом, снижаются риски, связанные с непредоставлением данных в государственные информационные системы (ГИС).

Используемые программные продукты со временем устаревают, перестают получать необходимую поддержку. Причины могут быть различными: вендор прекратил поддержку, программный продукт в целом устарел, система была разработана «под себя» много лет назад или сторонним программистом. Рост базы данных, количества пользователей – всё это также делает использование устаревшей информационной системы рискованным или невозможным. 

Вне зависимости от причин, старая система начинает тормозить развитие компании или вовсе парализует её деятельность. Комплексное внедрение нового программного продукта поможет не только решить эту проблему, но и параллельно достигнуть иных бизнес-целей.

Решение. Перейти на новую учётную систему, которая не несёт в себе технических рисков: своевременно обновляется, работает на новом оборудовании, имеет запас прочности для дальнейшего развития и новые технологические решения. А ещё поддерживает работу на мобильных устройствах, легко интегрируется с другими программными продуктами и сервисами, в целом обладает более широкими функциональными возможностями. 

Речь идёт не о небольшом изменении, когда компания открыла в городе ещё одну торговую точку. К фундаментальным изменениям можно отнести: 

• открытие большого числа новых филиалов, в том числе по всей стране;

• появление новых каналов продаж (например, ранее компания работала только оптом с B2B-сегментом, а теперь планирует открыть розничные точки или интернет-магазин);

• изменение производственной структуры: новые цеха, новые технологические операции, новые заводы. 

Решение. Автоматизация делает бизнес-процессы единообразными, вне зависимости от того, где находится филиал – во Владивостоке, Москве или Калининграде. 

Автоматизация позволяет наладить: 

• управление продажами, в том числе по филиалам;

• контроль за поставками сырья;

• корректный учёт на производстве (даже если оно децентрализовано),

• учёт остатков – в том числе при широкой географии складов;

• оперативный расчёт себестоимости. 

Также при внедрении 1С необходимо навести порядок в структуре НСИ (нормативно-справочной информации) для оперативного заведения новых позиций, минимизации ошибок и дублей, корректного обмена данными с маркетплейсами и интернет-магазинами. 

Оперативный учёт в целом становится прозрачным и понятным, движения денежных средств можно отслеживать в режиме онлайн. Организация единого рабочего пространства оптимизирует взаимодействие сотрудников подразделений и филиалов, позволяет эффективно решать текущие вопросы.

Собственник устал заниматься операционкой и хочет полностью делегировать эту часть деятельности наёмному директору. Однако у него есть опасения, насколько качественно бизнес будет работать без его участия. Поэтому он хочет прозрачно, незаметно и без больших затрат времени контролировать происходящее в компании. 

Решение. Когда бизнес-процессы автоматизированы, существуют понятные и действенные регламенты, процесс передачи операционных задач происходит быстрее и проще. При этом собственник сохраняет возможность прозрачного мониторинга ключевых показателей, без погружения в каждодневные задачи, но с возможностью оперативного вмешательства в случае необходимости. 

Благодаря автоматизации такой мониторинг будет занимать не более 1-2 часов в неделю. Можно проверять ключевые показатели на верхнем уровне, а при возникновении сомнений – переходить к более детализированной отчётности. Такой подход экономит время и позволяет сосредоточиться на стратегическом развитии компании.

«1С:Управление нашей фирмой» - современное IT-решение для автоматизации малого бизнеса. В одной программе CRM, продажи оптом, в розницу и через интернет, закупки, склад, персонал, финансы, бизнес-аналитика.  «1С:УНФ» легко настроить учет под особенности вашего бизнеса

Новые собственники после приобретения компании хотят разобраться в существующих процессах, найти узкие места и точки роста, составить ролевую матрицу, детальнее изучить финансовые показатели, получить возможность влиять на себестоимость. 

Решение. В ходе проекта автоматизации новый собственник или его представитель получает возможность вместе с командой консультантов глубоко вникнуть в существующие процессы, изучить их изнутри, найти ограничения, проблемы, точки роста, «мутные» места в компании. При необходимости можно сразу перестроить процессы, интегрировать новое видение в существующий бизнес. 

Автоматизация позволяет собственнику оперативно получать в реальном времени отчёты. Это даёт уверенность в точности данных и контроле за состоянием бизнеса, что особенно важно на первых этапах работы с новым активом. 

В перспективе автоматизация также позволит новому собственнику быстро и безболезненно делегировать операционные задачи наёмному руководителю, без утраты контроля.

Собственник принял решение осуществить глобальные изменения, поставил перед собой и своей компанией новые амбициозные цели. Это может произойти после личной трансформации, прохождения обучения или общения с коллегами по рынку. Текущая ситуация перестала устраивать учредителя, и он планирует глобальные изменения, направленные на будущий рост компании. 

Существующие процессы не дают достичь новых целей (вообще или в разумные сроки). Поэтому необходимо организовать их по-новому, автоматизировать их. 

Решение. Автоматизация всех бизнес-процессов в новой учётной системе. Это поможет подготовиться к глобальным изменениям вне зависимости от сферы. Новая система, например, позволит выстроить производство без потерь и простоев, добиться ускорения обработки заказов, настроить новые каналы продаж, выбрать более выгодную логистическую схему, снизить закупочные цены. 

Лишь создав таким образом фундамент для будущих изменений, собственник сможет подготовить компанию к достижению новых глобальных бизнес-целей.

Сотрудники, которые долгое время работают в компании, обладают уникальными знаниями. Эти данные могут быть утеряны в случае их ухода из компании, если рабочие процессы не автоматизированы, а регламенты отсутствуют. Это ставит компанию в зависимость от сотрудников, увеличивает риски потери важной информации, истории продаж, взаимодействий с контрагентами, а также договорённостей при расставании со специалистом. 

Особенно ярко негативный эффект отсутствия автоматизации виден на примере менеджеров по продажам, которые часто являются единственным связующим звеном бизнеса с компаниями-клиентами – в частности, с лицами, принимающими решения. 

Решение. Автоматизация помогает создать унифицированные рабочие процессы, благодаря которым сотрудники на одинаковой должности действуют по единому алгоритму в ходе выполнения задачи. Это упрощает контроль над процессами, снижает зависимость бизнеса, в целом уменьшает влияние человеческого фактора. 

Когда бизнес-процессы описаны и автоматизированы, становится проще обучать и выводить на работу новых сотрудников. Вместо передачи знаний «на коленке», устно, новичок сразу работает с системными, понятными и выверенными знаниями, которые ведут его по шагам. Как следствие, он раньше готов приступить к работе. 

Также автоматизация помогает обеспечить хранение базы знаний и данных о клиентах в единой учётной системе. Можно автоматизировать и сами процессы коммуникации: чтобы звонки записывались, а переписка была доступна руководителю. Так можно обеспечить контроль качества работы сотрудников (особенно это касается отдела продаж), а ещё возможность объективно решать спорные ситуации на основании достоверных данных. После ухода сотрудника из компании вся база клиентов остаётся, её можно передать другому менеджеру.

Согласование любого договора или иного документа занимает неоправданно много времени, особенно если в процессе принимает участие большое количество сотрудников. Из-за этого сроки срываются, лояльность клиентов, партнёров и контрагентов снижается, страдает вся цепочка бизнес-процессов. При слишком затянувшемся согласовании, отсутствии регламентов и контроля договор может и вовсе потеряться. 

Решение. Автоматизация позволяет оптимизировать весь цикл согласования: от момента создания документа и его заведения в базу до передачи контрагенту. 

Благодаря автоматизации, появляются: 

• Централизованное хранилище документов. Помогает избежать потери документов, путаницы с дублями и различными версиями.
  
  

• Чёткая маршрутизация процесса согласования. Понятно, кто, когда и в какой последовательности утверждает документы. Система сама направляет файл следующему ответственному лицу.
  
  

• Уведомления и напоминания. Помогут избежать ситуаций, когда документ не был согласован из-за высокой загруженности сотрудника и расфокусировки.
  
  

• Учёт изменений. Фиксация правок и сохранение версий документа для их отслеживания. Исключает риски утраты данных или конфликтов на фоне несогласованных изменений.
  
  

• Прозрачность контроля статуса. Возможность для руководителя вмешаться, если процесс затянулся.
  
  

• Возможность подключения электронной подписи. 

Таким образом, процесс хранения, согласования и отслеживания договоров и иных документов становится удобным, понятным, простым и своевременным. А ещё появляется доступ к файлам в режиме реального времени в едином рабочем пространстве у всех вовлечённых лиц. 

 Если вы узнали в описанных ситуациях себя и свою компанию, то пора рассмотреть возможность проекта по автоматизации. Его целесообразность лучше обсудить с командой и компаниями, которые занимаются внедрением IT-решений.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360