Укротить хаос: как автоматизация позволила упорядочить управленческий и финансовый учёт

Многие компании в процессе роста сталкиваются с тем, что в их структуре появляются новые подразделения, каждое из которых работает в отдельных программах или таблицах. И свести воедино все данные от разных отделов – это настоящая проблема. В оптовой компании Dimanche Lingerie упорядочить хаос с управленческим и финансовым учётом позволила автоматизация. О том, как проходило внедрение нового программного решения и с какими сложностями пришлось столкнуться, порталу Biz360.ru рассказал руководитель отдела маркетинга компании Dimanche Lingerie Кирилл Шишлов.

Компания Dimanche Lingerie занимается оптовыми продажами нижнего белья, купальников и чулочно-носочных изделий. Мы работаем по системе Cash & Carry: у нас есть интернет-магазин для оптовых покупателей, в котором они могут совершать покупки после того, как пройдут верификацию, а затем забрать продукцию со склада или оформить доставку. 

Раньше все наши торговые операции - закупки, продажи, логистику, рассрочки - мы вели в программе «1С:Торговля и склад». В прошлом году мы поняли, что нам требуется новое программное обеспечение, потому что у нас было много данных об управленческом и финансовом учёте в разных источниках. И свести их в единый информационный контур – это была головная боль для топ-менеджмента. А без этого было невозможно заниматься аналитикой продаж, складских запасов, резервов на складе и т.д. 

Мы рассматривали различные варианты, но продукты на платформе 1С были предпочтительнее, так как мы давно их используем, у нас вся база в 1С. Плюс для любой компании важна бухгалтерская отчётность, и в этом вопросе фирма «1С» очень близко сотрудничает с налоговыми организациями. Поэтому с их продуктами работать проще. 

Сначала мы задумывались об использовании программы «1С:ERP», но её функционал оказался для нас избыточным. Мы не такая крупная компания, чтобы пользоваться такой сложной системой. В итоге наш выбор пал на программу «1С:Комплексная автоматизация 2», так как она подходила нам по сочетанию различных функций. 

Её же порекомендовал и подрядчик – компания «Кодерлайн». Для проведения автоматизации мы объявили тендер по выбору подрядчика. К нам обратились четыре организации, мы со всеми пообщались. В результате выбрали «Кодерлайн», потому что её представители вместе с разработчиками смогли быстро расставить приоритеты по внедрению выбранного решения. 

До внедрения нового программного обеспечения мы большие объёмы информации, касающейся продукции и продаж, сводили вручную. Использовали таблицы Excel, внешние программы. Данных было много, мы тратили огромное количество времени на их обработку и сведение в какие-то общие сводки. Так как всё делалось вручную, то вмешивался человеческий фактор - возникали ошибки. Была большая погрешность в получаемых данных, что грозило принятием неправильных управленческих решений. 

Сейчас отчётность по разным отделам и структурам нашей компании сводится в единый пул. Мы можем строить планы по продажам и отгрузкам, не тратим на сбор и обработку данных много времени. 

У программы «1С:Комплексная автоматизация 2» много возможностей для работы с внешними источниками данных – электронный документооборот с партнёрами, запасы в нашем оптовом интернет-магазине, сквозная аналитика по маркетингу. Всё это помогает нам заниматься прогнозированием. 

Раньше в используемых нами программах не существовало резервов товара на складе. Мы бронировали товар в разрозненных таблицах. Поэтому администратору склада было крайне тяжело управлять этими процессами. Из-за чего менеджеры по продажам не всегда понимали, есть ли на складе нужный им товар в необходимом объёме. 

Сейчас в программе «1С:Комплексная автоматизация 2» налажен процесс резервирования, у нас появилась такая сущность. Она позволяет нам лучше управлять складскими запасами. Теперь комплектовщики заказов и менеджеры по продажам яснее понимают, какой товар есть в резерве или свободной продаже, мы можем успешнее очищать товарные остатки. К этому мы быстро привыкли. 

Работа разных подразделений в различных программах и обмен данными через них или в таблицах Excel приводили к возникновению ошибок. Избавиться от них – в этом и состояла одна из основных задач автоматизации. 

Сейчас весь управленческий и финансовый учёт ведётся в программном решении «1С:Комплексная автоматизация 2». Количество ошибок сведено к минимуму, топ-менеджменту нашей компании стало гораздо легче работать и принимать решения. 

Любой автоматизации предшествует стадия экспертизы, когда подрядчик проводит аудит существующей платформы, используемых отчётов и номенклатур, изучает структуру организации. У нас эта стадия тоже была, но аудит рабочих мест был проведён недостаточно тщательно. 

Из-за этого на этапе тестирования нового ПО мы столкнулись с техническими проблемами – не хватало мощности сервера и компьютеров на рабочих местах. Нам пришлось тратить дополнительные средства на покупку «железа» и иную организацию рабочих мест. Было бы лучше, если бы обо всём этом сотрудники «Кодерлайн» предупредили нас заранее. 

Вторая большая и непредвиденная сложность – наш персонал не хотел принимать новый формат работы. Изменилась логика работы с отгрузками, вникать во всё новое сотрудникам не хотелось. Мы боролись с этим, организовав обучение отделов. Эта работа ведётся и сейчас. 

• Алексей Орлов, руководитель проектов компании «Кодерлайн»: «У компании Dimanche Lingerie в номенклатуре около 100 тысяч единиц. Нам, программистам, было сложно отобразить их все в решении по заданным характеристикам. Это потребовало внести в коробочное решение некоторые изменения, но ничего глобального». 

Мы приступили к проекту автоматизации в ноябре 2017 года. Обозначили для себя завершение проекта к лету 2018 года. Но у нас немного сдвинулись сроки: мы совершили внедрение не за шесть, а за восемь месяцев. Хотя стандарт по рынку – год. 

Результаты стали сразу видны после того, как мы перешли на новое ПО. Уменьшился хаос в работе, мы наладили складской учёт, нам стало проще работать с резервированием. 

Сегодня в программе работают уже 30 человек. В ближайшее время мы планируем запустить цех по пошиву нижнего белья, поэтому очень довольны, что в «Комплексная автоматизация 2» есть блок «Производство». Его функционала для реализации цели будет достаточно. 

Включить форсаж: как автоматизация позволила увеличить продажи.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.
biz360