Бухучёт для малого бизнеса: краткий бухгалтерский «разговорник»

Зачем нужен бухучёт? Нужно ли предпринимателю разбираться в этой теме и насколько детально? Так ли необходимо главе небольшого бизнеса вникать в нюансы, связанные с бухучётом, или оставить это на усмотрение своего бухгалтера? Скажем сразу: понять, а уж тем более освоить бухучёт за пять минут, – не получится. Это достаточно сложная тема, требующая не только знаний, но и практики. Данной публикацией мы продолжаем серию небольших разъясняющих статей об основах этой науки. В первой статье разъяснялись базовые принципы и термины. Вторая публикация была посвящена тому, как правильно читать баланс. А в этой статье мы попробуем разобраться в сленге бухучёта.

В любой профессиональной сфере человеческой деятельности присутствует некоторое количество специальных терминов. Они позволяют коллегам по работе общаться ёмко, передавая при этом максимум информации. Если бы не существовало такого специфического сленга, общение профессионалов было бы довольно многословным. Но у этой «медали» есть и обратная сторона – человек «не из этой профессии», слыша порой довольно привычные слова, может не понимать их смысл в полной мере или понимать иначе, чем имел в виду тот, кто их произносит. И возникает эффект «испорченного  телефона».

Бухгалтерский учёт, как система и как профессия, также имеет свой набор специальных терминов. Это бывает очень удобно, потому что в большинстве случаев избавляет от необходимости проговаривать полную и длинную словесную формулировку, соответствующую законодательству и методологии. Или подразумевает некий контент, входящий в это понятие. Причем, в большинстве случаев смысловое наполнение не является абсолютным, а зависит от его «прикладного», контекстного применения. А это и вид хозяйственной деятельности, и организационно-правовая форма, и система налогообложения и т.д.

Как и любой иной профессиональный язык, язык кодирования счетов учёта - это язык унификации, узкоспециализированного общения, обеспечивающий сопоставимость данных для различных потребителей бухгалтерской информации, в том числе для банков, как говорилось в предыдущей статье цикла.

Если вы читаете эту статью, значит, у вас есть цель научиться понимать этот «конспирологический» язык. И это довольно просто. Как у шпионов и разведчиков существовали шифры, позволяющие перевести полученные сообщения на понятный язык, так и «План счетов бухгалтерского учёта» позволяет сделать «перевод» с бухгалтерского на «человеческий» и наоборот. Следует сказать, что «План счетов» (то есть тот самый набор шифров) не является абсолютным и вечным, он подвержен изменениям, так как меняется и сам мир бизнеса, и варианты заключаемых сделок, а значит и их компоненты. Поэтому мы будем исходить из текущего, актуального плана счетов.

В предыдущей статье была начата тема – как читать баланс, в которой достаточно кратко были описаны составляющие разделов баланса. Рассмотрим теперь более подробно – какие именно объекты, на каких счетах учитываются, и каким образом формируют суммы по разделам  и сам баланс целиком.

Важно знать, что бухгалтерская отчётность у нас годовая (а вся остальная – промежуточная) и что баланс может быть составлен только на дату конца месяца (квартала, года), а в составлении баланса, например,  в середине месяца просто нет смысла. В последующих статьях мы рассмотрим – почему это так, а не иначе.

Давайте «пройдёмся» по некоторым счетам и познакомимся с теми смыслами, которые заложены в различных кодах счетов (для целей данного цикла статей об основах бухучёта будет использовано не полное количество счетов, а лишь наиболее часто и широко используемые счета). При этом будем придерживаться порядка рассмотрения по разделам баланса, использующего коды действующего «Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

В этом разделе учитывается в основном оборудование, которое служит вам долгое время (более 12 месяцев) – то есть не поглощается полностью в одном цикле (обороте) производства продукции или оказания услуг. Поэтому его стоимость отражается в расходах фирмы «порциями», частями, помесячно, с помощью метода начисления амортизации, которую учитывают на счете 02,  (об амортизации мы более подробно расскажем в последующих статьях этого цикла).

• Если в собственности вашей фирмы есть такие объекты (серверы, станки, автомобили, здания, силовые установки, земельные участки и проч.), участвующие в процессе её деятельности, то они учитываются на счете с кодом 01 (Основные средства). Это верно, если речь идёт, например, об автомобиле вашей коммерческой службы (доставка необходимого фирме сырья, доставка вашей продукции покупателю) или здании, в котором расположен ваш офис или производственный цех.
    

• Если же вы приобрели в собственность те же автомобиль или здание, но с целью сдачи его в аренду (и получения в качестве дохода арендной платы), то учитывать такой объект придется уже на счете 03 (Доходные вложения в материальные ценности).
  
  

• Если же офисное помещение или корпус производственного цеха фирма арендует у другого собственника, то механизм учета иной. Сами объекты учитываются «за балансом» на специальных счетах, суммы на которых не входят в подсчёт валюты баланса – счет 001 (Арендованные основные средства), а расходы на аренду учитываются в себестоимости (о которой речь также пойдёт в одной из следующих статей).

         

Но не только эти объекты учитываются в разделе внеоборотных активов. Такими же долгосрочными вложениями являются Нематериальные активы и расходы на НИОКР (счет 04) – к которым относятся:

• Исключительные права на изобретения, на товарный знак, на программы для ВМ и базы данных и др.;

• Организационные расходы, деловая репутация и др.

Перечисленные объекты – те, что уже готовы и используются. Но на этапе их приобретения, монтажа, строительства и прочих вложений (которые относятся к капитальным, а с точки зрения денежного оборота – ещё и инвестиционным) для учета используются счета 07 (Оборудование к установке) и 08 (Вложения во Внеоборотные активы).

Следует особо отметить, что в разделе I. Баланса стоимость объектов основных средств, нематериальных активов и расходов на НИОКР попадает за вычетом начисленной амортизации. Такая стоимость называется остаточной.

К внеоборотным активам относятся также вложения в акции и паи других субъектов гражданских прав, то есть различные виды инвестиций, имеющих длительный характер. Их счёт учёта – 58.

В общем случае считается, что внеоборотные активы в случае необходимости погашения долговых обязательств требуют большего времени на «превращение в деньги», чем активы оборотные.

Классификация активов как оборотных говорит сама за себя. Такие выражения как «пустить деньги в оборот» или «товарооборот» наверняка знакомы многим. Классическая формула «товар – деньги – товар», собственно, является иллюстрацией того, что такое оборот активов. Товар продаётся за деньги, на деньги приобретается новый товар, который в свою очередь снова продаётся за деньги – и так далее. Её разновидностью является формула «деньги – товар – деньги».

Свойство быстрого «перетекания» одних активов в другие объединяет активы, относящиеся к данному разделу.

Начнём с самого быстро оборачивающегося актива – с денег. Их можно быстро превратить в другие деньги (наличные – в безналичные и наоборот, деньги в одной валюте в деньги в другой валюте) или в материалы, товары, на них можно купить услуги и т.д.

Здесь нужно запомнить следующие коды счетов:

• Наличные деньги – касса – счет 50.

• Безналичные рублёвые средства на счетах в банках – счет 51.

• Безналичные валютные средства на счетах в банках – счет 52.

К этим - самым «оборотным» - активам примыкают различные виды финансовых вложений – это  долговые ценные бумаги (векселя), предоставленные краткосрочные займы.

Следующими по скорости оборота считаются материальные ценности, относящиеся к категории «запасы». И в них самыми быстрыми считаются товары (счет 41) и готовая продукция (счет 43), собственно и предназначенные для реализации – для превращения в деньги. Хотя, безусловно, скорость их реализации зависит от спроса на рынке. К ним же можно отнести такую разновидность запасов, как материалы (счет 10) – то, что приобреталось фирмой для собственного использования. То есть материалы изначально для реализации в том же виде, как были приобретены, не предполагаются.

Следует отметить ещё и такую группу материальных активов, как «товары в пути» - то есть отгруженные (как правило, через третьих лиц - перевозчиков) товары или продукцию, которые пока ещё не сменили собственника (не стали собственностью покупателя). Такие ценности (которые находятся у вас на балансе, но физически отсутствуют на складах фирмы) учитываются на счете 45.

В следующих статьях будет рассмотрено понятие затрат: на производство и на оказание услуг (счет 20), коммерческие расходы (счет 44). Сейчас же примем за данность то, что на этих счетах могут быть остатки (незавершенное производство на счете 20, транспортные расходы на счете 44), которые также являются составляющими раздела оборотных активов.

Ну и разумеется, известная всем «дебиторка» - дебиторская задолженность по расчётам с контрагентами, поставщиками, партнёрами, клиентами. Дебиторская задолженность – это когда кто-то должен вашей фирме. Например:

• Вы сделали предоплату поставщику, но на дату формирования баланса встречной поставки от него не было, либо она лишь частично погасила аванс. В этом случае задолженность поставщика перед вашей фирмой отразится по дебету счёта 60 (Расчёты с поставщиками и подрядчиками) и войдёт в сумму дебиторской задолженности.
  
  

• Вы что-то отгрузили вашему покупателю, либо оказали ему услугу, но оплата от него на дату формирования баланса не поступила (или поступила частично).  В этом случае задолженность покупателя перед вашей фирмой отразится по дебету счета 62 (Расчёты с покупателями и заказчиками) и также войдет в сумму дебиторской задолженности.
  
  

• Аналогичная ситуация может возникнуть с так называемыми «Прочими контрагентами» (это могут быть, например, партнеры по агентским или комиссионным сделкам).  Тогда остаток будет зафиксирован по дебету счета 76.
  
  

• Если произошла переплата в бюджет (счет 68) или в фонды по социальному страхованию и обеспечению (счет 69) – она также отразится в данном разделе баланса.

Это первый из разделов Пассива баланса. Он содержит сведения о размерах собственного капитала фирмы:

• Уставного капитала (счет 80);

• Резервного капитала (счет 82);

• Добавочного капитала (счет 83).

К собственному капиталу относится также и полученная в текущем году прибыль после налогообложения (счет 91), а также нераспределенная прибыль прошлых лет (счет 84). Следует сказать о том, что если это не прибыль, а убыток, то данные суммы отражаются с минусом, то есть вычитаются в сумме раздела из сумм капиталов фирмы.

Данный раздел, пожалуй, имеет самый простой состав. Здесь отражаются суммы кредитов и займов фирмы (то есть долги фирмы перед кредиторами), отражаемые на счете 67. Это суммы к погашению в долгосрочном периоде – свыше 12 месяцев. Необходимо отметить, что суммы процентов по таким кредитам  в данный раздел не входят, так как считаются краткосрочными обязательствами.

И, наконец, последний раздел баланса – обязательства со сроком погашения до 12 месяцев.

Это и только что упомянутые проценты по долгосрочным кредитам и займам (отдельные субсчета счета 67), и собственно краткосрочные кредиты и займы, которые учитываются на счете 66.

Здесь же традиционно отражается задолженность перед работниками организации по оплате труда (счет 70). Причем, если на момент формирования баланса оказалось, что работникам выплачено больше, чем начислено, то в этом случае остаток дебиторской задолженности работников перед фирмой будет отражен в активе баланса (раздел Оборотных активов).

Кредиторская задолженность (когда фирма должна работнику) по подотчётным суммам (счет 71) и прочим операциям (счет 73) также относится к краткосрочной.

Ну и, наконец, в этом разделе отражается весь спектр кредиторской задолженности:

• Вы получили материальные ценности или услуги от поставщика, но на дату формирования баланса не оплатили задолженность или оплатили частично. В этом случае задолженность перед поставщиком отразится по кредиту счёта 60 (Расчёты с поставщиками и подрядчиками) и войдет в сумму краткосрочной кредиторской задолженности.
  
  

• Ваш покупатель сделал вашей фирме предоплату, но на дату формирования баланса она не была погашена поставками или услугами, или погашена частично. В этом случае задолженность покупателя  перед вашей фирмой отразится по кредиту счёта 62 (Расчеты с покупателями и заказчиками) и также войдет в сумму кредиторской задолженности.
  
  

• Аналогичная ситуация может возникнуть с так называемыми «Прочими контрагентами» (это могут быть, например, партнеры по агентским или комиссионным сделкам). Тогда остаток будет зафиксирован по кредиту счёта 76.
  
  

• Суммы налогов и сборов, начисленные в бюджет (счет 68) или в фонды по социальному страхованию и обеспечению (счет 69) – но не перечисленные на дату составления баланса, также отразятся в данном разделе баланса.
  
  

Базовые принципы бухгалтерского учёта.
Бухучёт: как правильно читать баланс. 
Бухучёт: чем отличаются товар, продукция и услуга.
biz360