Клик вместо росчерка: краткий гид по видам электронной подписи для бизнеса

Подписание документов – неотъемлемая часть бизнеса. Но сегодня этот процесс не всегда связан с бюрократией и стопками пыльных бумаг на столе. Электронная подпись позволяет компаниям и предпринимателям обменивается документами со своими клиентами и подрядчиками, а также используется в кадровом документообороте. О том, какую электронную подпись выбрать малому бизнесу, коммерческий директор Sign.Me Тимур Алексеев рассказал порталу Biz360.ru.

Представьте, что вы подписали документ на бумаге от руки. Ваша подпись в данном случае – это уникальное изображение, которое позволяет вам подтверждать определённые условия, указанные в документах. 

С электронной подписью происходит похожий процесс, только при подписании документа создаётся определённый математический результат, который и будет являться вашей электронной подписью к документу. 

Если рукописная подпись у вас на каждом документе будет одинаковая, то электронная подпись от документа к документу будет разная. Сделано это в целях безопасности. Узнав, как выглядит рукописная подпись человека, после небольшой тренировки её можно подделать, а усиленную электронную подпись – невозможно. 

• Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи, который подтверждает согласие подписанта с условиями, содержащимися в документе. 

ЭП удобно использовать для подписания любых документов с клиентами, партнёрами, сотрудниками, контрагентами и даже для передачи информации в госорганы. Она позволяет оцифровать все бумажные процессы бизнеса. Даже если ваше взаимодействие подразумевает личные встречи, подписывать документы электронно удобнее, чем на бумаге, ведь бумага может получить повреждения или потеряться, а архив с подписанными документами будет всегда под рукой в вашем смартфоне или компьютере. 

Применение электронной подписи в РФ регламентируется законом №63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон выделяет простую электронную подпись (ПЭП) и усиленную электронную подпись, которая, в свою очередь, делится на усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Все эти виды отличаются своими возможностями, способами применения и технологическими особенностями. 

Некоторые ошибочно принимают планшетную подпись за один из видов ЭП, но это заблуждение. В некоторых странах планшетная подпись действительно может считаться разновидностью электронной, но в России она таковой не признаётся. Планшетная подпись практически не отличается от рукописной. Чтобы её поставить, нужно личное присутствие, а также её можно подделать, ну и, конечно же, такая подпись ничем не защищена. 

Виды электронной подписи и их отличия

Простая электронная подпись (ПЭП) создаётся с помощью использования кодов, паролей или иных средств, подтверждающих факт формирования электронной подписи определённым лицом. Часто обычные люди используют ПЭП и даже не замечают этого. Например, когда они соглашаются с политикой обработки персональных данных и принимают условия сайта, проставляя галочки, при переводе средств в онлайн-банкинге или при входе в учётную запись на сайте с помощью логина и пароля. Простую электронную подпись лучше не использовать для подписания документов, так как она не защищена криптографией и более применима для простых подтверждающих действий. 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) применяется для подписания большинства повседневных документов бизнеса. Чтобы её выпустить, каждый будущий владелец проходит идентификацию личности онлайн или очно представителем удостоверяющего центра. Такая подпись создаётся с помощью средств криптографической защиты информации. Криптография шифрует данные и защищает подпись от взлома, подделки и гарантирует невозможность изменения документа после подписания в одностороннем порядке. 

Какие документы можно подписывать УНЭП: 

• договоры оказания услуг;

• заявления;

• сметы;

• административные и кадровые документы;

• согласия;

• NDA (договор о неразглашении);

• ваучеры;

• техзадания;

• заказ-наряды;

• закрывающие документы (кроме счетов-фактур) и многое другое. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обладает той же криптографической мощью, что и УНЭП, но сфера её применения немного отличается. УКЭП наиболее строго регламентированный вид ЭП, так как основной сценарий её применения – для передачи документов в госорганы. Такую подпись можно выпустить при очной идентификации личности представителем удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры. Для подписания документов с клиентами этот путь не всегда удобный, более длительный и ресурсозатратный. 

Для каких целей можно использовать УКЭП: 

• заверять все документы, которые можно подписывать УНЭП;

• зарегистрировать права на недвижимость в Росреестре;

• подать документы в ФНС или судебные органы;

• взять кредит под залог недвижимости;

• подписать счета-фактуры и многие другие документы, требующие передачи для государственного контроля. 

Несмотря на то, что УКЭП можно подписывать практически любые документы, всё ещё есть несколько исключений, предусмотренных нормативными актами РФ, которые относятся к трудовому законодательству. Согласно Трудовому кодексу РФ, приказ об увольнении сотрудника, документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда, и акт о несчастном случае на производстве могут быть подписаны только от руки на бумаге. 

Чтобы определиться с видом электронной подписи, стоит задать себе несколько вопросов: 

• Хотите ли вы тратить в разы меньше времени на подписание повседневных документов бизнеса: договоров, актов, кадровых и административных документов?

• Нужен ли вам высокий уровень безопасности?

• Нужна ли вам гарантия неизменности в одностороннем порядке документа после подписания?

• Хотите, чтобы вы и ваши контрагенты могли выпустить электронную подпись онлайн? 

Если ответ на все вопросы «Да», то вам однозначно подойдёт УНЭП. Это золотая середина для подписания документов бизнеса с физлицами. Она имеет высокий уровень надёжности, а выпустить её можно онлайн, не вставая с кресла. 

Если же вам нужно подтверждать базовые операции и безопасность документов вас не очень волнует, то можно использовать ПЭП. 

Что касается УКЭП, то без неё не обойтись в тех случаях, когда документы нужно передавать в госорганы, например, при регистрации недвижимости в Росреестре. 

Любые цифровые инструменты направлены на автоматизацию и цифровизацию процессов, уменьшение объёма ручной работы. Электронная подпись не исключение. Она позволяет бизнесу сокращать издержки от работы с бумажными документами, сохранять временные ресурсы себе и всем, с кем компания подписывает документы, расширять географию своего присутствия, повышать лояльность среди клиентов и репутацию на рынке и многое другое. Рассмотрим подробнее все эти аспекты. 

Экономия на бумаге, печати, транспортировке документов, а главное – их архивном хранении. При использовании ЭП компании больше не нужно закупать так много бумаги в офис, организовывать логистику документов с помощью курьеров, оплачивать и отслеживать доставки, а также арендовать помещения для архива. 

Ускорение документооборота. Если раньше сотруднику нужно было отстоять очередь, чтобы получить справку с места работы или заветное согласование отпуска от руководителя, то сейчас с помощью ЭП можно сделать всё это в личном кабинете в один клик. Помимо ускорения процесса, это ещё сможет существенно сэкономить нервы всем участникам процесса и создать позитивный опыт взаимодействия с компанией. 

Безопасность. Подписывая документы усиленной электронной подписью, каждый участник сделки может быть уверен, что его подпись не будет подделана, а в документ нельзя внести изменения задним числом. Всё это благодаря криптографии. 

Отсутствие необходимости личных встреч. Вам не обязательно вызывать клиента или партнёра в офис для подписания документа или стоять часами в пробках, чтобы приехать к нему лично с теми же целями. 

Удобная работа с сотрудниками на удалёнке. Вы можете нанимать сотрудников из самых разных городов: они могут подписывать все необходимые по закону кадровые документы дистанционно. Это особенно актуально в условиях кадрового голода. 

Подписание документов из любой точки мира. Вы или ваши коллеги можете находиться в командировке, в отпуске или на больничном. Но если подписание документа не терпит отлагательств, то электронная подпись станет «палочкой-выручалочкой» в этом процессе. Все документы можно подписать прямо со смартфона из любой точки мира. Есть только одно условие: там должен быть интернет. 

Расширение географии бизнеса. Если вы хотите расширить пул своих клиентов и выйти на новый рынок, то электронная подпись поможет преодолеть географический барьер. Она позволит подписывать документы с клиентами из других городов. 

Лояльность клиентов и сотрудников. Используя ЭП, вы создаёте комфортные условия для работы сотрудников и создаёте позитивный опыт взаимодействия с вами для клиентов. Предлагая удобное решение для надёжного и безопасного заключения сделки, вы повышаете лояльность потребителей и уровень своего HR-бренда. 

Невозможность потерять или испортить документ. Частый кейс: вы подписали заветный договор и случайно пролили на него кофе. Ситуация ужасная: нужно заново встречаться с клиентом для повторного подписания. А это дополнительное время и расходы. При использовании ЭП после заключения сделки все документы будут храниться в вашем личном кабинете или даже в телефоне. 

Быстрый и удобный поиск документов. Представьте, что вам нужно перепроверить условия договора, заключенного несколько лет назад. Он хранится где-то в архиве в бумажном виде. Клиент утверждает, что вы не выполнили свои обязательства, а вы попросту не можете найти этот документ, чтобы оценить ситуацию. Если будете запрашивать документ от клиента, выставите себя в неприглядном свете. Да и вы не можете быть уверена наверняка, что клиент не скорректировал этот документ в одностороннем порядке в свою пользу. Такая ситуация может привести к финансовым и репутационным рискам для компании. Используя электронную подпись, вы сможете легко найти нужный договор по ключевым словам и доказать свою правоту. 

Все перечисленные преимущества в конечном счёте влияют на капитализацию бизнеса, повышают его прибыль и долю рынка. 

• Проанализируйте, какие документы вы бы хотели в первую очередь перевести в электронный вид.

• Определитесь с видом ЭП, которая подходит под ваши задачи.

• Проанализируйте рынок и изучите доступные решения, соотнося их со своими потребностями.

• Протестируйте разные решения и выявите фаворита.

• Подготовьте и обучите сотрудников работе с ЭП.

• Проведите пилотную оцифровку определённого процесса.

• Масштабируйте опыт на все необходимые процессы и переходите полностью на электронное подписание документов. 

С развитием цифровизации электронная подпись становится необходимостью для компаний. Она имеет множество преимуществ, а главное – позволяет малому бизнесу работать с крупными заказчиками (у них обязательное условие к партнёрам – электронный документооборот) и повысить доходность бизнеса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360