Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • Финансы
  • (Нет голосов)

Реальная автоматизация по точечной проблеме: кейс от компании «Транс-Флот»

Прочтёте за 3 мин.
24 июля 2017

Как автоматизация помогла сократить затраты на формирование специфической отчётности с пяти часов до нескольких минут 

IT-инструменты, которые использует Транс-Флот

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Зарплата и управление персоналом

Даже опытные бухгалтеры, использующие в своей работе специализированные программы, не всегда знают обо всех их возможностях. Именно так произошло с самарской компанией «Транс-Флот». Грамотное техническое сопровождение консультантов позволило добавить в программу «1С:Бухгалтерия» форму отчёта, который до этого в компании составляли вручную. О том, как доработка продукта под нужды конкретного заказчика позволила упростить работу бухгалтерии, - в кейсе «Транс-Флота». 

Зачем потребовалась автоматизация 

Судоходная компания «Транс-Флот» оказывает услуги по речным и морским перевозкам, судовому агентированию, фрахтованию и экспедированию. Судна укомплектованы самым современным навигационным и спасательным оборудованием. Это необходимо для соответствия всем международным стандартам безопасности. 

Чтобы вести бухгалтерский, управленческий и регламентированный учёт, компания «Транс-Флот» практически с первых дней существования использует продукт «1С:Бухгалтерия». Автоматизацией занималась самарская компания «ПромИнфоКонсалт». Её специалисты постоянно общались с заместителем главного бухгалтера «Транс-Флота», оказывая техническую поддержку при работе с продуктами. 

У главного бухгалтера Ирины Колесниковой для подобных коммуникаций не хватало времени. Существенную его часть она тратила на подготовку отчётов по маржинальности судов для собственников: соотносила затраты и выручку по каждому из них. Как правило, на один такой отчёт уходило в среднем четыре-пять часов. Часть информации собирали бухгалтеры компании, часть сведений хранилась в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сами отчёты Ирина Колесникова готовила в таблицах Excel. 

В программе «1С:Бухаглтерия 8» не было нужной формы отчётности. Главному бухгалтеру нужно было видеть доходы и расходы по каждому судну, а такой возможности не было. Приходилось в общем потоке информации искать сведения по выручке и расходам на каждое судно. В программе отображались данные по номенклатуре, а главному бухгалтеру требовались сведения по конкретным поставщикам. 

Так как суда компании работают в том числе на экспорт, то для составления отчётов приходилось постоянно актуализировать курс валют на момент его составления. Было неудобно вручную вбивать наименования контрагентов. Иногда составленные файлы пропадали вместе с имеющейся информацией, усложняя тем самым подготовку последующих отчётов.

 В конце 2016 года представители компании «ПромИнфоКонсалт» приехали на встречу в «Транс-Флот». Они пообщались с Ириной Колесниковой и расспросили о её сложностях при подготовке отчётов по маржинальности судов.

«Это позволил выявить простой вопрос о том, какие операции бухгалтеры компании выполняют в файлах Excel», - вспоминает Артём Никольский, программист-консультант «ПромИнфоКонсалт». 

Простое решение

«В компании «Транс-Флот» специфический учёт. В программе «1С:Бухгалтерия» каждый склад – это судно. И не было функционала, который бы формировал необходимый отчёт по каждому из них», - объясняет Артём Никольский. 

Проанализировав ситуацию, специалисты «ПромИнфоКонсалт» предложили разработать форму нужного отчёта и добавить её в программу как дополнительную внешнюю обработку. У программиста ушло на эту работу около 10 часов. Для компании «Транс-Флот» создание этой формы обошлось в 11 тысяч рублей. 

Чего удалось добиться в результате автоматизации  

После внесённых в продукт изменений главному бухгалтеру больше не приходится тратить несколько часов на создание отчёта – достаточно сделать несколько кликов в программе. Необходимо выбрать конкретное судно и период, за который требуется отчёт по маржинальности. Наименования компаний-контрагентов автоматически высвечиваются, вбивать их каждый раз вручную больше не нужно. Курс валют также встроен в программу – не надо заходить на сайты банков, чтобы уточнить эту информацию. На формирование отчёта сейчас уходит несколько минут. 

«Теперь всё делается одной кнопкой и данные не теряются. Я никогда не знала о том, что программу «1С:Бухгалтерия 8» можно настроить таким образом, чтобы я могла получать отчёт по маржинальности судов. У меня появилось больше времени для выполнения своих прямых обязанностей», - рассказала Ирина Колесникова, главный бухгалтер ООО «Транс-Флот». 

«Всё очень просто, никакого специального обучения персонала или объяснений не потребовалось. Подготовленный нами отчёт не затрудняет обновление программы, никаких сложностей с ним не возникало»», - констатирует Артём Никольский.

Automation 


Читайте также: 

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время оформления заказа.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пять вдохновляющих книг по маркетингу 17 августа
    Пять вдохновляющих книг по маркетингу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Социальное предпринимательство: как устроен проект для женщин в декрете LifeMama 17 августа
    Социальное предпринимательство: как устроен проект LifeMama
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов 16 августа
    Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды 16 августа
    Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел, приобрёл: как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок 15 августа
    Как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах 15 августа
    Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне 14 августа
    Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке 14 августа
    Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке
    Прочтёте за 8 мин.
  • Маркетинг Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию 13 августа
    Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов 13 августа
    «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Финансы Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах 10 августа
    Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф 10 августа
    Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании 09 августа
    «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука 09 августа
    Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука
    Прочтёте за 4 мин.
  • Маркетинг Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров 08 августа
    Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате 08 августа
    Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании 07 августа
    В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири 07 августа
    Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Доктор, у меня плохой баланс»: как предотвратить финансовые проблемы в компании 06 августа
    Как предотвратить финансовые проблемы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок с инструктором 06 августа
    Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов