Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • Финансы
  • (Нет голосов)

Реальная автоматизация по точечной проблеме: кейс от компании «Транс-Флот»

Прочтёте за 3 мин.
24 июля 2017

Как автоматизация помогла сократить затраты на формирование специфической отчётности с пяти часов до нескольких минут 

IT-инструменты, которые использует Транс-Флот

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Зарплата и управление персоналом

Даже опытные бухгалтеры, использующие в своей работе специализированные программы, не всегда знают обо всех их возможностях. Именно так произошло с самарской компанией «Транс-Флот». Грамотное техническое сопровождение консультантов позволило добавить в программу «1С:Бухгалтерия» форму отчёта, который до этого в компании составляли вручную. О том, как доработка продукта под нужды конкретного заказчика позволила упростить работу бухгалтерии, - в кейсе «Транс-Флота». 

Зачем потребовалась автоматизация 

Судоходная компания «Транс-Флот» оказывает услуги по речным и морским перевозкам, судовому агентированию, фрахтованию и экспедированию. Судна укомплектованы самым современным навигационным и спасательным оборудованием. Это необходимо для соответствия всем международным стандартам безопасности. 

Чтобы вести бухгалтерский, управленческий и регламентированный учёт, компания «Транс-Флот» практически с первых дней существования использует продукт «1С:Бухгалтерия». Автоматизацией занималась самарская компания «ПромИнфоКонсалт». Её специалисты постоянно общались с заместителем главного бухгалтера «Транс-Флота», оказывая техническую поддержку при работе с продуктами. 

У главного бухгалтера Ирины Колесниковой для подобных коммуникаций не хватало времени. Существенную его часть она тратила на подготовку отчётов по маржинальности судов для собственников: соотносила затраты и выручку по каждому из них. Как правило, на один такой отчёт уходило в среднем четыре-пять часов. Часть информации собирали бухгалтеры компании, часть сведений хранилась в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сами отчёты Ирина Колесникова готовила в таблицах Excel. 

В программе «1С:Бухаглтерия 8» не было нужной формы отчётности. Главному бухгалтеру нужно было видеть доходы и расходы по каждому судну, а такой возможности не было. Приходилось в общем потоке информации искать сведения по выручке и расходам на каждое судно. В программе отображались данные по номенклатуре, а главному бухгалтеру требовались сведения по конкретным поставщикам. 

Так как суда компании работают в том числе на экспорт, то для составления отчётов приходилось постоянно актуализировать курс валют на момент его составления. Было неудобно вручную вбивать наименования контрагентов. Иногда составленные файлы пропадали вместе с имеющейся информацией, усложняя тем самым подготовку последующих отчётов.

 В конце 2016 года представители компании «ПромИнфоКонсалт» приехали на встречу в «Транс-Флот». Они пообщались с Ириной Колесниковой и расспросили о её сложностях при подготовке отчётов по маржинальности судов.

«Это позволил выявить простой вопрос о том, какие операции бухгалтеры компании выполняют в файлах Excel», - вспоминает Артём Никольский, программист-консультант «ПромИнфоКонсалт». 

Простое решение

«В компании «Транс-Флот» специфический учёт. В программе «1С:Бухгалтерия» каждый склад – это судно. И не было функционала, который бы формировал необходимый отчёт по каждому из них», - объясняет Артём Никольский. 

Проанализировав ситуацию, специалисты «ПромИнфоКонсалт» предложили разработать форму нужного отчёта и добавить её в программу как дополнительную внешнюю обработку. У программиста ушло на эту работу около 10 часов. Для компании «Транс-Флот» создание этой формы обошлось в 11 тысяч рублей. 

Чего удалось добиться в результате автоматизации  

После внесённых в продукт изменений главному бухгалтеру больше не приходится тратить несколько часов на создание отчёта – достаточно сделать несколько кликов в программе. Необходимо выбрать конкретное судно и период, за который требуется отчёт по маржинальности. Наименования компаний-контрагентов автоматически высвечиваются, вбивать их каждый раз вручную больше не нужно. Курс валют также встроен в программу – не надо заходить на сайты банков, чтобы уточнить эту информацию. На формирование отчёта сейчас уходит несколько минут. 

«Теперь всё делается одной кнопкой и данные не теряются. Я никогда не знала о том, что программу «1С:Бухгалтерия 8» можно настроить таким образом, чтобы я могла получать отчёт по маржинальности судов. У меня появилось больше времени для выполнения своих прямых обязанностей», - рассказала Ирина Колесникова, главный бухгалтер ООО «Транс-Флот». 

«Всё очень просто, никакого специального обучения персонала или объяснений не потребовалось. Подготовленный нами отчёт не затрудняет обновление программы, никаких сложностей с ним не возникало»», - констатирует Артём Никольский.

Automation 


Читайте также: 

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время оформления заказа.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Менеджмент Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления 13 декабря
    Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов 13 декабря
    С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами 12 декабря
    Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы История одного факапа: почему россиянину не удалось раскрутить мобильные планетарии в США с первой попытки 12 декабря
    История одного факапа: почему россиянин не смог запустить мобильные планетарии в США
    Прочтёте за 4 мин.
  • Менеджмент Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее 11 декабря
    Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur 11 декабря
    «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur
    Прочтёте за 7 мин.
  • Маркетинг 10 декабря Григорий Ильин:
    Как не спустить бюджет на digital впустую
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы 10 декабря
    Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы 07 декабря
    Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга 07 декабря
    Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Бизнес в стиле халяль: как сломать национальные стереотипы в гастропроекте 06 декабря
    Бизнес в стиле халяль: как сломать стереотипы в гастропроекте
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха и экстрима 06 декабря
    Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы 05 декабря Алексей Бояршинов:
    Как организовать эффективную работу удалённой команды
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии 05 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов 04 декабря
    От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа 04 декабря
    Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин 03 декабря
    Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы 03 декабря
    The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 5 мин. The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
  • Менеджмент Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины 30 ноября
    Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб 30 ноября
    Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб
    Прочтёте за 7 мин.
Идёт загрузка материалов