Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • Финансы
  • (Нет голосов)

Реальная автоматизация по точечной проблеме: кейс от компании «Транс-Флот»

Прочтёте за 3 мин.
24 июля 2017

Как автоматизация помогла сократить затраты на формирование специфической отчётности с пяти часов до нескольких минут 

IT-инструменты, которые использует Транс-Флот

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Зарплата и управление персоналом

Даже опытные бухгалтеры, использующие в своей работе специализированные программы, не всегда знают обо всех их возможностях. Именно так произошло с самарской компанией «Транс-Флот». Грамотное техническое сопровождение консультантов позволило добавить в программу «1С:Бухгалтерия» форму отчёта, который до этого в компании составляли вручную. О том, как доработка продукта под нужды конкретного заказчика позволила упростить работу бухгалтерии, - в кейсе «Транс-Флота». 

Зачем потребовалась автоматизация 

Судоходная компания «Транс-Флот» оказывает услуги по речным и морским перевозкам, судовому агентированию, фрахтованию и экспедированию. Судна укомплектованы самым современным навигационным и спасательным оборудованием. Это необходимо для соответствия всем международным стандартам безопасности. 

Чтобы вести бухгалтерский, управленческий и регламентированный учёт, компания «Транс-Флот» практически с первых дней существования использует продукт «1С:Бухгалтерия». Автоматизацией занималась самарская компания «ПромИнфоКонсалт». Её специалисты постоянно общались с заместителем главного бухгалтера «Транс-Флота», оказывая техническую поддержку при работе с продуктами. 

У главного бухгалтера Ирины Колесниковой для подобных коммуникаций не хватало времени. Существенную его часть она тратила на подготовку отчётов по маржинальности судов для собственников: соотносила затраты и выручку по каждому из них. Как правило, на один такой отчёт уходило в среднем четыре-пять часов. Часть информации собирали бухгалтеры компании, часть сведений хранилась в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сами отчёты Ирина Колесникова готовила в таблицах Excel. 

В программе «1С:Бухаглтерия 8» не было нужной формы отчётности. Главному бухгалтеру нужно было видеть доходы и расходы по каждому судну, а такой возможности не было. Приходилось в общем потоке информации искать сведения по выручке и расходам на каждое судно. В программе отображались данные по номенклатуре, а главному бухгалтеру требовались сведения по конкретным поставщикам. 

Так как суда компании работают в том числе на экспорт, то для составления отчётов приходилось постоянно актуализировать курс валют на момент его составления. Было неудобно вручную вбивать наименования контрагентов. Иногда составленные файлы пропадали вместе с имеющейся информацией, усложняя тем самым подготовку последующих отчётов.

 В конце 2016 года представители компании «ПромИнфоКонсалт» приехали на встречу в «Транс-Флот». Они пообщались с Ириной Колесниковой и расспросили о её сложностях при подготовке отчётов по маржинальности судов.

«Это позволил выявить простой вопрос о том, какие операции бухгалтеры компании выполняют в файлах Excel», - вспоминает Артём Никольский, программист-консультант «ПромИнфоКонсалт». 

Простое решение

«В компании «Транс-Флот» специфический учёт. В программе «1С:Бухгалтерия» каждый склад – это судно. И не было функционала, который бы формировал необходимый отчёт по каждому из них», - объясняет Артём Никольский. 

Проанализировав ситуацию, специалисты «ПромИнфоКонсалт» предложили разработать форму нужного отчёта и добавить её в программу как дополнительную внешнюю обработку. У программиста ушло на эту работу около 10 часов. Для компании «Транс-Флот» создание этой формы обошлось в 11 тысяч рублей. 

Чего удалось добиться в результате автоматизации  

После внесённых в продукт изменений главному бухгалтеру больше не приходится тратить несколько часов на создание отчёта – достаточно сделать несколько кликов в программе. Необходимо выбрать конкретное судно и период, за который требуется отчёт по маржинальности. Наименования компаний-контрагентов автоматически высвечиваются, вбивать их каждый раз вручную больше не нужно. Курс валют также встроен в программу – не надо заходить на сайты банков, чтобы уточнить эту информацию. На формирование отчёта сейчас уходит несколько минут. 

«Теперь всё делается одной кнопкой и данные не теряются. Я никогда не знала о том, что программу «1С:Бухгалтерия 8» можно настроить таким образом, чтобы я могла получать отчёт по маржинальности судов. У меня появилось больше времени для выполнения своих прямых обязанностей», - рассказала Ирина Колесникова, главный бухгалтер ООО «Транс-Флот». 

«Всё очень просто, никакого специального обучения персонала или объяснений не потребовалось. Подготовленный нами отчёт не затрудняет обновление программы, никаких сложностей с ним не возникало»», - констатирует Артём Никольский.

Automation 


Читайте также: 

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время оформления заказа.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Химчистка в стиле ЗОЖ: как с помощью маркетинга выделиться среди конкурентов 20 июня
    Химчистка в стиле ЗОЖ: как с помощью маркетинга выделиться среди конкурентов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Волшебные миры Саши Крю: как построить бизнес на стыке творчества и IT-технологий 20 июня
    Волшебные миры Саши Крю: как построить бизнес на стыке творчества и IT
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Как навести порядок в финансах компании» 19 июня
    «Как навести порядок в финансах компании»
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Finch-стратегия: как небольшая digital-студия разрабатывает проекты для крупных брендов 19 июня
    Finch-стратегия: как небольшая digital-студия разрабатывает проекты для крупных брендов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Технологии Витаем в «облаках»: как не терять деньги на пропущенных звонках 18 июня
    Витаем в «облаках»: как не терять деньги на пропущенных звонках
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Облачные юристы: как устроен сервис удалённого юридического аутсорсинга 18 июня
    Облачные юристы: как устроен сервис удалённого аутсорсинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Технологии Дорогу молодым: как продвигать новый интернет-ресурс 15 июня
    Дорогу молодым: как продвигать новый интернет-ресурс
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Наука без границ: как сеть детских научных клубов работает с партнёрами-франчайзи 15 июня
    Наука без границ: как сеть детских научных клубов работает с партнёрами-франчайзи
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса С лёгким паром: как заработать на стильных банях-хотбоксах 14 июня
    С лёгким паром: как заработать на стильных банях-хотбоксах
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Золотой домкрат для развития: чем премия «Бизнес-успех» может быть полезна малому бизнесу 14 июня
    Золотой домкрат для развития: чем премия «Бизнес-успех» полезна малому бизнесу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Финансы Что такое банковские гарантии и чем они могут быть полезны малому бизнесу 13 июня
    Что такое банковские гарантии и чем они могут быть полезны малому бизнесу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса В мире животных: как заработать на производстве корма для собак и кошек 13 июня
    В мире животных: как заработать на производстве корма для собак и кошек
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер 09 июня
    Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер
    Прочтёте за 11 мин.
  • Маркетинг Блог в помощь: зачем компании нужен корпоративный онлайн-журнал 08 июня
    Блог в помощь: зачем компании нужен корпоративный онлайн-журнал
    Прочтёте за 4 мин.
  • Финансы Уже не торт: как меняется краудфандинг и может ли он ещё помочь стартапу 08 июня
    Уже не торт: как меняется краудфандинг и может ли он ещё помочь стартапу
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент Место встречи изменить нельзя: что нужно учесть при запуске кафе или ресторана 07 июня
    Место встречи изменить нельзя: что нужно учесть при запуске кафе или ресторана
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Дольче вита: как заработать на брендированных шоколадках 07 июня
    Дольче вита: как заработать на брендированных шоколадках
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент 06 июня Виктория Белякова:
    Как политический форс-мажор едва не погубил компанию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Несъедобная еда: как заработать на пошиве бургеров, пончиков и хот-догов 06 июня
    Несъедобная еда: как заработать на пошиве бургеров и хот-догов
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Нахимичили: как заработать на производстве автомобильной и бытовой химии 05 июня
    Нахимичили: как заработать на автомобильной и бытовой химии
    Прочтёте за 6 мин.
Идёт загрузка материалов