Даже опытные бухгалтеры, использующие в своей работе специализированные программы, не всегда знают обо всех их возможностях. Именно так произошло с самарской компанией «Транс-Флот». Грамотное техническое сопровождение консультантов позволило добавить в программу «1С:Бухгалтерия» форму отчёта, который до этого в компании составляли вручную. О том, как доработка продукта под нужды конкретного заказчика позволила упростить работу бухгалтерии, - в кейсе «Транс-Флота».
Судоходная компания «Транс-Флот» оказывает услуги по речным и морским перевозкам, судовому агентированию, фрахтованию и экспедированию. Судна укомплектованы самым современным навигационным и спасательным оборудованием. Это необходимо для соответствия всем международным стандартам безопасности.
Чтобы вести бухгалтерский, управленческий и регламентированный учёт, компания «Транс-Флот» практически с первых дней существования использует продукт «1С:Бухгалтерия». Автоматизацией занималась самарская компания «ПромИнфоКонсалт». Её специалисты постоянно общались с заместителем главного бухгалтера «Транс-Флота», оказывая техническую поддержку при работе с продуктами.
У главного бухгалтера Ирины Колесниковой для подобных коммуникаций не хватало времени. Существенную его часть она тратила на подготовку отчётов по маржинальности судов для собственников: соотносила затраты и выручку по каждому из них. Как правило, на один такой отчёт уходило в среднем четыре-пять часов. Часть информации собирали бухгалтеры компании, часть сведений хранилась в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сами отчёты Ирина Колесникова готовила в таблицах Excel.
В программе «1С:Бухаглтерия 8» не было нужной формы отчётности. Главному бухгалтеру нужно было видеть доходы и расходы по каждому судну, а такой возможности не было. Приходилось в общем потоке информации искать сведения по выручке и расходам на каждое судно. В программе отображались данные по номенклатуре, а главному бухгалтеру требовались сведения по конкретным поставщикам.
Так как суда компании работают в том числе на экспорт, то для составления отчётов приходилось постоянно актуализировать курс валют на момент его составления. Было неудобно вручную вбивать наименования контрагентов. Иногда составленные файлы пропадали вместе с имеющейся информацией, усложняя тем самым подготовку последующих отчётов.
В конце 2016 года представители компании «ПромИнфоКонсалт» приехали на встречу в «Транс-Флот». Они пообщались с Ириной Колесниковой и расспросили о её сложностях при подготовке отчётов по маржинальности судов.
«Это позволил выявить простой вопрос о том, какие операции бухгалтеры компании выполняют в файлах Excel», - вспоминает Артём Никольский, программист-консультант «ПромИнфоКонсалт».
«В компании «Транс-Флот» специфический учёт. В программе «1С:Бухгалтерия» каждый склад – это судно. И не было функционала, который бы формировал необходимый отчёт по каждому из них», - объясняет Артём Никольский.
Проанализировав ситуацию, специалисты «ПромИнфоКонсалт» предложили разработать форму нужного отчёта и добавить её в программу как дополнительную внешнюю обработку. У программиста ушло на эту работу около 10 часов. Для компании «Транс-Флот» создание этой формы обошлось в 11 тысяч рублей.
После внесённых в продукт изменений главному бухгалтеру больше не приходится тратить несколько часов на создание отчёта – достаточно сделать несколько кликов в программе. Необходимо выбрать конкретное судно и период, за который требуется отчёт по маржинальности. Наименования компаний-контрагентов автоматически высвечиваются, вбивать их каждый раз вручную больше не нужно. Курс валют также встроен в программу – не надо заходить на сайты банков, чтобы уточнить эту информацию. На формирование отчёта сейчас уходит несколько минут.
«Теперь всё делается одной кнопкой и данные не теряются. Я никогда не знала о том, что программу «1С:Бухгалтерия 8» можно настроить таким образом, чтобы я могла получать отчёт по маржинальности судов. У меня появилось больше времени для выполнения своих прямых обязанностей», - рассказала Ирина Колесникова, главный бухгалтер ООО «Транс-Флот».
«Всё очень просто, никакого специального обучения персонала или объяснений не потребовалось. Подготовленный нами отчёт не затрудняет обновление программы, никаких сложностей с ним не возникало»», - констатирует Артём Никольский.
Читайте также:
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время оформления заказа.
