Владелец любого бизнеса хочет понимать, каковы доходы и расходы у его компании в текущем месяце, на неделе или конкретно сегодня. Но многие компании не могут оперативно формировать такого рода отчётность - данные стекаются из нескольких источников, не все процессы прозрачны, имеет место человеческий фактор и т.д. О том, как автоматизация позволила формировать управленческую отчётность легко и с меньшим количеством бухгалтеров, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании BulkTrans Василий Никулов.
Василий Никулов, 32 года, предприниматель из Сергиева Посада, владелец компании
BulkTrans (перевозка жидких пищевых и химических грузов по России). По образованию – столяр-плотник, с 2006 года работает в сфере логистики, компанию BulkTrans основал в 2011 году. В автопарке – рефрижераторы, автоцистерны и тентованные автомобили. В месяц компания перевозит около 10 000 тонн грузов. Среди клиентов компании – «Роснефть», «Умалат», Danon и др.
Наша компания занимается перевозками грузов по всей России. Логистика – сложная для управленческого учёта сфера: необходимо собрать много различных данных, чтобы получить отчёты по доходам и расходам, произвести расчёт финансового результата. Надо видеть график загрузки машин, вести учёт полученных товарно-транспортных накладных, без которых клиент не произведёт оплату наших услуг, и так далее.
До автоматизации мы вели отчётность в Excel. Там у нас был миллион табличек, которые заполняли разные сотрудники. Потом информацию из них вручную заносили в сервис 1С:Fresh. И чтобы свести все данные в один отчёт, требовалось много времени. Даже создание отчёта по дебиторской задолженности занимало 2-3 часа. Часто при переносе данных часть информации безвозвратно терялась, что тоже было проблемой.
Я как руководитель получал информацию с опозданием примерно на месяц. А ведь принимать решения надо здесь и сейчас.
Увидев, как много времени мы тратим на создание любого отчёта, я задумался об автоматизации. Стал изучать разные программы, которые предлагали вести управленческий учёт. В процессе поиска прочитал о решении «1С:Управление нашей фирмой» (далее – 1С:УНФ). Но мне показалось, что этот продукт не очень подходит под нужды логистического предприятия. Поэтому на первоначальном этапе я от него отказался.
В то же самое время компания «Айтон» пригласила главного бухгалтера нашей организации Елену Короткову на семинар, посвящённый использованию 1С:УНФ. Она предложила мне поехать вместе с ней. На семинаре Михаил Пинягин, руководитель компании «Айтон», выступил с презентацией о возможностях программы 1С:УНФ. Они совпадали с тем, что мне было нужно. Мы договорились о сотрудничестве.
Чтобы внедрить 1С:УНФ, необходимо было чётко понимать структуру нашей компании и то, какие процессы происходят в разных её отделах. Разобраться в структуре было довольно сложно даже мне, не говоря уже о представителях «Айтона», которые занимались автоматизацией. Они приехали к нам в офис, разговаривали со всеми нами и составляли блок-схему того, как у нас всё устроено. На это ушло три дня.
Само внедрение заняло больше года. Нашей главной целью было получить возможность вести управленческий учёт легко, видеть расходы и доходы, а также рассчитывать финансовый результат. Немаловажным было и то, чтобы сотрудникам BulkTrans было удобно работать в новой программе. Но на пути к этой цели пришлось многое сделать – охватить работу нескольких отделов и перестроить в них работу за счёт использования 1С:УНФ.
Комментарий от Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»: «В процессе автоматизации некоторые рабочие процессы в BulkTrans поменялись. Поэтому их описание, созданное нами в самом начале сотрудничества, потеряло актуальность. И то, что было уже сделано, приходилось переделывать. Изначально мы предполагали, что наш клиент будет вести учёт в типовой конфигурации программы 1С:УНФ. Но затем нашлись такие области, где типовая конфигурация не могла выполнять нужные нашему заказчику функции. И нам пришлось доработать продукт, чтобы он полностью соответствовал потребностям клиента. Плюс ко всему в течение года менялась и программа 1С:УНФ, что тоже добавило сложностей».
составление вручную графика загрузок
На линии в рейсе у нас работает 30 машин, ещё две всегда есть в запасе. Нам важно понимать, в какие дни и куда должны отправляться наши машины, какой груз и где они забирают, где выгружают его. Это позволяет планировать график загрузки. Логистам важно понимать, назначены ли на запланированные рейсы машины, все ли они на ходу, не сломалась ли какая-то из них.
До начала автоматизации всю эту информацию мы записывали на бумаге. Так вести график загрузки было сложно. Плюс опять же человеческий фактор – кто-то внёс информацию не на ту дату или забыл что-то вписать, и всё, календарь загрузки уже неверный. Теперь же график загрузок есть у нас в электронном виде в 1С:УНФ. И мы видим в нём всю нужную нам информацию.
отсутствие систематизации в продажах
Раньше в нашей компании каждый менеджер вёл собственные таблицы клиентов, с которыми он общался. В них он записывал информацию о звонках и достигнутых договорённостях, в другом файле у него могли быть записаны контакты клиента и его реквизиты. Таблицы были у каждого свои, и контролировать работу менеджеров было проблематично.
Сейчас наши продажи систематизированы, мы видим все данные по каждому клиенту: с кем из менеджеров и когда он общался, какие договорённости были достигнуты, сколько заказов уже сделано и так далее. Сейчас менеджеры компании вручную вносят гораздо меньше информации, чем раньше. Они сразу получают весь необходимый пакет документов для работы с конкретным клиентом.
Комментарий Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»: «Для систематизации продаж мы сделали несколько вещей. Во-первых, интегрировали сайт BulkTrans с программой 1С:УНФ. На сайте есть калькулятор для клиентов, с помощью которого они самостоятельно рассчитывают стоимость рейса. Сейчас после расчёта стоимости клиент может нажать на кнопку «отправить», и информация о его рейсе автоматически появится в программе 1С:УНФ. Из неё формируется документ «событие» с напоминанием менеджерам, чтобы они взяли заказ в работу.
Во-вторых, когда в компанию звонит клиент, то в программе автоматически создаётся документ «событие». И в него менеджер во время разговора (или после – как удобнее) вносит информацию об этом клиенте: название, телефон, какой груз нужно доставить и куда, с какой периодичностью, маршрут. Благодаря изменению типовой конфигурации 1С:УНФ в программе менеджер может рассчитать стоимость рейсов и сразу отправить коммерческое предложение.
Мы изменили карточку заказа. Теперь в неё подгружаются реквизиты компании-клиента, вносить их вручную не нужно».
долгая обработка платежей
Раньше мы тратили много времени на то, чтобы разнести оплату. В логистических компаниях сложный учёт поступающих средств. Каждый рейс – это заказ, на который нужно выставить акт, выписать накладную и оформить ряд других документов. Когда по одному из заказов поступала оплата, бухгалтер должен был внести эти данные в сервис 1С:Fresh, а потом в наши таблички в Excel (чтобы менеджеры и логисты видели, что выставленный счёт оплачен).
Это была очень рутинная работа для бухгалтеров: требовалось много раз сверять информацию в разных местах, вводить вручную данные платёжек в наши таблицы. И она занимала часа три. А теперь в 1С:УНФ бухгалтер может оформить всё минут за 15. Экономии времени больше, чем в десять раз.
Комментарий Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»: «Учёт в BulkTrans осложнялся тем, что каждый день компания выполняет много рейсов. Для оформления каждого надо совершить много операций, это огромный массив данных. Если бы мы использовали при автоматизации типовой функционал 1С:УНФ, то вести в нём учёт всех этих операций было бы сложно. Мы внесли коррективы, которые позволяют логистической компании работать в программе гораздо проще.
Например, для такой компании катастрофически важен учёт товарно-транспортных накладных. Клиенты платят только по этим накладным. И бухгалтеру было важно видеть номер накладной по конкретному заказу, получен ли её оригинал и отправлен ли он заказчику. В 1С:УНФ мы реализовали учёт бумажных накладных, потому что на основе этой информации в программе автоматически выставляются акты выполненных работ по сделанным рейсам. И это позволяет в дальнейшем вести учёт финансовых показателей: наличие накладных влияет на получение выручки».
волокита при составлении отчётов
Раньше на составление отчёта о доходах и расходах компании мы тратили много времени – от одного дня до недели. Сейчас я готовлю их в 1С:УНФ в течение 10-15 секунд. Это именно то, что я хотел получить в процессе автоматизации. Теперь я трачу меньше времени на бумажную волокиту, остаётся больше времени на поиск клиентов и производственную работу.
Мы автоматизировали 10 рабочих мест, потратив на это около миллиона рублей. Но эти вложения себя окупили. Теперь мне и сотрудникам BulkTrans стало гораздо удобнее работать.
Сейчас мы вносим информацию о клиенте или заказе один раз только в программу. Нам не надо ничего заносить в таблички Excel, чтобы получить нужные отчёты. То, что раньше человек вбивал руками, теперь за него делает компьютер (готовит отчёты, акты сверки перевозчиков, составляет доверенности на водителей и так далее). Когда сотрудники разобрались в программе 1С:УНФ и поняли, что им надо меньше работать с бумажками, стали более довольными.
Так как составлять отчёты стало в разы проще, мы смогли сократить штат бухгалтеров. Раньше у нас было четыре бухгалтера, а осталось два.
Сейчас мы думаем над тем, как ещё больше упростить нашу работу на базе 1С:УНФ. В частности, я хочу, чтобы программа представляла некоторые данные в виде графиков и таблиц и с выбранной периодичностью отправляла их мне на почту. Вместе с компанией «Айтон» мы уже работаем над тем, как это реализовать.
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Бойкое место: как геомаркетинг помогает найти хорошее место для магазина.
Автоматизация в фитнес-клубе: как ликвидировать хаос и начать зарабатывать.
