Рубрики:
  • Менеджмент
  • Технологии
  • Кейсы
  • 5

Автоматизация в фитнес-клубе: как ликвидировать хаос и начать зарабатывать

Прочтёте за 4 мин.
07 февраля 2018

Руслан Микитюк – о том, как IT-решения позволяют вывести бизнес на новый уровень

IT-инструменты, которые использует Руслан Микитюк

  • 1С:Предприятие
  • 1C:Фитнес клуб
  • Mango Office
  • YouTube

Грамотная автоматизация способна сберечь бюджет и преумножить прибыль в любом бизнесе. В сфере фитнес-услуг cтарая добрая таблица Excel сегодня сравнима с бумажным журналом учёта: некоторые ещё пользуются, но обречены на стояние в мёртвой точке. И всё больше сетей и отдельных клубов внедряют те или иные IT-инструменты. О том, как автоматизация фитнес клуба может помочь спортивному заведению увеличить прибыль, рассказал директор по развитию программного продукта «1С:Фитнес клуб» Руслан Микитюк.

Досье

Руслан Микитюк, директор по развитию отраслевого программного продукта  «1С: Фитнес клуб». Занимается автоматизацией заведений фитнес-индустрии с 2005 года, принимал непосредственное участие в автоматизации клубов X-Fit, «Физика», «Фитнес Мания», The Base и многих других.

Руслан Микитюк

Всё по полочкам

Когда клиентов в клубе становится больше ста, cписок больших и мелких задач, срочных вопросов не умещается ни на каких стикерах и теряется в групповых чатах. Записать информацию о каждом клиенте, вовремя отследить дату его рождения, поздравить, сделать предложение по продлению абонемента - что-то да упускается из виду. А когда в клиентской базе уже несколько сот человек, эти упущения создают брешь в доходах. Автоматизация фитнес клуба исключает человеческий фактор и берёт на себя рутинные обязательства.

Внедрив хотя бы CRM-систему, вы уже избавите своих менеджеров от хлопот с ведением клиентской базы, а коммерческий отдел - с финансовым учётом. Система отправит напоминание, когда кого поздравить, кому отправить предложение, кому позвонить и т.д. Она же посчитает, сколько лидов перешло в закрытые сделки. Комплексные решения для велнес- и фитнес-бизнеса способны облегчить жизнь уже всему персоналу и сделать процесс автоматизации всеохватывающим.

На каждом рынке есть своя специфика. Скажем, для компаний-перевозчиков нужно учесть моменты своевременного технического обслуживания автомобилей, логистику с учётом разного типа грузовых машин, складские запасы. В ресторанном бизнесе принципиально важно отслеживать «судьбу» каждого продукта или напитка: что продано напрямую, что вошло в состав блюда и в каком количестве. В фитнес-сфере главное - соблюсти индивидуальный подход.

Клиент платит деньги за абонемент и надеется получить не просто доступ к тренажёрам, а определённую услугу и атмосферу. Ему нужно попасть на конкретные тренировки, иногда - к конкретному тренеру. Отношения клуба и клиента не краткосрочны, каждый фитнес-центр заинтересован максимально их продлить. Для сетевых фитнес-клубов появляются дополнительные потребности объединения бизнес-процессов всех филиалов. И здесь часто нужно поломать голову над тем, как организовать автоматизацию лучше.


В сети фитнес-клубов Athletic-GYM модель автоматизации выстраивали дважды. Клубы работают в Твери и Тюмени, это два разных часовых пояса. «Мы работали в двух CRM-системах в разных городах, - комментирует Олег Матросов, руководитель проектов сети фитнес-клубов. - Отказывались, переходили на другие, и этот процесс казался бесконечным. В каждом клубе у нас были отдельные базы, никаким образом не связанные между собой. В работе получалось много брешей. Клиент покупал мультикарту в одном клубе, и управляющий оттуда звонил в другой фитнес-клуб и говорил: «Заведите, пожалуйста, клиента, он у меня мультикарту купил». И его заводят в свою базу без оплаты, без продажи, и он начинает ходить. У нас 10 клубов, 5 в Твери и 5 в Тюмени. Сейчас процессы по всем из них перенесены в облачную систему».

Современные системы автоматизации, тем более, если они создавались под конкретный вид бизнеса, умеют правильно структурировать процесс: разделяют обязанности сотрудников и следят за качеством их исполнения, напоминают о действиях, учитывают контрольные показатели, рассчитывают зарплату, следят за доходами и расходами, за загруженностью зон в клубе и т.д. Это систематизирует работу всей команды.

Без каких сотрудников фитнес-клуб легко обойдётся

Как бы грубо это ни звучало, но самое узкое место бизнеса - это человек. Ему нужно платить, обучать, следить за качеством работы, мотивировать. Есть функции, в которых человек незаменим сейчас и скорее всего не будет заменён в будущем. Это должности, связанные с креативностью и вариативностью мышления. Но в некоторых профессиях люди уступили или уступят машинам. Например, в фитнес-центрах сотрудники зоны ресепшн постепенно превращаются в архаичные элементы. Практически все их функции легко делегируются программе.

1С:Фитнес клуб

В 2017 году в Москве запустилась сеть фитнес-клубов Raketa: дешёвые, технологичные и большие клубы вместимостью порядка 600 человек, где по вечерам играет диджей. Их инновационность в удешевлении абонемента за счёт автоматизации и небольшого штата. Индивидуальный электронный браслет является пропуском в фитнес-клуб, открывает шкафчик в раздевалке и служит платежным инструментом. Все взаимодействия с клубом выстраиваются в личном кабинете на сайте. В зале есть зона со стойками электронной информации и автоматами с напитками и едой. Основатель проекта сам занимался автоматизацией, собрав для этого IT-команду. На разработку системы и запуск ушло 2 года и 5 миллионов рублей.

У наших клиентов есть много похожих кейсов. Например, кроссфит-студия Geroy из Уфы работает по системе групповых занятий в небольших группах, посетителей без тренеров здесь нет, клиенты записываются заранее. Поэтому нагрузка по звонкам на ресепшн всегда была огромной. Но и здесь пришли к тому, что эту зону в клубе можно упростить. Записаться на тренировки можно прямо со смартфона в приложении Моbifitness, оно работает в связке с «1С:Фитнес клуб». Там же покупается и пролонгируется карта. Это устраняет необходимость звонков и личного общения, а значит, и персонала. Тренер  в своём приложении увидит всех, кто собирается прийти, и отметит тех, кто посетил занятие на самом деле. В итоге складывается статистика посещаемости.


«Чтобы один ресепшн обслуживать, нужно минимум три администратора. Как правило, это девушки-студентки, у которых всё непредсказуемо, они каждый месяц могут меняться. И фонд оплаты труда на троих солидный получается. И нужен ещё кто-то, кто будет их контролировать. Это неэффективно», - считает владелец кроссфит-студии Geroy Наиль Еникеев.

Автоматизация фитнес клуба: связь без перебоев

Автоматизация позволяет экономить на дополнительных сервисах. Например, на SMS- и email-рассылках. SMS-рассылки можно осуществлять при помощи клубной системы, а контакт с действующими клиентами поддерживать через уведомления, которые доступны в мобильном приложении.

«У нас большинство контактов с клиентами сведено к использованию мобильного приложения и личного кабинета на сайте, - говорит руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - В основном мы отправляем push-уведомления. Через личный кабинет клиент может наблюдать в режиме реального времени загруженность клуба. Сколько оборотов турникет сделал, сколько человек зашло, сколько вышло - всё система считает. То есть вы сидите дома, и можете зайти в мобильное приложение - и выбрать, в какой клуб вам хочется идти, где больше, а где меньше людей».

1С:Фитнес клуб

Не пальцем в небо

Когда весь процесс, начиная от первого контакта с клиентом и заканчивая количеством продукции на складе для пополнения фитнес-бара, учитывается в одной системе, это позволяет руководителю смотреть на свою компанию сверху вниз, как на шахматную доску - и принимать рациональные решения. Он может также формировать отчёты: обороты денежных средств, статистику продаж, посещаемости, степень вовлечённости каждого сотрудника. И, соответственно, видеть  возможности для роста бизнеса.

1С:Фитнес клуб

Также автоматизация значительно упрощает процесс масштабирования бизнеса. Для новых локаций не нужно набирать полный штат сотрудников. Выполнение многих задач будет стандартизировано, а, например, продажи, маркетинговые акции, бухгалтерский учет  можно осуществлять централизованно для всех подразделений.

Доверяй не слову, а делу

Автоматизация фитнес клуба превращает этот бизнес из чёрного ящика с множеством человеческих связей, формальных и неформальных, в прозрачный сосуд. На мой взгляд, это делает процессы внутри компании честнее. Возможность реального отображения эффективности действий каждого сотрудника в графиках куда гуманнее видеонаблюдения за персоналом и прочих способов закручивания гаек.

1С:Фитнес клуб

Явления из разряда «повесил на другого», «улыбнулся вышестоящему», «отсиделся» отсекаются. Есть человек, и есть результат в конкретных цифрах.  

«Все базовые статистические показатели фитнес-студии собираются в системе: посещения, эффективность сотрудников, конверсии тренеров со стартовых персональных занятий в покупки, с пробных групповых тренировок в покупки, - говорит владелец кроссфит-студии Geroy Наиль Еникеев. - К одному тренеру можно сто клиентов на пробное занятие направить, и у него купит десять человек абонемент. Вроде бы он молодец. А сейчас можно посмотреть, что к другому всего десять человек отправили, и у него все купили. Благодаря аналитике эффективность каждого сотрудника прозрачна. У нас гонорар тренера зависит от количества людей в группе.  Когда не было системы, это чуть ли не на коленке всё считалось».

Прозрачность в рабочих процессах способна расставить точки над «i» и в отношениях доверия/недоверия. Автоматизация может избавить руководителей от лишних подозрений, а сотрудников от соблазна мухлевать на продажах. Когда оформление сделки гарантируется лишь ответственностью кассира, это неизбежно накладывает тень сомнения.

1С:Фитнес клуб

«Мы с коллегой проводили у себя такой эксперимент, назвали его «Окна возможностей», - рассказывает руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - Сели за рабочее место менеджера и придумывали всякие возможности украсть, жали на все кнопки. В итоге набрали список из 20 пунктов. А мы только один день сидели и думали об этом. И мы понимали, что менеджер работает постоянно и может думать об этом 12 часов в смену. Сейчас у нас система позволяет эти окна закрыть. Она как конструктор настраивается, мы смогли порезать сильно права, исключить корректировки цен при продаже».

Интеграция: как не упустить возможности

Автоматизируя свой бизнес, вы садитесь в скорый поезд постоянного развития. Речь не о волшебном эликсире бизнес-успеха, а о реалиях сегодняшнего времени. Каждый день тут и там появляются релизы о новом сервисе или IT-стартапе с оригинальной идеей - для фитнес-бизнеса в том числе. Они могут стать дополнительной интересной фишкой для работы. Главное - готовить почву для этих возможностей, чтобы суметь вовремя ими воспользоваться. Переводя свои бизнес-процессы на IT-рельсы, нужно заранее думать о том, как и с чем в будущем система сможет интегрироваться. Иначе автоматизация сможет завести в тупик.

«Мы столкнулись с такой проблемой, что поставщик нашей СRМ-системы отказался интегрироваться с дополнительными сервисами по своим причинам, - говорит руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - А нам нужно было понимать, собирать статистику, какие люди куда ходят. То есть человек зашёл в клуб, мы не понимаем, куда он пошёл, на групповое или в тренажёрный зал. Для этого нам нужно было мобильное приложение, чтобы там человек записался - и автоматически о нём информация попала в систему. Сейчас у нас установлена биометрическая система контроля доступа и работает мобильное приложение. Всё интегрировано в облачной системе, это самый простой вариант оказался».

У каждой компании свой набор потребностей для интеграции. Когда основные внутренние процессы отлажены, предприниматель имеет возможность для творчества. Отслеживать, подмечать новые предложения и без временных издержек внедрять их.

P.S. Не навреди!
На российском фитнес-рынке работают компании, которые поднимают планку по организации бизнес-процессов всё выше. Остальным нельзя топтаться на месте. Но мой совет: не идите на автоматизацию ради автоматизации. Если вы не поняли, какие задачи вам нужно решить и к какому результату вы хотите прийти, вам стоит остановиться и ответить на эти вопросы. Иначе модернизация рискует превратиться в слив бюджета.

Biz360

Читайте также:

Как заработать на едином фитнес-абонементе.
Фитнес-клуб: бизнес, которому кризис на пользу.
Запускаем фитнес-клуб: зачем продавать карты ещё до открытия.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Идеи для бизнеса 19 октября
    Остаёмся зимовать: семь вдохновляющих историй для наступающих холодов
    Прочтёте за 3 мин. Остаёмся зимовать: семь вдохновляющих историй для наступающих холодов
  • Маркетинг Маркетинг доверия: как продавать дорогие услуги разным типам клиентов 19 октября
    Маркетинг доверия: как продавать дорогие услуги разным типам клиентов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Изучить врага: как анализировать страницы своих конкурентов в соцсетях 18 октября
    Изучить врага: как анализировать страницы своих конкурентов в соцсетях
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Английский в коробке: как заработать на обучающих настольных играх 18 октября
    Английский в коробке: как заработать на обучающих настольных играх
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Один за всех и все за одного: 12 принципов крепкой бизнес-команды 17 октября
    Один за всех и все за одного: 12 принципов крепкой бизнес-команды
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Французский связной: как экс-сибирячка открыла брачное агентство во Франции 17 октября
    Французский связной: как экс-сибирячка открыла брачное агентство во Франции
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Я знаю – ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам 16 октября
    Я знаю – ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Первая «Ласточка»: как развивать детский центр в небольшом провинциальном городе 16 октября
    Первая «Ласточка»: как развивать детский центр в небольшом провинциальном городе
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Продаван, приди: как найти хорошего менеджера по продажам 15 октября
    Продаван, приди: как найти хорошего менеджера по продажам
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Когда прыжки в мешках надоели: как заработать на настольных играх для ивентов 15 октября
    Когда прыжки в мешках надоели: как заработать на настольных играх для ивентов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Деньги решают не всегда: 10 сценариев работы с лидерами мнений 12 октября
    Деньги решают не всегда: 10 сценариев работы с лидерами мнений
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес с пылу с жару: как и на чём зарабатывает сеть блинных 12 октября
    Бизнес с пылу с жару: как и на чём зарабатывает сеть блинных
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы Бизнес за границей: как предприниматели из Петербурга запускают компанию в США 11 октября
    Бизнес за границей: как предприниматели из Петербурга запускают компанию в США
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Неочевидные советы для успеха: что необходимо делать предпринимателям 11 октября
    Неочевидные советы для успеха: как необходимо поступать предпринимателям
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Включить форсаж: как автоматизация позволила интернет-магазину увеличить продажи 10 октября
    Включить форсаж: как автоматизация позволила интернет-магазину увеличить продажи
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Помогаем помогать: как работает и на чём зарабатывает сервис профессиональных сиделок 10 октября
    Помогаем помогать: как зарабатывает сервис профессиональных сиделок
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы Единым фронтом: как отраслевое объединение продавливает необходимые для развития индустрии законы 09 октября
    Единым фронтом: как продавить необходимые для развития индустрии законы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы Конкуренция и конкурентная борьба-II: ещё 11 важных уроков от предпринимателей-практиков 09 октября
    Конкурентная борьба-II: ещё 11 важных уроков от предпринимателей-практиков
    Прочтёте за 8 мин.
  • Кейсы Конкуренция и конкурентная борьба-I: десять важных уроков от практикующих предпринимателей 08 октября
    Конкурентная борьба-I: десять важных уроков от практикующих предпринимателей
    Прочтёте за 8 мин.
  • Менеджмент «Я устал, я ухожу»: что нужно знать тому, кто хочет продать свой бизнес 08 октября
    «Я устал, я ухожу»: что нужно знать тому, кто хочет продать свой бизнес
    Прочтёте за 3 мин.
Идёт загрузка материалов