Многие предприниматели настороженно относятся к идее вести учёт и подавать отчётность без штатного бухгалтера - только с помощью специализированных программ. Но очень часто бывает так, что наличие бухгалтера не гарантирует компании отсутствия штрафов от фискальных органов. В этом на собственном опыте убедилась компания «Медиаофис». О том, как заменить бухгалтера облачным сервисом, порталу Biz360.ru рассказала директор «Медиаофиса» Лариса Реутова.
Лариса Реутова, директор компании
«Медиаофис» (Пермь). Проект «Медиаофис» существует с 2011 года, является сервисом мониторинга СМИ по запросу заказчика (отслеживание количества упоминаний и публикаций в прессе). Основная масса клиентов – из Прикамья.
Бухгалтерией в нашей организации занималась сотрудница на фрилансе, но потом по ряду причин она перестала с нами сотрудничать. После неё осталась база документов, содержавшаяся в локальной «1С:Бухгалтерии». Что с ней делать, мы имели смутное представление. Ни бухгалтерского образования, ни опыта в этой сфере никто из наших сотрудников не имел. Я тоже не бухгалтер, и во всю эту документацию, а также в детали учёта никогда не вникала - доверяла специалисту.
Но с уходом бухгалтера пришлось погрузиться в эти вопросы. И оказалось, что она оставила мне не очень хорошее «наследство». Бухгалтер говорила, что делает все необходимые операции и что вовремя отправляет вовремя отчётность в налоговые органы и фонды. А оказалось, что очень многое не делалось – стали приходить штрафы по несданным отчётам. Для нас это было болезненным и неприятным сюрпризом.
Так как разбираться в сложившейся ситуации надо было быстро, стала искать программу, которая помогла бы вести и сдавать отчётность вовремя.
В нюансы установленной у нас программы «1С:Бухгалтерия» мне пришлось бы слишком долго вникать, требовалось что-то более простое. Я слышала, что имеются простые, но надёжные электронные сервисы для ведения учёта и сдачи отчётности онлайн. Стала искать информацию о них в интернете.
Изучив отзывы и информацию о нескольких сервисах, решила попробовать «1С:БизнесСтарт». Для нас было удобно, что это легальная программа фирмы 1С, в которую мы можем без риска несовместимости систем загружать свою базу из «1С:Бухгалтерии».
Привлекла и цена – 3 тысяч рублей на полгода. Это гораздо дешевле, чем мне обходился бухгалтер на фрилансе. Показалось, что разобраться в программе довольно легко. Так оно и случилось.
В середине февраля 2017 года мы впервые протестировали программу «1С:БизнесСтарт», а уже 1 марта сами подготовили первый отчёт. Сформировать его в программе помогают инструкции и понятный интерфейс. Особых бухгалтерских знаний не потребовалось, достаточно иметь общее представление о сути процессов.
Что хорошо, программа теперь напоминает мне за несколько дней до сдачи отчёта, что я должна его сделать и отправить. Теперь если у нас будут просрочки и штрафы за них, то это – целиком моя вина. Пока что никаких штрафов у нас не было.
Кроме того, обнаружился и ещё один немаловажный плюс. У меня разъездной характер работы, поэтому я редко бываю в офисе. И мне часто удобнее на встрече с клиентом сформировать в ноутбуке счёт на оплату и сразу отправить его на почту клиенту, чем делать это по возвращении в офис.
Теперь я могу в любое время зайти в «1С:БизнесСтарт» из любого места, где есть интернет. И сразу сделать все необходимые операции.
Плюс программы ещё и в том, что все данные хранятся в «облаке» - мне не надо возить с собой флэшку со всей нашей базой.
После того, как я освоила «1C:БизнесСтарт», решила больше бухгалтера вообще не нанимать. Раньше я ничего не понимала в бухгалтерии, а теперь имею о бухгалтерских процессах какое-то представление. Программа помогает мне вести отчётность, напоминает о платежах. Если возникают какие-то сложные вопросы, я обращаюсь за консультацией к знакомому аудитору – мне этого достаточно.
К относительным неудобствам программы я отнесу только то, что долго грузится база. Но это не столь критично. Тем более что доступ к легальной «1С», нужный нам функционал и адекватная стоимость продукта этот недостаток перевешивают.
Как малому предпринимателю обойтись без бухгалтера.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Автоматизация малого предприятия: несколько полезных рекомендаций.
