Менеджменту ресторана или кафе каждый день приходиться решать множество задач - контролировать персонал, делать закупки, управлять продажами и товарооборотом, формировать отчётность и т.д. Для этого можно использовать дорогостоящие профессиональные системы автоматизации, предполагающие использование специальной техники, а можно строить работу с помощью более демократичных облачных сервисов. О том, как облачный сервис помогает в работе сети кофеен Black&White, порталу Biz360.ru рассказали основатели проекта Александр Фефилов и Михаил Тихомиров.
Александр Фефилов, Михаил Тихомиров, основатели сети кофеен
Black&White. Проект запущен в 2015 году, сейчас в сети 10 кофеен в Екатеринбурге, Иркутске и Домодедово, с общей проходимостью около 800 человек в день. Бо́льшая часть заведений расположена в торговых и бизнес-центрах. В ближайшее время по франшизе откроются кофейни в Воронеже, Улан-Удэ, Краснодаре и Сочи; кроме того, компания готовится выходить на рынки стран ближнего зарубежья - к открытию планируются кофейни в Латвии и Белоруссии.
Когда Александр Фефилов и Михаил Тихомиров, совладельцы федеральной сети кофеен Black&White, только готовились к запуску бизнеса, они сразу же стали думать о его автоматизации. Изучали ведущих игроков и их предложения, читали отзывы, ездили на специализированные выставки. На одной из таких выставок в Москве познакомились с командой проекта Quick Resto - сервиса для комплексной автоматизации и удобного управления любым общепитом.
«Quick Resto был таким же стартапом, как и мы. Мы пообщались с командой проекта, увидели в них интересных людей, которые стремятся к развитию и постоянному совершенствованию. Нам понравилось, как работает их система автоматизации. И их цены были самыми доступными на рынке на тот момент. Поэтому мы решились на сотрудничество», - вспоминает Александр Фефилов.
Сейчас каждая кофейня сети Black&White автоматизирована с помощью Quick Resto. Автоматизация одного места обошлась в 72 тысячи рублей. Для работы с сервисом необходим минимум оборудования – планшет, роутер и принтер чеков. При этом не требуется покупать серверы, потому что Quick Resto является облачным сервисом.
У сервиса Quick Resto два тарифных пакета - Standard (2490 рублей в месяц) и Pro (3990 рублей в месяц). Систему без всяких ограничений можно бесплатно протестировать две недели
Остановимся подробнее на некоторых моментах, ключевых для любых заведений общепита.
У бариста любой кофейни Black&White, которые в числе прочего выполняют и функции кассиров, есть фронт-терминал. По сути, это планшет с установленным программным обеспечением. Сотрудник входит в программу (можно настроить свой логин-пароль для каждого сотрудника или всей смены), выбирает заказанные блюда, которые разделены по категориям (кофе, чай, топинги, десерты и т.д.), и способ оплаты.
Можно назначить точную сумму заказа или округлить её до минимальной, с учётом номинала купюр. В фронт-терминале бариста определяет и способ оплаты – картой, наличными или смешанным способом. При смешанном типе соотношение нала и безнала может быть любым – таким, как это удобно клиенту.
После проведения оплаты печатается чек, а этот заказ закрывается. Чеки печатаются мгновенно – с помощью wi-fi. Для этого даже не обязателен интернет, достаточно локальной сети между роутером и планшетом.
Система Quick Resto на основе выручки формирует топ-5 блюд. В него автоматически попадают те позиции из меню, которые к конкретному моменту продавались чаще всего. Информация формируется в бэк-офисе после каждой проведённой продажи, никаких дополнительных кнопок нажимать не требуется.
В бэк-офисе для блюд предусмотрена технологическая карта. В неё вручную вводятся ингредиенты, необходимые для приготовления определённого блюда: их количество, потери и конечный выход. Технологическая карта позволяет понять себестоимость блюда и то, окупается ли оно за срок хранения. Сервис позволяет создать топ-5 блюд, которые не окупают сами себя. Это сигнал к тому, чтобы исключить их из меню.
Эта информация видна тем, кто имеет доступ к бэк-офису. Как правило, это управленцы бизнеса, сотрудники склада и бухгалтер.
Сервис Quick Resto позволяет видеть остатки товаров и продуктов на складе в режиме реального времени (при наличии там работающего интернета): какой товар и когда был принят, куда затем отправлен и что имеется в наличии сейчас.
В сети кофеен Black&White по достоинству оценили оперативный документооборот, который предоставляет сервис. «Допустим, сегодня к нам в какую-то из точек приезжают продукты. Мы с iPad делаем сканы документов и загружаем их на общедоступный диск. Оттуда бухгалтер оперативно загружает их в Quick Resto вручную. Происходит приём товара, и мы сразу видим актуальные остатки. Их автоматически считает программа», - приводит пример Александр Фефилов.
Есть также возможность с помощью сервиса передавать заказ товаров или продуктов с фронт-терминала на склад в бэк-офис. Когда в какой-то точке кассир или официант понимает, что необходим конкретный товар, он переходит в раздел «Заявки». В нём он создаёт заявку, включая в неё нужные позиции. После этого заявку видит сотрудник склада. Он получает информацию о том, кто её и когда сформировал, необходимые документы и наличие нужных товаров. После этого заявку распечатывают и передают в службу доставки.
Для клиентов сети кофеен Black&White действует система лояльности, в основе которой кэшбэк. За совершённые покупки клиенту начисляются бонусные рубли на его бонусный счёт. Ими он может оплатить следующие заказы в любом заведении сети, не тратя наличные или безнал.
Клиентам выдаются карты с QR-кодами. Эти карты распознаются с помощью небольшого считывателя, который подключается к планшету бариста. Никаких дополнительных устройств для системы лояльности, предложенной сервисом Quick Resto, не требуется. Необходим только интернет для связи с бэк-офисом, в котором хранится вся история покупок клиента и состояние его бонусного счёта.
В бэк-офисе можно также назначать фиксированные скидки как отдельным клиентам, так и по группам. Есть возможность делать различные акции (например, за покупку двух блюд третье выдаётся в подарок).
«Без системы лояльности ни один проект успешным не стал. Она помогает нам быть впереди конкурентов», - уверен Александр Фефилов.
Бэк-офис сервиса Quick Resto располагается в облачном хранилище. Удалённый доступ к нему возможен в любой момент времени с любого устройства.
В бэк-офисе собственник (или любой другой сотрудник с разрешённым доступом), войдя под своим логином-паролем, может видеть всю необходимую ему информацию. Например, как идут продажи в отдельных точках сети, отчёты по реализации за определённый период, суммы возврата и выручки, информацию о движении продуктов со склада и так далее. Можно один раз сформировать шаблон отчёта с нужными данными, а затем использовать его.
«Огромное преимущество, что существует возможность управлять бизнесом удалённо. Находясь, к примеру, в Тайланде, я могу смотреть, какие тренды у меня по выручке, по дням или неделям. И я могу на это оперативно влиять», - замечает Александр Фефилов.
Как устроен сервис онлайн-записи и бронирования услуги.
Как устроен сервис по выбору подрядчика для малого бизнеса.
Как устроен сервис поиска клиентов в социальных сетях.
