Электронные перевозочные документы: как транспортно-строительная компания переходит на новый порядок работы

В 2026 году законодательство обязало транспортные компании переходить на электронные перевозочные документы. Этот переход сложно назвать гладким. Бизнес сталкивается с техническими сложностями, неготовностью контрагентов и дополнительными расходами. О том, сколько стоит подготовка к выполнению новых требований и почему закон нужно адаптировать к специфике строительных перевозок, основатель транспортно-строительной компании «Капитал» Рамиль Хакимзянов рассказал порталу Biz360.ru.

С 1 сентября 2026 года в России начался обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Требование закреплено федеральным законом от 7 июня 2025 года №140-ФЗ. Оно касается не только транспортных компаний, но и других участников грузоперевозок: грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов. До 1 марта 2027 года штрафы за нарушение данного требования на юрлица и ИП не накладываются. 

На практике я вижу, что переход на новый формат идёт медленно. Наша транспортно-строительная компания «Капитал» перевозит песок, щебень и другие нерудные материалы. Сейчас, в конце октября 2026 года, в электронном виде мы оформляем не более 5-10% перевозочных документов. В остальных случаях продолжаем работать с бумагой. 

Причина не только в нашей готовности или не готовности к новым требованиям закона: заказчики тоже пока не могут полноценно перейти на новый формат. В результате нам приходится договариваться о компромиссных вариантах документооборота. Как эти решения отразятся на работе в будущем, пока неясно. Но сейчас наша задача – продолжать перевозки и одновременно перестраивать процессы под новые требования. 

Главная трудность связана с интенсивностью работы техники в строительной отрасли. Одна машина может выполнять 10-12, а иногда и до 15-20 рейсов в день. При таком режиме оформить каждый документ в электронном виде с соблюдением всех отметок по времени крайне сложно. Например, нужно точно фиксировать время погрузки и другие сведения о перевозке. Но как это сделать, когда рейсы идут практически непрерывно – пока вопрос. 

С бумажными документами у нас есть определённая гибкость. Что-то можно скорректировать позднее, какие-то сведения внести по итогам рабочего дня. Электронный документооборот предполагает гораздо более строгую последовательность действий. 

Для дальних междугородних перевозок такая модель понятна. Но для строительной техники, которая за день совершает множество коротких поездок, она плохо соответствует реальному рабочему процессу. Сейчас на рейс любой протяжённости нужно оформлять одинаковый объём электронных документов. Это значит – на каждую машину, выполняющую короткие рейсы, надо готовить по 15 пакетов документов в день. 

При этом транспортная накладная – лишь часть задачи. Необходимо учитывать и другие документы: в частности, путевые листы. Каждый день механик должен оформить допуск автомобиля на линию и его возвращение. Кроме того, в путевом листе должна быть отметка о прохождении водителем медицинского осмотра. В бумажном варианте некоторые действия можно оформить с небольшим опозданием. Электронная система требует выстроить этот процесс иначе. 

Сейчас мы готовимся к дальнейшему внедрению электронного документооборота и перестраиваем внутренние процессы. Планируем организовать дополнительное рабочее место и нанять сотрудника, ответственного за работу с системой ГИС ЭПД. 

Для проведения предрейсовых медицинских осмотров установим дистанционный комплекс. Он позволит водителю пройти осмотр утром и получить электронный документ с подписью медработника, после чего ответственный сотрудник сможет прикрепить его к путевому листу. 

Разовые вложения только в одно рабочее место с учётом оборудования для дистанционного медосмотра превышают 500 тысяч рублей. Ещё примерно 2,5 млн рублей в год составят расходы на дополнительного сотрудника, который будет сопровождать работу с электронными документами. 

Дополнительные расходы на оформление документов могут отразиться и на стоимости перевозок для заказчиков. Если на каждый короткий рейс требуется отдельная накладная, нашим сотрудникам приходится тратить больше времени на документооборот. Затраты на оборудование и сопровождение системы также растут. По нашей предварительной оценке, в сегменте перевозок строительных материалов и работы спецтехники это может привести к росту цен примерно на 50%. 

Организационные изменения на этом не заканчиваются. Мы также оформляем электронные подписи сотрудникам, собираем необходимые документы, объясняем новые правила работы. Фактически мы сейчас перестраиваем работу с командой. И сложностей здесь тоже хватает. 

Например, для выпуска электронных подписей нужно собрать персональные данные сотрудников, но не все готовы их предоставлять. Это затрудняет подготовку компании к переходу на ЭТрН. 

Ещё один важный нюанс заключается в том, что электронный документооборот предполагает персональную ответственность за оформление документов. Раньше менеджер мог подготовить бумагу внутри компании, а ответственность за процесс оставалась преимущественно на уровне организации. Теперь действия конкретного сотрудника фиксируются в цифровой системе. К такому формату работы готовы не все. 

В итоге нам приходится одновременно решать технические, кадровые и юридические вопросы. Мы регулярно проводим внутренние совещания, распределяем задачи и контролируем их выполнение. Нельзя сказать, что после 1 сентября 2026 года ничего не изменилось. Хотя большинство документов пока остаётся бумажными, подготовительная работа идёт постоянно. При этом нагрузка на руководство и сотрудников заметно выросла. 

Важно понимать, что проблема не ограничивается одной нашей компанией. Мы обсуждаем ситуацию с коллегами и видим похожие трудности у других участников рынка. В первую очередь это строительные и сельскохозяйственные предприятия. Они тоже, как и мы, выполняют множество коротких рейсов. И им сейчас очень сложно выстроить процесс в соответствии с новыми требованиями. Это говорит о необходимости адаптировать правила к специфике отрасли. 

Дополнительные вопросы возникают и при взаимодействии с заказчиками и поставщиками. Например, по условиям договора в стоимость продажи материала входит доставка. Участники сделки могут по-разному трактовать, кто именно обязан оформлять электронную транспортную накладную и в каких случаях. И компании вынуждены отдельно согласовывать документооборот по каждой схеме поставки. Пока единообразного и понятного всем участникам подхода на рынке нет. 

Бывают ситуации, когда компания перевозит собственный материал на собственном транспорте. Иногда участники рынка считают, что такая схема позволяет обойтись без транспортной накладной. Но строить работу на предположении, что эту возможность сохранят и дальше, рискованно. Правила должны быть однозначными, чтобы бизнес понимал свои обязанности и мог заранее организовать работу. 

В законе написано, что в указанных выше ситуациях ЭТрН не нужен. Но некоторые заказчики показывают нам письма Минфина, которые в определённых случаях трактуют этот закон по-другому. И тут логика ломается: участникам рынка просто непонятно, что делать и на что ориентироваться. Пока эта логика так и не появилась. 

Я поддерживаю переход на электронный документооборот. Цифровые решения могут упростить работу компаний и сделать процессы прозрачнее. Но для этого важно, чтобы новые правила строились не только на возможностях информационных систем. Законодательство должно учитывать и то, как на самом деле устроены перевозки в разных отраслях. 

Чтобы обратить внимание регулятора на специфику отрасли, я направил обращение депутату Госдумы РФ Владиславу Даванкову. Для решения самых актуальных проблем, связанных с переходом на ЭДО, я предложил следующие шаги: 

• Освободить короткие внутрирегиональные перевозки на расстояния до 50-100 км от оформления отдельной транспортной накладной на каждый рейс, заменив их единым дневным реестром.
  
  

• Разрешить использовать универсальный передаточный документ вместо полного комплекта перевозочных документов.
  
  

• Предусмотреть упрощённый порядок оформления при аварийной замене транспорта.  

До 1 марта 2027 года на рынке, по сути, идёт период адаптации к новым правилам. На мой взгляд, это время важно использовать не только для технической подготовки бизнеса, но и для диалога между компаниями и регулятором. 

Если по итогам тестирования станет понятно, что отдельные требования трудно выполнить на практике, их надо обсуждать и корректировать. Задача цифровизации – сделать перевозки эффективнее, а не усложнить процессы, которые годами работали в отрасли. 

***

О том, как компания «Капитал» переживала другие масштабные изменения – в частности, цифровую трансформацию для упрощения управленческого учёта – Рамиль Хакимзянов расскажет на форуме для малого бизнеса «1Событие». Он пройдет 27 ноября в Москве, в «Тимирязев Центре». Подробности, программа и билеты – на сайте мероприятия.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360