Гибкая бухгалтерия: как распределять задачи между штатными сотрудниками и внешними исполнителями

Российский бизнес постепенно меняет свои внутренние процессы, связанные с бухгалтерий и финансами. Вместо классической бухгалтерии в штате теперь часто используются аутсорсинговые или гибридные модели, где часть задач остаётся внутри, а часть передаётся внешним специалистам или командам. О том, какие функции выгодно выносить за пределы компании и как выстроить работу с внешними исполнителями, порталу Biz360.ru рассказала финансовый директор платформы SkillStaff Оксана Плешанова.

Бухгалтерия и финансы остаются самым популярным направлением для аутсорсинга. По данным исследования «Б1», их уже передали или готовы передать внешним подрядчикам около 70% компаний. Следом идут смежные функции – кадровое делопроизводство и IT-поддержка. Это приводит к формированию новой модели – «гибкой бухгалтерии», где задачи делятся по принципу управляемости и критичности для бизнеса. 

Если ещё год назад ключевым аргументом в пользу аутсорсинга была экономия, то сейчас акцент смещается. Согласно уже упомянутому исследованию «Б1», доля компаний, выбирающих аутсорс ради снижения затрат, сократилась с 58% до 44%. В то же время выросла значимость гибкости, непрерывности процессов и решения кадровых проблем. 

Модель аутсорсинга в бухгалтерии и финансах в целом устоялась. Но компании всё ещё опасаются за сохранность данных, сомневаются в стабильности качества и не готовы платить за результат, который сложно проконтролировать. При этом дефицит подрядчиков как таковой уже не является проблемой: рынок исполнителей сформирован, но механизмы отбора, контроля и ответственности остаются полем для развития. 

На практике финансовые и бухгалтерские функции делятся на три основные категории: 

• Полное сопровождение. Этот формат характерен для малого и частично среднего бизнеса. При простой структуре компании и умеренном обороте достаточно одного внешнего бухгалтера, при росте количества операций – аутсорсинговой команды. В таких условиях содержание штатной бухгалтерии экономически не оправдано.
  
  

• Частичный аутсорсинг. Компании передают внешним исполнителям отдельные, изолируемые участки: кадровый учёт, расчёт заработной платы, налоговые блоки, администрирование работы с ИП и самозанятыми. Растёт спрос на специалистов, которые берут на себя операционную нагрузку – договоры, выплаты, документооборот, особенно в распределённых командах.
  
  

• Проектные задачи. Это разовые или сложные задачи: например, подготовка к аудиту, настройка учёта для выхода на маркетплейсы, финансовое моделирование, расчёт юнит-экономики или сопровождении внешнеэкономической деятельности. В этих случаях бизнесу требуется не функция, а точечная экспертиза. 

Бизнес не всегда готов полностью вынести финансовую функцию за пределы компании. 

Ключевая компетенция, которая практически всегда остаётся внутри, – это главный бухгалтер или финансовый контролёр. Задача штатного бухгалтера – не вести учёт руками, а собирать воедино все участки, проверять корректность данных и отвечать за итоговую отчётность. 

Та же логика применима и к финансам. Даже если расчёты делают внешние специалисты, внутри компании должен быть хотя бы один человек, который глубоко понимает экономику бизнеса и может верифицировать результаты. 

Собственных специалистов часто предпочитают держать в штате компании с высокой выручкой и несколькими продуктами, особенно при запуске инвестиционного трека или диверсификации бизнеса. 

В специализированных секторах, таких как финтех, при разработке новых продуктов или внедрении проектов, затрагивающих финансовые потоки, всегда необходима координация между бухгалтерией, финансистами, юристами и проектным менеджером. Даже если часть задач делегируется аутсорсерам, компания должна иметь специалистов, которые проверяют расчёты, соблюдают законность и контролируют интеграцию новых процессов. 

Компании, которые успешно работают с распределённой бухгалтерией, используют достаточно простые, но эффективные инструменты. 

KPI, привязанные к рискам 

Главный показатель – отсутствие ошибок. Основные KPI в бухгалтерии – это недопущение штрафов за неверно или несвоевременно выплаченную заработную плату, корректный и своевременный расчёт налогов, своевременная и правильная сдача отчётности. 

На рынке аутсорсинга иногда используется дополнительный механизм контроля – финансовая ответственность исполнителя. Часть бухгалтерских компаний прописывают в договоре обязательство компенсировать штрафы и пени, возникшие по вине их специалистов. Для клиента это является гарантией качества услуг и встроенной страховкой операционных рисков. 

Календарь «реперных дат» 

В компании формируется единый календарь опорных событий: выплаты заработной платы, уплаты налогов и взносов, сдачи отчётности. Имея такой календарь, внешняя команда всегда будет понимать, к какому числу какие документы или какие расчёты должны быть готовы. 

Регулярное планирование и контроль задач 

Стандартная практика – постановка задач на неделю и фиксация результата: что было запланировано, что выполнено, где возникли отклонения и почему. 

Дополнительные проверки 

На практике компании выстраивают дополнительную верификацию бухгалтерских расчётов: помимо основной учётной системы используются независимые инструменты сверки. Это связано с тем, что даже корректно настроенные системы учёта не исключают технических сбоев или ошибок в данных. 

Рост аутсорсинга бухгалтерии и финансов – это следствие перехода к новым гибким моделям, где бизнес-функции собираются как конструктор: 

• стратегическая экспертиза остаётся внутри компании;

• базовые процессы передаются на аутсорс;

• отдельные участки поручаются узким специалистам, которые могут привлекаться с рынка труда по мере необходимости. 

В итоге выигрывают те компании, которые умеют управлять этой распределённой системой: задавать правила, контролировать качество и быстро подключать нужную экспертизу. Именно такая модель постепенно становится нормой.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360