Рубрики:
  • Менеджмент
  • Финансы
  • Персоны
  • 5

Как правильно оформить деловые отношения с контрагентом

Прочтёте за 4 мин.
03 августа 2016

Разумные меры предосторожности позволят избежать потери денег, времени и нервов во взаимодействиях с коммерческими партнёрами

IT-инструменты, которые использует Игорь Носков

  • Мегаплан
  • 1С:Бухгалтерия
  • Пакет Microsoft Office
  • Сервисы Google

В сфере малого бизнеса качественные отношения с контрагентами имеют огромное значение – надёжные и проверенные партнёры смогут пойти навстречу в трудный момент, с ними проще и быстрее договориться, они являются определённой гарантией того, что работы будут выполнены в срок. Поэтому к выбору контрагента нужно подходить очень ответственно. О том, как уберечь свою компанию от нежелательных рисков при работе с контрагентом, порталу Biz360.ru рассказал управляющий партнёр юридической корпорации «АМТ» Игорь Носков.

Досье

Игорь Носков, 28 лет, управляющий партнёр юридической корпорации  «АМТ», которую основал со своим компаньоном Максимом Тараненко. Окончил Российскую академию правосудия при Верховном суде РФ и Высшем арбитражном суде РФ. Ещё студентом пошел работать по профессии. До запуска собственного бизнеса работал в компании, которая занималась куплей-продажей бизнесов, затем перешёл на службу в аппарат Арбитражного суда Москвы. Одна из основных специализаций компании «АМТ» - корпоративное право.

Игорь Носков

Предварительная проверка контрагента  

Прежде чем заключить договор с контрагентом, необходимо проверить его надёжность и состоятельность. Это позволит оценить, в частности, способен ли потенциальный партнёр выполнить свои обязательства по контракту, который вы готовитесь подписать.

Постарайтесь получить следующую информацию о контрагенте:

  • Является ли юридическое лицо действующим;
  • Ведёт ли контрагент реальную деятельность;
  • Есть ли у организации необходимые лицензии и/или разрешения;
  • Есть ли у контрагента проблемы с законом;

Является ли юридическое лицо действующим 

Если компания является не фирмой-однодневкой, а действительно ведёт деятельность, то информация о ней должна содержаться в Едином государственном реестре юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ). Проверить, внесён ли ваш возможный контрагент в ЕГРЮЛ, можно в соответствующем разделе на сайте Федеральной налоговой службы.

Выписку из ЕГРЮЛ лучше сохранить отдельным файлом или сделать скриншот. Необходимо, чтобы в файле или скриншоте была обозначена дата его создания. Это позволит доказать в суде (если до него дойдёт), что ещё до заключения сделки вы проявили осмотрительность и проверили надёжность контрагента.

Ведёт ли контрагент реальную деятельность

Одним из подтверждений этого является уплата контрагентом налогов. На сайте Федеральной налоговой службы представлены сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчётность более года. Если ваш контрагент – в этом списке, задумайтесь, стоит ли начинать с ним деловые отношения.

Если будущий партнёр в рамках договора должен выполнить какие-то обязательства, проверьте, если ли у него для этого необходимые материально-технические средства, квалифицированные сотрудники и опыт успешного ведения подобных работ. Для этого запросите у контрагента справки о его штатных сотрудниках, материально-технических ресурсах и годовых объёмах выполнения схожих договоров.

Не верьте только сведениям контрагента. Свяжитесь с теми компаниями, которые уже сотрудничали с вашим потенциальным партнёром. Попросите их написать письма о своём опыте сотрудничества. Также изучите отзывы о контрагенте в интернете, лучше всего собрать их в один файл со скриншотами страниц. Эти материалы также могут пригодиться, если дело дойдёт до суда. 

Поищете информацию о партнёре в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц. Там есть данные об истинном размере уставного капитала, активах и наличии лицензий у организаций.

Есть ли у организации необходимые лицензии и/или разрешения

Если по договору контрагент должен выполнить определённые работы, убедитесь, что у него есть для этого соответствующая лицензия. Найти перечень видов деятельности, на которые в обязательном порядке должна быть лицензия, можно в статье 12 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности». 

Целесообразно запросить у контрагента копию лицензии. Обратите внимание, будет ли она действовать до окончания срока, прописанного в договоре. Тем самым вы обезопасите себя от ситуации, когда подрядчик приступил к работе, имея лицензию, а заканчивал - уже без неё. 

Есть ряд работ, которые можно не лицензировать, но для их выполнения компания должна состоять в саморегулируемых организациях (СРО). Именно они выдают допуск к работам, влияющим на безопасность объектов строительства. Также не подлежат обязательному лицензированию аудиторские услуги и проектирование зданий.

Документ о членстве в саморегулируемой организации и свидетельство о допуске к работам можно запросить у контрагента или напрямую в СРО.

Есть ли у контрагента проблемы с законом

Посмотрите в картотеке арбитражных дел, участвует ли в настоящий момент или участвовала ранее в судебных делах компания. Если таких дел много, это может свидетельствовать о том, что контрагент не выполняет надлежащим образом своих обязательств. На этом же сайте можно выяснить, не является ли контрагент банкротом.

Изучите Реестр недобросовестных поставщиков. В него по решению ФАС вносятся компании, которые ненадлежащим образом исполнили обязательства по государственному контракту.

В Банке данных исполнительных производств содержится информация о должниках, которые не выполняют своих обязательств по погашению задолженности.

Если информация о предполагаемом контрагенте есть в нескольких из этих баз данных, задумайтесь о целесообразности подписания договора. Возможно, контрагент не сможет выполнить взятых на себя обязательств, и тогда с иском в суд придётся обращаться вам.

Начало сотрудничества

Когда вы убедились, что контрагент – надёжная компания или предприниматель, обратите внимание на то, кто от её лица ведёт с вами переговоры. Важно, чтобы это был сотрудник, имеющий на то необходимые полномочия. В противном случае может оказаться, что договорённости, достигнутые с этим лицом, контрагент впоследствии не признает и не захочет выполнять. А сама сделка, подписанная неуполномоченным представителем, может быть признана недействительной (в соответствие со статьей 168 Гражданского Кодекса РФ).

Чтобы избежать этой ситуации, запросите у контрагента следующие документы:

  • копию приказа о приёме на работе уполномоченного лица, который ведёт с вами переговоры;

  • копию Устава;

  • копию протокола общего собрания участников или заседания советов директоров с решением о назначении руководителя;

  • копию доверенности (если документы с вами подписывает не руководитель компании);

  • копию паспорта уполномоченного лица;

  • копию банковской карточки с образцом подписи руководителя (эту подпись следует сличать с той, которая ставится в ваших совместных документах).

Все копии должны быть заверены контрагентом: иметь синюю печать (при её наличии), подпись соответствующего должностного лица с расшифровкой.

В самом начале отношений с контрагентом нужно иметь в виду возможное выяснение отношений в суде. Это позволит ещё до возникновения спорной ситуации иметь на руках все документы, которые могут пригодиться при разбирательстве и подтвердят вашу правоту.

Лучше сразу прописать, каким образом будет вестись взаимный обмен документами - в какие сроки и по каким адресам (юридическому или фактическому), регламентировать переписку по электронной почте, оговорить срок реагирования на письма друг от друга.

Процесс сотрудничества  

Часто контрагенты в повседневной работе сводят документооборот к минимуму, не желая подписывать «лишние», по их мнению, бумаги. Партнёру, который выполняет работы или оказывает услуги по заключённому договору, следует настаивать на том, чтобы все бумаги оформлялись в письменном виде и вовремя подписывались его партнёром. 

Речь идёт о подписании актов поставки товара или выполненных работах, актов скрытых работ и промежуточных актов, документов о соблюдении сроков договора. Если придётся обращаться в суд, то у заказчика будут доказательства того, что он выполнял все взятые на себя обязательства.

Необходимо сохранить документы, которые могут стать доказательствами в суде: служебные записки, из которых можно понять, какого рода работы проводились; подписанные акты приёмки; пропуски для въезда на территорию заказчика; складские квитанции; накладные о передаче товара, фото- и видеоматериалы.

Если условия договора нарушаются, следует отправлять контрагенту письменные претензии. Они должны быть оформлены официально и отправлены на юридический адрес контрагента. В письме следует обозначить все ваши претензии, рассказать о выполненных работах или оказанных услугах, отказах от выполнения обязательств и т.д. Письма должны быть бумажными, а не электронными. Только они в суде помогут обосновать вашу правовую позицию. 

На практике нередки случаи, когда даже одно письмо, написанное контрагенту, становится весомым аргументом и способно поменять исход дела.

Завершение сотрудничества  

Контрагент, который работал в соответствие с договором, должен произвести ревизию документов. Следует убедиться, что все взятые обязательства им выполнены. Проверить, что все документы, подтверждающие добросовестное выполнение им работ, подписаны заказчиком.

В противном случае заказчик может обратиться в суд с заявлением о том, что контрагент нарушил условия договора. И взыскать с него неустойку, возврат залога или пени за несоблюдение сроков выполнения работ или оказания услуг.

Заказчику необходимо предоставить в бухгалтерию платёжные документы, подтверждающие, что средства контрагенту переводились. Эти документы или выписки со счётов свидетельствует о том, что сделка состоялась не только на бумаге, но и фактически. На основании данных бумаг можно отстаивать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС.

Игорь Носков

Читайте также:

Как устроен онлайн-конструктор документов.
Как работает успешная юридическая компания.
Как предпринимательница из Петербурга меняет рынок юридических услуг.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пришёл, увидел и купил: что такое лендинг пейдж и как он помогает продавать 20 сентября
    Пришёл, увидел и купил: что такое лендинг пейдж и как он помогает продавать
    Прочтёте за 10 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес – как по нотам: как заработать на школе музыки для взрослых и детей 20 сентября
    Бизнес – как по нотам: как заработать на школе музыки для взрослых и детей
    Прочтёте за 11 мин.
  • Менеджмент Особый подход: как эффективно управлять творческими сотрудниками 19 сентября
    Особый подход: как эффективно управлять творческими сотрудниками
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг 19 сентября
    Как выжать максимум из корпоративных подарков: рекомендации эксперта
    Прочтёте за 16 мин. Как выжать максимум из корпоративных подарков: рекомендации эксперта по бизнес-презентам
  • Менеджмент «Недооценённых» стало меньше: бизнес готов тратиться на оценку персонала 18 сентября
    «Недооценённых» стало меньше: бизнес готов тратиться на оценку персонала
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Бетон в России больше, чем бетон: как заработать на дизайнерских решениях из «банального» материала 18 сентября
    Бетон в России больше, чем бетон: как заработать на изделиях из «банального» материала
    Прочтёте за 7 мин.
  • Персоны К каким сложностям должен быть готов предприниматель, собирающийся покорить Америку 17 сентября
    Покоряем Америку: к каким сложностям нужно быть готовым
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Разбор полётов: почему не «взлетел» и закрылся гастро-проект «Убер Шеф» 17 сентября
    Разбор полётов: почему не «взлетел» и закрылся гастро-проект «Убер Шеф»
    Прочтёте за 10 мин.
  • Маркетинг Рисковать и удивлять: несколько хороших способов отстроиться от конкурентов в индустрии красоты 14 сентября
    Несколько хороших способов отстроиться от конкурентов в индустрии красоты
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны Как «Весёлый молочник» из США строит на Алтае ферму по евро-американской модели 14 сентября
    Как «Весёлый молочник» из США строит на Алтае ферму по евро-американской модели
    Прочтёте за 11 мин.
  • Менеджмент Вдохнуть в компанию вторую жизнь: как вернуть в устоявшийся бизнес «дух стартапа» 13 сентября
    Вдохнуть вторую жизнь: как вернуть в компанию «дух стартапа»
    Прочтёте за 11 мин.
  • Идеи для бизнеса Дети в балете: как заработать на занятиях танцами с артистами Большого театра 13 сентября
    Дети в балете: как заработать на занятиях танцами с артистами Большого театра
    Прочтёте за 9 мин.
  • Менеджмент Рублём и пряником: что работодателям нужно знать о материальной мотивации сотрудников 12 сентября
    Рублём и пряником: что работодателям нужно знать о материальной мотивации
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Автоматизация в HR-менеджменте: как устроен сервис по поиску работы рядом с домом 12 сентября
    Автоматизация в HR-менеджменте: как устроен сервис по поиску работы рядом с домом
    Прочтёте за 10 мин.
  • Менеджмент Бизнес с низким потолком: почему мини-отель не сможет генерировать большой доход 11 сентября
    Бизнес с низким потолком: можно ли заработать на мини-отеле
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как запустить массажно-оздоровительный салон в Израиле 11 сентября
    Бизнес в эмиграции: как запустить массажно-оздоровительный салон в Израиле
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент О чём не знают будущие предприниматели: 10 важных рекомендаций от владельца бизнеса 10 сентября
    О чём не знают будущие предприниматели: важные рекомендации от владельца бизнеса
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в декрете: как заработать на домашних борщах, сырниках и котлетах 10 сентября
    Бизнес в декрете: как заработать на домашних борщах, сырниках и котлетах
    Прочтёте за 8 мин.
  • Персоны «В 17 реально страшно нанимать сотрудников на 30 лет старше»: история молодого предпринимателя 07 сентября
    «Хватайся за возможности»: история молодого предпринимателя
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Дышите глубже: как заработать на тренировках с инструктором на свежем воздухе 07 сентября
    Дышите глубже: как заработать на уличных тренировках с инструктором
    Прочтёте за 8 мин.
Идёт загрузка материалов