От отдельных сервисов до целой IT-инфраструктуры: как растёт цифровой стек вместе с бизнесом

По мере роста компании набор цифровых инструментов, который ей необходим, меняется. Небольшой команде хватает нескольких базовых сервисов, а крупному бизнесу требуется целая инфраструктура из CRM, таск-трекеров, документооборота и внутренних коммуникаций. Вместе с числом сервисов растёт и счёт за них, поэтому от того, как компания собирает свой цифровой стек, напрямую зависит её бюджет. О том, какие категории сервисов нужны компаниям разного размера и в какой момент выгоднее переходить с отдельных инструментов на единое решение, порталу Biz360.ru рассказал ведущий консультант iKS-Consulting Денис Патрикеев.

Чем больше в компании людей и процессов, тем больше категорий цифровых сервисов ей требуется и тем сильнее эти сервисы влияют на бюджет. Небольшой команде достаточно базового набора, с ростом добавляются рассылки, кадровый документооборот, специализированные инструменты для сложных проектов. Одновременно растёт и число лицензий, за которые компания платит. 

На каждом этапе перед бизнесом встаёт один и тот же вопрос: закрывать эти категории отдельными специализированными сервисами или единым решением, которое объединяет их в одной среде. У обоих подходов есть свои плюсы, и оптимальный ответ меняется в зависимости от размера компании. 

Ниже – разбор для трёх этапов роста с ориентирами по набору сервисов, бюджету и логике выбора. 

На старте компания редко нуждается в сложной инфраструктуре. Команде из 15-50 человек, где есть несколько продавцов, руководитель, маркетолог и исполнители, обычно достаточно пяти категорий сервисов: 

• CRM для работы с клиентами;

• таск-трекер для задач;

• конструктор сайтов;

• мессенджер с видеосвязью;

• общее пространство для совместной работы. 

Ближе к 50 сотрудникам к этому набору добавляются сервисы email-рассылок и кадровый электронный документооборот. 

Для малого бизнеса набор из отдельных специализированных сервисов часто оказывается разумным выбором. Когда процессов немного, а часть инструментов уже внедрена и привычна команде, нет смысла перестраивать всю инфраструктуру ради единой платформы. Отдельный сервис проще запустить, он не требует сложной настройки и позволяет быстро закрыть конкретную потребность – будь то CRM, рассылки или онлайн-касса. 

Основной риск на этом этапе связан не с выбором между платформой и связкой, а с самим фактом автоматизации. Отсутствие единых сервисов приводит к тому, что растёт число ручных операций, теряется информация, усложняются коммуникации. Разброс цен в этом сегменте невелик по сравнению с более крупными компаниями, поэтому малому бизнесу важнее не сэкономить на лицензиях, а вообще выстроить прозрачные процессы, пока команда небольшая и перестроить их легко. 

С ростом до 100-250 сотрудников бизнес-процессы усложняются: увеличивается количество клиентов, проектов, внутренних согласований и параллельных задач. 

Компании этого размера, как правило, используют уже шесть и более сервисов одновременно, а к базовому набору добавляются рассылки для маркетинга и КЭДО для кадрового документооборота. Появляется потребность и в более глубокой функциональности – например, в специализированных таск-трекерах для кросс-командных проектов. 

Именно на этом этапе выбор архитектуры автоматизации начинает всерьёз влиять на бюджет. Разброс годовой стоимости между самой экономичной и самой дорогой конфигурацией сервисов в этом сегменте исчисляется уже миллионами рублей. Причина в том, что многие сервисы берут плату за каждого пользователя, и с ростом штата счёт за набор из шести-семи отдельных подписок может расти кратно. 

Здесь перед средним бизнесом встаёт выбор. Отдельные сервисы дают более развитые возможности в своей нише, но требуют интеграций и раздельного администрирования. Единая платформа объединяет коммуникации, задачи, документооборот и видеосвязь в одной среде и с одной лицензией, что упрощает управление и делает бюджет предсказуемым. 

Оптимальный ответ зависит от того, насколько компании важна глубина отдельных инструментов и сколько ресурсов у неё уходит на поддержку разрозненного стека. 

Компания в 400-500 сотрудников управляет большим объёмом клиентских, проектных и внутренних процессов, и цена разрозненности здесь достигает максимума. Число категорий сервисов остаётся плюс-минус тем же, что и у среднего бизнеса, но объём лицензий кратно больше, поэтому разница в годовой стоимости между единым решением и набором отдельных сервисов доходит до нескольких миллионов рублей в год. 

Для крупного бизнеса ключевым становится удобство работы в единой среде. Когда сотруднику приходится заходить в один сервис, чтобы связаться с клиентом, в другой для видеозвонка, в третий для выставления счёта, каждое переключение отнимает рабочее время, а в масштабе сотен человек эти потери складываются в существенные суммы. Единое окно, где все функции собраны в одном процессе, экономит и время, и деньги. 

При этом переход на комплексную платформу не обязательно означает полный отказ от специализированных инструментов. Конфигурация может выглядеть так: часть задач выполняется в сервисах единой платформы, а для отдельных сложных процессов используются специализированные решения. Такой гибридный подход позволяет крупной компании сочетать экономию единой лицензии с глубиной узкоспециализированных сервисов там, где она действительно нужна. 

Универсального ответа, что лучше – набор отдельных сервисов или единая платформа – не существует: выбор зависит от размера компании, числа процессов и уже сложившейся инфраструктуры. Чтобы не переплатить, при формировании цифрового стека стоит опираться на несколько ориентиров: 

• Определить необходимый минимум категорий. Компании от 15 человек нужно не менее пяти категорий сервисов, при численности от 100 сотрудников – шесть и более. Начинать имеет смысл с того набора, который закрывает реальные процессы, а не с максимально широкого. 
  
  

• Учитывать модель оплаты. Часть сервисов тарифицируется за каждого пользователя, часть – по единой лицензии на компанию. При росте штата первая модель дорожает кратно, и то, что выгодно на 15 сотрудниках, может оказаться дорогим на 200. 
  
  

• Проверять наличие бесплатных и годовых тарифов. Годовая оплата даёт ощутимую скидку, но доступна не у всех сервисов, а часть поставщиков не предлагает помесячных тарифов вовсе. Для компании с ограниченным оборотным капиталом это важный фактор. 
  
  

• Тестировать до покупки. Большинство сервисов предоставляют бесплатный период, за который можно оценить, подходит ли решение, до перехода на платные лицензии. 
  
  

• Переходить поэтапно. Если компания решает сменить набор разрозненных сервисов на единую платформу, переносить процессы и данные стоит по частям, используя готовые интеграции с уже работающими системами. Тогда миграция не останавливает бизнес.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360