Уходим в отрыв: как организовать корпоративное мероприятие на открытом воздухе

Организация корпоратива или другого события на природе – всегда непростая задача. Чтобы мероприятием остались довольны гости, стоит учесть массу нюансов, проявить организаторское мастерство и по возможности договориться с небесной канцелярией о хорошей погоде. О лайфхаках и принципах, которые помогают свести к минимуму вероятность форс-мажоров во время летних мероприятий, ивент-предприниматель Анна Либер рассказала порталу Biz360.ru.

Дата и место. Качественные площадки в летний период буквально нарасхват, поэтому нужно заранее позаботиться о бронировании, а также встроить мероприятие в планы гостей или производственный календарь компании. 

Подготовка списка участников. От количества гостей зависит всё: питание, логистика, развлекательная программа, количество пледов/зонтиков на случай непогоды и многое другое. 

Меню. На свежем воздухе у большинства людей просыпается, буквально, зверский аппетит. Вы привыкли считать еду по «ресторанной норме», и канапе – поштучно? Забудьте, иначе гости съедят лично вас! Как правило, многие качественные площадки находятся далеко от города, и доставку пиццы быстро организовать не получится. А от того, насколько гости будут сыты, зависит их настроение, общее отношение к мероприятию и впечатления/воспоминания от него. Надо позаботиться о достаточном количестве еды, её хранении, обслуживающем персонале и контроле за свежестью продуктов. Особенно это актуально в жару. 

Программа мероприятия. Гостей нужно развлекать. Если площадка далеко от города, то быстро вернуться домой «в любое удобное время» сложно, нужно ждать трансфер. А значит, скучающие гости станут существенной проблемой. Особенно если решат развлекать себя самостоятельно, например, алкоголем и не очень трезвыми прогулками на местности. Лучше уж куда-то их посадить и сделать несколько точек притяжения на разные вкусы: поактивнее, поспокойнее, потише, погромче. Но под незримым контролем организаторов.

Трансфер и логистика. Очень часто это становится узким местом даже для мероприятий, расположенных буквально в 10-15 километрах от города. Поэтому важно заранее определиться с транспортом и забронировать дату у перевозчика. 

Погода. Изучите прогноз погоды или узнайте, какая погода обычно бывает в вашей локации в предполагаемые даты. Но не сильно на эти данные рассчитывайте – обязательно нужно иметь планы А, Б, В, Г... на случай дождя, тумана, ливня, шторма, снега и нашествия летучих мышей. Чем вы укроете аппаратуру? Куда спрячете гостей и как развлечёте? Как доберётесь обратно до города? 

Если для проведения корпоративного мероприятия за городом выбрана уже подготовленная к ивентам площадка (например, отель или глэмпинг), то эти вопросы чаще всего берёт на себя принимающая сторона. В любом случае важно помнить про следующие моменты: 

• Медицинская помощь, так как до ближайшей больницы бывает далеко ехать. 
  
  

• Места для отдыха. Если мероприятие вдали от цивилизации, то нужны палатки или шатры, в которых можно спрятаться от солнца, ветра или дождя и немного отдохнуть. 
  
  

• Репелленты. Большинство гостей такого рода мероприятий забывают про мошек и комаров. Позаботьтесь о защите от насекомых вместо них. 
  
  

• Противопожарная безопасность и чистота. Если планируется разведение костров или приготовление пищи, то важно учесть требования МЧС.
   

• Водоёмы, они же зоны повышенной опасности. Не рекомендуется купаться в местах для этого специально не оборудованных. Также стоит выделить ответственных за водные процедуры, чтобы убедиться в безопасности купающихся. Особую опасность здесь представляет сочетание жары и алкоголя. 

Популярность этих активностей для мероприятий на открытом воздухе с каждым годом растёт. Всё дело в том, что выездные мастер-классы являются отличным развлечением: в них с радостью участвует большинство гостей. 

Кроме того, мастер-классы могут быть более яркой и эмоционально заряженной версией мерча. Фабричную футболку люди оставят себе надолго, только если она будет очевидно лучше их стандартного гардероба. А если эту футболку они украшали собственными руками, к вещи появится совершенно другое отношение. При этом изделия на мастер-классах часто обходятся дешевле, чем заказ брендированных кружек или футболок у производителей. 

Для творческих мастер-классов необходимо выполнить следующие условия. 

Защита от ветра, солнца и дождя. Многие мастер-классы предполагают продолжительную работу, и погода может сильно усложнить проведение таких активностей, а то и вовсе исключить их из программы. Поэтому важно заранее согласовать возможности площадки и подобрать оптимальные сценарии. Например, у нас есть сценарий по чеканке монет и жетонов. Всё, что требуется от участников – подобрать для себя шаблон изображения и нанести удар кузнечным молотом. Такой активности ветер и солнце никак не мешают. 

Подготовка рабочих мест. Столы и стулья являются важной частью многих творческих зон. Если нет возможности их организовать, то это обязательно нужно заранее сообщить подрядчику. Вы когда-нибудь пробовали плести браслет из бисера стоя и держа леску на весу? Просто поверьте моему богатому опыту – это неудобно. Если есть сложности с мебелью на локации, скажите об этом подрядчику заранее, и он предложит варианты, не требующие сидячего положения. Например, танцевальный мастер-класс или гигантскую раскраску.

Интеграция творческих активностей в тематику мероприятия. Это позволит сделать событие более запоминающимся. В этом случае мастер-классы должны идеально вписываться в концепцию ивента. Например, временные татуировки или глиттер-бар (бар с блёстками) отлично сочетаются с пляжными вечеринками. Для посвящённых русским традициям мероприятий можно предложить гостям создать венки из живых цветов, изготовление и декор кокошников, роспись матрёшек. 

Фотозоны и элементы тимбилдинга. Чтобы мероприятие запомнилось и завирусилось в социальных сетях, можно подготовить специальные фотозоны. Это может быть упрощённая вариация тимбилдинга на основе сценария «Составная картина», большая раскраска или флип-флоп картина. Суть в том, что участники мероприятия совместно создают большое изображение. И когда человек к чему-то лично приложил руку, ему хочется это сначала сфотографировать, а потом поделиться результатом с другими. Это отличное развлечение на мероприятии и при этом реклама бренда. 

Время и количество участников. Когда начинается мастер-класс? Сколько участников планируется? Сколько времени выделено на активность? От этого будет зависеть количество мастеров, необходимость помощников и выбор сценариев. Для обучающих мастер-классов длительностью от 30 минут нужно разделять участников на группы с разным временем начала или обеспечить рабочие места сразу для всех. Если мастер-классы потоковые, то участники присоединяются в удобное время: нужно исключить очереди и продумать информирование гостей о мастер-классе. 

Вода и освещение. Для многих активностей это очень важные моменты. При свете костра рисовать картины не в пример сложнее. 

В целом, для организаторов ивентов есть одна универсальная инструкция. Представьте себя на месте гостя и пройдите всё мероприятие «в его ботинках». Как доберётесь до места проведения? Будет ли вам удобно во время проведения мастер-классов? Будет ли интересно на всём протяжении события? Достанутся ли вам еда и напитки? Какие эмоции вы увезёте с этого события? Соответственно, «закрыв» эти и другие важные вопросы, вы сможете подготовить качественный ивент.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360