Автоматизация малого бизнеса: с чего начать и какие процессы менять в первую очередь

Достаточно часто автоматизация воспринимается бизнесом как технический проект: выбрать программу, найти подрядчика, заложить бюджет и внедрить систему. А дальше будут решены нужные бизнес-задачи. Да, автоматизация является инструментом, который помогает компании работать эффективнее, получать необходимую информацию для управления и снижать количество ручных операций. Но сама по себе автоматизация бизнес-задач не решает. О том, с какого вопроса нужно начинать проект по автоматизации и какой бюджет закладывать, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов.

Например, руководитель хочет знать, что происходит в компании сейчас: с деньгами, себестоимостью, отгрузками, запасами. Но необходимые данные собираются вручную из таблиц, с задержкой во времени. О срочности и скорости здесь говорить не приходится. Или собственник стремится масштабировать бизнес, но текущие процессы не позволяют работать с большим объёмом операций без кратного увеличения штата. 

Из нашей практики работы с клиентами я заметил один важный момент. Когда такие «звоночки» уже прозвенели, приступить к проекту наведения порядка и автоматизации учёта сложно. Денег не хватает, свободного времени мало, в приоритете совершенно другие, «горящие» вопросы. 

Так что мой совет прозвучит неожиданно. Если сейчас в компании всё хорошо, достаточно ресурсов, и вроде бы ничего не нужно менять – возможно, это самое лучшее время, чтобы начать автоматизацию. Тогда система будет готова уже к тому моменту, когда она понадобится. 

Я бы выделил две группы причин автоматизации: 

• Автоматизация, без которой бизнес не может нормально работать. Например, появляются обязательные требования со стороны государства или рынка: электронный документооборот, маркировка, обмен данными с контрагентами и т.д.
  
  

• Автоматизация для развития бизнеса. Например, собственник хочет управлять бизнесом на основании данных: быстрее получать информацию, контролировать показатели. Для этого он должен определить, какого рода решения он хочет принимать и какая информация для этого нужна. Только тогда можно понять, какие процессы надо автоматизировать и что требовать от будущей системы. 

Прежде всего нужно смотреть на бизнес-задачу. Например, торговая компания ставит целью автоматизировать продажи. Но ведь продажи тесно связаны с другими процессами: 

• с закупками – сначала нужно купить то, что будем продавать;

• со складом – товар нужно хранить, инвентаризировать, отгружать, собирать;

• со взаиморасчётами – нужно учесть долг перед поставщиком, выставить счёт покупателю, получить оплату, расплатиться. 

Поэтому в начале стоит определить основной бизнес-процесс компании – благодаря которому она создаёт ценность и получает доход. Он и подлежит автоматизации в первую очередь. 

Есть, конечно, и случаи, когда автоматизируется отдельный бизнес-процесс. Например, внедрение CRM-системы для управления продажами или WMS-системы (автоматизация склада) для управления складскими процессами. 

Более эффективный подход на старте – сформировать требования к программе. Для этого нужно понять следующее:

• какие задачи должна решать система;

• какие данные нужны руководителю;

• какие процессы следует изменить;

• какие ограничения есть у бизнеса. 

Затем можно обращаться к нескольким подрядчикам и сравнивать варианты. При этом хороший подрядчик не будет показывать вам, к примеру, решение от 1С и рассказывать про его функции. Он помогает разобраться в том, какие задачи нужно решить, каких целей достичь. И зачастую программный продукт вообще нельзя рекомендовать до погружения в процессы, их обследования и описания, выбора общей архитектуры учётно-управленческого контура в компании. 

Поэтому при выборе подрядчика важно обращать внимание на то, насколько глубоко специалисты готовы погрузиться в бизнес и его потребности. Как они презентуют программу и рассказывают о её функциях – в данном случае вопрос далеко не самый важный. Хороший внедренец должен спрашивать и слушать, а не рассказывать и показывать.

Определить стоимость автоматизации без понимания задачи невозможно, поэтому называть какие-то цифры будет некорректно. Бюджет зависит от многих факторов:

• количества пользователей;

• количества автоматизируемых процессов;

• необходимости интеграций;

• состояния текущих данных;

• сложности изменений в компании. 

Поэтому сначала нужно определить ожидаемый результат и только потом оценивать необходимые для его достижения затраты. Полезно считать не только стоимость проекта, но и потенциальный эффект этих инвестиций. Например, компания теряет деньги из-за ошибок в учёте, несвоевременной обработки заявок или отсутствия контроля запасов. Нужно оценить масштаб этих потерь и сравнить его с затратами на автоматизацию. 

Также собственнику не стоит бояться обсуждать бюджет с потенциальным подрядчиком. Например, заказчик понимает: выделенной им суммы недостаточно, чтобы решить все задачи. В таком случае хороший подрядчик предложит в рамках существующего бюджета решить те из них, которые дадут максимальный результат. 

Хуже всего, когда руководители компании просто прекращают коммуникацию с подрядчиком, получив цену выше ожидаемой. Они не оценивают соотношение стоимости и ценности, не пытаются обсудить, какую пользу можно получить в рамках доступного бюджета. Возможно, проблема не в дороговизне автоматизации, а в том, что выбран слишком большой первый этап.

• Ожидание, что сам факт наличия новой системы изменит бизнес. Это, наверное, самая распространённая ошибка. На самом деле программа как таковая ничего не меняет. Если сотрудники продолжают работать по старым правилам, не вносят данные, а процессы остаются неуправляемыми – новая система не даст ожидаемого результата.
  
  

• Попытка сделать всё сразу. Собственник хочет полностью перестроить работу компании и сразу внедрить все возможные инструменты: сложную аналитику, искусственный интеллект, интеграции со всеми системами. Но эффективнее начинать с конкретных задач. Если сейчас в компании теряются заявки, нет контроля за выполнением задач или нет возможности достоверно отслеживать показатели бизнеса – сначала нужно решить именно эти проблемы.
  
  

• Отсутствие у собственника/топ-менеджмента вовлечённости. Автоматизация обычно затрагивает ключевые процессы компании. Поэтому руководство должно понимать, какие изменения происходят и зачем они нужны. От него требуется вкладывать в проект время, принимать решения, проявлять «управленческую волю». При этом не обязательно лично управлять проектом от компании. Для этого подойдёт РПЗ (руководитель проекта со стороны заказчика). Это представитель компании, который будет взаимодействовать с подрядчиком и контролировать выполнение задач на своей стороне. Главное – не забыть наделить его необходимыми полномочиями.

Оценивать эффект автоматизации в отрыве от прочих изменений не совсем корректно. Ещё раз повторю: наличие новой программы не означает, что бизнес станет работать лучше. Нельзя просто сравнить выручку до и после внедрения и сделать вывод, что весь рост обеспечила автоматизация. За это время могли произойти и другие изменения. Например, освободилась доля на рынке, была пересобрана или обучена команда продаж, маркетинг освоил новый эффективный канал, поменялся ассортимент и так далее. 

Бизнес живёт не в вакууме, и все изменения действуют на него в совокупности. Автоматизация – лишь одно из таких изменений. Её эффект корректнее и честнее оценивать через те цели, ради которых она запускалась. Они обычно такие: 

• Возможность больше заработать. Автоматизация может создать условия для роста дохода. Например, если сотрудники быстрее обрабатывают заявки, компания может обслуживать больше клиентов без пропорционального увеличения штата. Но одной системы мало. Для достижения эффекта должны работать и другие элементы бизнеса: маркетинг, продукт, продажи.
  
  

• Возможность снизить потери. Автоматизация помогает минимизировать ошибки и неэффективные операции. Например, снизить количество ошибок при отгрузке; избежать ситуаций, когда товара нет в наличии, хотя в учёте он числится; сократить лишние затраты из-за несогласованных процессов.
  
  

• Возможность повысить управляемость. Один из наиболее важных эффектов для собственника – быстрое получение информации, необходимой для принятия решений. Если раньше руководитель несколько дней ждал отчёт, который сотрудники собирали вручную, после автоматизации он получает нужные данные сразу. Это меняет качество управления. 

Поэтому при оценке результата нужно заранее определить, что именно должно измениться после проекта. Автоматизация эффективна, лишь когда бизнес начал работать по-другому: стал более быстрым, прозрачным и управляемым.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360