Стены помогают: как офис влияет на эффективность команды и отношение клиентов

Прежде чем предъявлять претензии менеджеру по продажам, сорвавшему сделку, или программисту, затянувшему релиз, проверьте, в каких условиях они работают в вашем офисе. «Шум вентилятора, тусклая лампа, продавленное кресло и отсутствие угла, где можно поговорить с клиентом без посторонних ушей, способны снизить личную результативность сильнее, чем недостаток мотивации», – уверена основатель архитектурного бюро SERDYUK Татьяна Сердюкова. О том, как сделать офис компании комфортным для команды и клиентов, она рассказала Biz360.ru.

Типичный офис – это либо тотальный опенспейс, где вся команда сидит друг перед другом, либо тесные кабинеты. Ни та, ни другая схема не дают возможности выбрать среду под конкретную задачу. В то время как офисы с гибкими рабочими местами и несколькими типами функциональных зон позволяют сотрудникам быстрее находить подходящую площадку для решения задач и реже отвлекаться. 

Дополнительные метры для организации таких рабочих пространств не требуются, достаточно перераспределить имеющуюся площадь. Например, утром стол у окна служит местом для сосредоточенной работы с документами, после обеда становится площадкой для быстрого созвона с подрядчиком, а вечером там же собирается команда для итоговой планёрки. 

Достигается такая гибкость мобильной мебелью, трансформируемыми столами и модульными системами хранения, которые буквально за минуту позволяют убрать всё лишнее. Нейтральная база интерьера (стены спокойного тона, пол без броского рисунка) даёт возможность дополнять обстановку акцентами под текущие нужды, не затевая ремонт каждые полгода. 

Формат работы многих компаний малого бизнеса не предполагает регулярного общения с клиентами. Веб-студия, состоящая из трёх разработчиков, бухгалтерская фирма на аутсорсинге, небольшой интернет-магазин с административным блоком или команда контент-маркетологов работают в закрытом режиме. Нога потребителя не ступает в их офисы месяцами. У собственников бизнеса возникает соблазн сэкономить: обставить помещение разнокалиберной мебелью, отложить замену ламп и махнуть рукой на шум от соседней стройки. 

Практика показывает, что неудобные условия в офисе сказываются на самочувствии сотрудников. А это впоследствии дорого обходится самому бизнесу. Сотрудник, который проводит за столом по восемь-девять часов ежедневно, острее реагирует на недостатки среды, чем случайный посетитель. Физический дискомфорт со временем накапливается и переходит сначала в снижение концентрации, затем в рост числа мелких ошибок, а в перспективе в выгорание. 

Базовая потребность человека за рабочим местом – физическая безопасность, функциональный комфорт и психологическая устойчивость. Эргономичная мебель закрывает первую из них. Например, стул с поддержкой поясницы и регулируемой высотой, монитор, установленный на уровне глаз, и клавиатура, которая позволяет держать запястья в естественном положении, помогают снизить статическую нагрузку на позвоночник и суставы. 

Психологическую устойчивость персонала помогают поддерживать «личные якоря» – небольшие предметы, обозначающие место конкретного человека в офисе. Фотография семьи, кружка с памятной надписью, любимый блокнот на краю стола создают эффект «своего угла» даже в общем пространстве. 

Теперь перейдём к функциональному комфорту рабочего места. Комфортная среда снижает утомляемость, помогает дольше сохранять концентрацию и уменьшает количество перерывов из‑за дискомфорта. Понятие это многокомпонентное, складывается из нескольких факторов: 

• освещение;

• озеленение;

• уровень шума;

• температура;

• влажность;

• организация пространства. 

Понять потребности команды поможет анонимный опрос или короткая личная встреча с командой. Если бюджет ограничен, не стремитесь сразу менять всё: сосредоточьтесь на основных элементах – регулируемых стульях, подставках для ног, мониторах на правильной высоте. Многие базовые решения доступны в масс‑маркете и онлайн‑магазинах, а часть настроек можно выполнить самостоятельно без дополнительных затрат. 

Даже если площадь офиса едва превышает 30 квадратных метров, желательно выделить: 

• место для сосредоточенной индивидуальной работы;

• компактную зону коротких обсуждений (барная стойка или мягкая скамья у стены);

• переговорную либо кабину для звонков;

• кухню или место для приёма пищи. 

Небольшие улучшения в обустройстве офиса приносят ощутимую пользу. Сотрудники быстрее справляются с рутиной, а компания сохраняет стабильный коллектив. По моему опыту, вложения в среду окупаются снижением текучести. 

Офис, который одновременно служит рабочим пространством и местом встреч с клиентами, нужно организовывать иначе. Экономия на оформлении, освещении или удобстве может повлиять на восприятие компании клиентами, и не в лучшую сторону. 

Первое впечатление может сложиться ещё до начала общения с представителями вашей компании – по тому, как выглядит входная зона. Аккуратное, спокойное оформление вызывает больше доверия. Чистый пол, исправная вентиляция и единый стиль мебели дают понять, что в компании уделяют внимание сервису и комфорту посетителей и сотрудников. Напротив, потёртый коврик, шум от оборудования или разнородная мебель невольно вызывают вопросы о качестве работы бизнеса в целом и могут повлиять на готовность к сотрудничеству. 

Оцените: 

• достаточно ли места в вашей зоне ожидания;

• есть ли где оставить верхнюю одежду или поставить сумку;

• удобно ли подойти к стойке администратора или переговорной комнате. 

Цвет стен – ещё один фактор, определяющий атмосферу в офисе. Оттенки с умеренной насыщенностью (серо‑бежевый, мягкий графитовый, приглушённый терракотовый) создают спокойную обстановку и позволяют сосредоточиться на рабочих вопросах. На первый взгляд палитра может выглядеть скучновато, но ситуацию легко исправить за счёт цветовых акцентов. Главное не переборщить. Большое количество ярких деталей отвлекает и на даёт расслабиться, взгляд постоянно «цепляется» за что‑то броское. 

Слишком яркие цвета в офисе нежелательны, поскольку активно воздействуют на зрительное восприятие и могут повышать уровень нервного напряжения. Даже в просторном помещении это мешает сосредоточиться, а в малогабаритных офисах эффект становится ещё заметнее. Тут интенсивные цвета (например, ярко‑красный) или глубокие тёмные тона (тёмно‑синий) зрительно уменьшают площадь и вызывают чувство стеснённости. 

Отдельно стоит продумать освещение. Помещение выглядит гостеприимнее, когда в нём преобладает мягкий, рассеянный свет без резких бликов. Если в зоне приёма клиентов есть окна, желательно обеспечить доступ дневного света. Не стоит закрывать окна глухими шторами, лучше использовать лёгкие рулонные или римские шторы из полупрозрачной ткани. В тёмное время суток подойдут потолочные светильники с мягким спектром или настенные бра, дающие рассеянный свет. 

Приведенные выше рекомендации универсальны, но их реализация должна учитывать профиль бизнеса. Приведу несколько примеров. 

Салон красоты олицетворяет эстетику и идею преображения. Тут уместны фактуры натурального дерева или качественного пластика с матовой поверхностью, приглушенный локальный свет над рабочим местом мастера, нейтральный аромат эфирного масла в зоне ожидания. То есть всё, что создаёт ощущение утончённости. Зеркало, в котором клиент видит себя в выгодном ракурсе, и продуманный интерьер без визуального шума (провода, коробки с краской) подчеркивают главную цель визита – стать ещё красивее. 

Студия дизайна может транслировать свою экспертность через аккуратно разложенные образцы материалов, книги по архитектуре и графике, монитор для демонстрации портфолио без лишних проводов на полу. Переговорная с хорошим дневным светом и возможностью быстро вывести эскиз на большой экран производит впечатление профессионализма. Живое растение и порядок в зоне ожидания добавляют ощущение заботы. 

Юридической фирме важно показать свою компетентность и нацеленность на результат. Тут уместен приглушённый свет, кожаные или качественные тканевые кресла с прямой спинкой, отсутствие посторонних запахов и шумов. Аккуратная графика на стенах (исторические карты города или лаконичные принты) смотрится выигрышнее, чем громоздкие стеллажи с кодексами. 

• Входная зона. Грязный коврик, сломанная вешалка или перегруженный ресепшн говорят клиентам о том, что в вашей компании не всё в порядке.

• Освещение. Тусклый холодный свет вызывает усталость у сотрудников и раздражение у клиентов.

• Вентиляция. Духота и спёртый воздух снижают когнитивные способности.

• Шум. Отсутствие зоны для звонков заставляет менеджеров перекрикивать друг друга.

• Случайная мебель. Столы разной высоты, неудобные стулья без поддержки спины не создают ощущение пространства, в котором приятно находиться и работать.

• Отсутствие приватности. Переговоры, которые слышат все вокруг, не способствуют заключению выгодных сделок.

• Визуальная усталость. Груды бумаг, коробки, провода под ногами мешают концентрации и восприятию пространства, как продуманного и комфортного.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360