Стереть границы: как малому бизнесу безопасно проводить международные сделки

За последние несколько лет условия работы на международных рынках сильно изменились: появились новые платёжные маршруты, а требования к документам и механика расчётов стали совершенно другими. Из-за этого обычная международная сделка стала многоуровневым и сложным процессом. О том, почему главным препятствием для ВЭД становится потеря управляемости сделкой и как бизнесу вернуть контроль над ситуацией, сооснователь платформы InvoicePay Владислав Свирин рассказал порталу Biz360.ru.

Внешние ограничения и сложности с банковскими платежами часто кажутся главной преградой для внешнеэкономической деятельности. На деле ситуации с существенной задержкой денег сейчас случаются довольно редко. Рынок адаптировался к новым условиям, а участники процесса хорошо понимают правила игры и сформировали пулы надёжных партнёров. Если старый маршрут «доставки» платежей закрывается, найти запасной вариант для перевода можно буквально за пару часов. 

Настоящая проблема кроется внутри самих компаний: операции становятся сложнее, цепочки участников длиннее, а управлять всем этим по-прежнему пытаются через таблицы и мессенджеры. Платёж больше нельзя рассматривать как отдельное действие. Теперь это лишь малая часть большой цепи, где успех всей операции зависит от множества деталей, которые на первый взгляд кажутся несущественными. 

Давайте посмотрим на классический путь товара. Представьте себе маршрут автомобиля от иностранного продавца до салона в российском городе. В этом долгом процессе участвуют логисты, таможенные брокеры, агенты по платежам, декларанты. У каждого из них свои строгие требования к документам и срокам. 

Стоит кому-то заполнить бланк с ошибкой, и груз встанет на границе. Если платёжный агент вовремя не получит нужную информацию, перевод не пройдёт внутреннюю проверку банка. Успех сделки целиком зависит от того, насколько слаженно все участники передают друг другу точные данные в нужный момент. 

Малый и средний бизнес уже научился находить обходные пути и новые схемы работы. Но когда количество контрактов начинает расти, старые методы перестают работать. В результате компании теряют контроль над процессом раньше, чем успевают это заметить. 

Даже при работе с проверенными контрагентами скрытые риски никуда не исчезают и просто сливаются с привычной офисной рутиной. Подобные уязвимые места легко упустить из виду, поэтому разберём самые частые управленческие ошибки. 

• Хранить информацию разрозненно. Важные детали по одной поставке часто разбросаны по совершенно разным местам. Часть нужных файлов лежит в электронной почте, другая часть – в личных мессенджерах сотрудников. Переписки с логистами идут в одном чате, а диалоги с финансистами – в другом. У руководителя нет единой и понятной картины сделки.
  
  

• Полагаться на память одного менеджера. Очень часто всю историю работы по сделке держит в голове только один конкретный сотрудник. А если этот человек заболеет или уволится, компания столкнётся с большой проблемой.
  
  

• Терять контроль над статусами. Предприниматель согласовал перевод и отправил деньги. Но он совершенно не знает, где они находятся прямо сейчас. Дошли ли средства до агента? Прошли ли они обязательный комплаенс? Поступили ли деньги на счёт конечного поставщика? Без прозрачных статусов на каждом этапе невозможно планировать следующие шаги, любая задержка становится неожиданностью вместо управляемой ситуации.
  
  

• Допускать ошибки на стыках этапов. Практика показывает, что чаще всего сбои происходят в момент передачи задачи. Это случается там, где ответственность переходит от одного человека к другому. Например, логист забыл предупредить финансиста об изменении итоговой суммы. Или таможенный брокер не получил от менеджера актуальный инвойс. В результате вся сделка сильно затягивается. Компания теряет драгоценное время и платит штрафы за простой. 

Каждую международную сделку нужно превратить из набора случайных действий в чёткий и понятный алгоритм. Вернуть прозрачность и защитить интересы малого бизнеса помогут несколько практических шагов: 

• Создать единое информационное пространство. Абсолютно все участники процесса должны работать в одной прозрачной среде. Все договоры, инвойсы, чеки об оплате и рабочие переписки лучше хранить в одном безопасном месте. Если бухгалтеру срочно нужен договор, он не ищет его в чатах, а просто заходит в программу и скачивает нужный файл за пару секунд. 
  
  

• Внедрить чёткие статусы для каждого этапа. Руководитель всегда должен знать, на какой стадии находится проект. Статусы должны быть максимально понятными. Например: «деньги отправлены агенту», «проходим проверку», «оплата поступила продавцу». Каждый новый шаг нужно сразу фиксировать в системе. Это даёт полный контроль над ситуацией и возможность мгновенно реагировать на любые заминки. 
  
  

• Стандартизировать работу с бумагами. Стоит прописать чёткие правила работы с документами, которые будут одинаковы для всех участников сделки. Нужно заранее определить, какие документы необходимы для старта работы и кто должен их проверять. Рекомендую закрепить за кем-то конкретным загрузку финальных актов и накладных, чтобы данная часть процесса не зависела от того, кто первый о ней вспомнит. Когда правила прописаны, сотрудники не переспрашивают друг друга и не теряют время на выяснение, кто за что отвечает. 
  
  

• Использовать современные IT-решения. Справляться с большим потоком информации вручную – это очень сложно и долго. Обычные таблицы в офисных программах слишком быстро устаревают, данные в них теряют актуальность. На рынке уже есть специальные сервисы и платформы. Они помогают автоматизировать сложные процессы внешней торговли. Подобные цифровые инструменты связывают всех участников сделки в одном удобном окне. В них можно легко отслеживать маршрут денег, безопасно хранить сканы договоров и контролировать сроки поставок. Переписка ведётся прямо внутри карточки платежа. Если возникает спорный вопрос, вся история диалога уже перед глазами и не нужно пересылать друг другу старые письма в поисках нужной детали. 

Выстроенная система для ВЭД позволяет бизнесу: 

• Заранее планировать процессы. Появляется точное понимание сроков прибытия товара и дат оплаты таможенных пошлин, а значит, денежные потоки под контролем и кассовые разрывы не застают врасплох. 
  
  

• Снизить риски. Когда процесс выстроен системно, вероятность критической ошибки становится минимальной. Исчезает зависимость от настроения или памяти одного конкретного сотрудника, а система сама напоминает о важных шагах. 
  
  

• Ускорить работу команды. Персонал начинает принимать решения быстрее: согласование документов занимает минуты, а не часы переписки в поисках нужного файла. 
  
  

• Масштабировать бизнес. Выстроенные процессы позволяют наращивать объёмы закупок без срочного найма новых сотрудников. Инструменты забирают на себя рутинную работу, и у команды появляется время для поиска новых выгодных контрактов. 

Чем сложнее становится глобальный рынок, тем выше цена любой оплошности. Поэтому выигрывает не тот, кто нашёл самый дешёвый маршрут, а тот, кто выстроил процесс, в котором ошибкам негде возникнуть.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360