Время – деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчёт стоимости заказов

Прочтёте за 4 мин.

Кейс от компании ART-Dizo

IT-инструменты, которые использует Диля Войтенко

  • 1С:УНФ
  • 1С:Бухгалтерия
  • Яндекс.Карты
  • Telegram

Московская компания ART-Dizo специализируется на производстве различной упаковки – для цветов, конфет, парфюмерии, подарков и сувениров. Заказчикам часто требуется разработать индивидуальный дизайн и произвести коробки нестандартных размеров. До недавнего времени стоимость каждого заказа рассчитывалась вручную. Этот процесс требовал от менеджеров внимательности и занимал много времени. О том, как автоматизация помогла в разы сократить время оформления заказа, порталу Biz360.ru рассказала основатель компании ART-Dizo Диля Войтенко.

Досье

Диля Войтенко – предприниматель из Москвы, основатель компании ART-Dizo. В 2009 году основала рекламное агентство ART-Dizo, в 2016 году у него появилось собственное производство подарочных коробок и упаковок, ставшее со временем профильным направлением. Среди клиентов компании – «Банк ВТБ», «Кремлёвский комбинат питания», Московский патриархат, цветочные салоны и рекламные агентства.

Диля Войтенко

Зачем потребовалась автоматизация

Наша компания с 2016 года занимается разработкой дизайна упаковки и её производством. До этого мы сотрудничали со сторонними подрядчиками, но они часто подводили. Не по нашей вине срывались сроки поставок, имел место и брак. 

Мы задумались о том, чтобы взять производство в свои руки. Сначала частично: заказывали вырубку заготовок из картона у подрядчиков, а сборкой коробок и упаковок занимались штатные сотрудники. 

Увидев, как выросло качество продукции, мы решились на покупку оборудования – тигеля для вырубки картонных форм, тигеля для горячего тиснения (нанесения логотипов на коробки), ламинатора, резака, цифровой печатной машины и плоттера. В результате мы стали полноценным производством. 

Чаще всего нашими клиентами становятся компании с товарным бизнесом (цветочные салоны, бренды украшений, косметические компании), корпорации (банки, крупные логистические и нефтяные компании), а также рекламные агентства. Например, мы сотрудничаем с «Кремлёвским комбинатом питания», который заказывает коробки для конфет, упаковку для рыбы, а также пакеты.

ART-Dizo 

До прошлого года наши менеджеры тратили много времени на то, чтобы вручную рассчитать стоимость каждого заказа. Цена картона, который мы используем в производстве, привязана к курсу валют. И чтобы узнать его актуальную стоимость, приходилось созваниваться с поставщиками или проверять цены в их прайсе. Затем менеджер рассчитывала вручную расход картона, бумаги и стоимость штампов. Это важно для определения стоимости как больших, так и маленьких тиражей. 

Плюс нужно учесть ряд важных дополнений, которые влияют на конечную стоимость – например, нанесение тиснения по индивидуальному заказу или шаблону. Только при наличии всех расчётов менеджер может составить коммерческое предложение. 

Мы понимали, что клиенты сейчас не готовы долго ждать ответа на свой запрос. Нам требовалось работать быстрее. К тому же ручной расчёт – это неизбежные частые ошибки. Автоматизация могла нам помочь в решении этих проблем. 

Выбор продукта и подрядчика

Знакомые предприниматели порекомендовали мне обратиться в компанию «Айтон», сотрудничеством с которой остались довольны. Я прислушалась к ним. На встрече со специалистами «Айтона» объяснила, что нам необходимо оптимизировать расчёт коммерческого предложения. 

Эксперты компании предложили программное решение «1С:Управление нашей фирмой» (далее «1С:УНФ» - прим. редакции) и подробно рассказали, какой у него функционал. И что оно не только может решить нашу задачу, но и поможет с учётом готовой продукции. Для нас это тоже актуально, так как у нас есть собственный магазин упаковки. Мы согласились на внедрение «1С:УНФ» – и приступили к работе.

ART-Dizo 

Самым сложным в процессе внедрения было создание алгоритма, который рассчитывает стоимость заказа. Наша компания производит коробки разных форм и размеров. Есть много факторов, которые необходимо учитывать при определении конечной стоимости. Например, есть ли у нашего производства уже готовый штамп (форма) для данной упаковки или его придётся произвести «с нуля». Помимо этого, мне, как собственнику бизнеса, было важно, чтобы при расчётах учитывалась и маржинальность заказа. Не хотелось работать себе в убыток. 

Что удалось улучшить в наших бизнес-процессах

Задача №1, которую решила автоматизация: появился калькулятор расчёта стоимости заказа 

В программе «1С:УНФ» есть специальный удобный инструмент – калькулятор, который производит расчёт заказа. Он использует данные о стоимости материалов, которые поступают в базу 1С автоматически из прайс-листов поставщиков, и опирается на формулы, которые заложены в IT-решение сотрудниками компании «Айтон». 

Менеджер выбирает для расчёта нужные материалы, указывает размеры коробки и дополнительные опции. Затем калькулятор выдает конечную стоимость. Сейчас эта операция занимает около 3-5 минут, а раньше на неё уходило как минимум 15-20 минут. 

Задача №2, которую решила автоматизация: минимизировали количество ошибок в расчётах 

Если менеджер что-то считает не так, то калькулятор сигнализирует о допущенных ошибках. Например, о выборе другого материала или пропуске какого-то пункта. Это сразу замечает менеджер и корректирует расчёт. Я как собственник бизнеса теперь более спокойна. 

ART-Dizo

Задача №3, которую решила автоматизация: определение маржинальности заказа 

Калькулятор сразу показывает нашу маржинальность. Раньше я понимала её на интуитивном уровне, без привязки к конкретным цифрам. А о показателях эффективности бизнеса можно было говорить только после анализа оборотов и остатков продукции в конце месяца. 

Сейчас мы сразу видим маржинальность и понимаем, какая продукция для каких клиентов генерирует нам большую выручку. Благодаря этому можем концентрироваться на высокомаржинальных сегментах. 

Задача №4, которую решила автоматизация: формируем базу выполненных заказов 

Сейчас в базе 1С хранится вся информация о заказах. Если мы когда-то разрабатывали индивидуальный штамп для коробки, то его размеры остаются у нас, и они доступны в «1С:УНФ» всем менеджерам. 

При расчёте очередного заказа менеджер вводит параметры нового заказа, а калькулятор выдаёт информацию о готовых штампах в пределах +/– 5 см. Клиенту предлагают использовать форму, максимально близкую к желаемому размеру, чтобы не разрабатывать новую. Так клиент может существенно сэкономить. Удобно и ему, и нам: для нас это означает меньше трудозатрат.

ART-Dizo 

В нашей базе теперь накапливаются данные о всех выполненных заказах. Если через какое-то время клиент возвращается и просит повторить прежний заказ, мы быстро находим всю информацию о нём. И с помощью калькулятора лишь актуализируем цену, принимая в расчёт новую стоимость материалов. 

Задача №5, которую решила автоматизация: учёт остатков продукции 

У нас есть собственный магазин готовой продукции. Мы внедрили учёт остатков продукции и материалов. Это позволяет менеджерам при общении с заказчиками предлагать им тот материал для упаковки, который есть у нас в наличии. Так нам не приходится закупать новую партию под конкретный заказ. 

Итоги автоматизации

Процесс автоматизации занял не слишком много времени. От постановки задачи исполнителю до первого расчёта в программе «1С:УНФ» прошло около месяца. Больше времени ушло на то, чтобы систематизировать информацию обо всех формулах, которые мы используем в работе, и передать их представителям компании «Айтон» для внесения в программное решение. 

Сейчас наша компания быстрее составляет коммерческие предложения. Вести расчёт в «1С:УНФ» стало гораздо проще. Нет проблем с привлечением новых сотрудников. Менеджеру, недавно принятому на работу, требуется буквально несколько часов, чтобы разобраться с калькулятором в программе. Нам не приходится тратить много времени на подготовку новичка, мне как собственнику это очень удобно. 

Наши вложения в автоматизацию составили около 300 тысяч рублей. Но я довольна полученным результатом и тем, как теперь выстроена наша работа. Мы стали более конкурентоспособными, так как можем быстрее реагировать на запросы клиентов.

ART-Dizo

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».

13 октября 2022

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов