Расставить все точки над «И»: что необходимо проверить перед окончательным расчётом с подрядчиком

Подписанный акт подтверждает приёмку работ, но не всегда отвечает на вопрос, кто кому и сколько ещё должен. У сторон сделки могут остаться авансы, отдельная плата за услуги, расходы и требования по другим связанным договорам. Иногда нерешённые финансовые вопросы выливаются в судебные споры, которые, помимо прочего, наносят ущерб деловой репутации. О том, как проверить расчёты с подрядчиком до того, как проект официально завершён, порталу Biz360.ru рассказал управляющий партнёр фирмы «Империус» Александр Куртапов.

В договоре может стоять предельная цена, а итоговый объём работ оказаться меньше. Дополнительные соглашения, изменения задания и фактическая приёмка влияют на расчёт. Поэтому сравнивать все платежи только с первоначальной ценой договора недостаточно. 

Я советую собрать в одной таблице три показателя: 

• что стороны согласовали;

• что заказчик принял;

• что заказчик перечислил подрядчику. 

Рядом с каждой суммой укажите документ и дату. Отдельно отметьте, какой платёж был авансом, а какой – оплатой конкретного этапа. 

Проверьте расхождения с бухгалтером и руководителем проекта. Не всякая разница между платежами и актами означает переплату. Нужно понять, учтены ли изменения цены и объёма, дополнительные работы, возвраты денег и назначение каждого платежа. Сама по себе арифметическая разница ещё не объясняет, почему одна сторона обязана вернуть её другой. 

Приведу показательный пример. В деле № А40-125327/2024 генподрядчик «ГВСУ №14» предъявил требования к субподрядчику АО «Криогенмонтаж». Предельная стоимость договора составляла 16 711 110,37 рублей. По итоговому акту от 30 декабря 2019 года были приняты работы на 13 049 616,17 рублей. Перечислено субподрядчику 13 097 900,20 рублей. 

Разницу в 48 284,03 рублей истец назвал переплатой. Но иск включал ещё 726 144,15 рублей за генподрядные услуги. Вместе эти позиции составляли 774 428,18 рублей, а с процентами заявленное требование достигло 1 021 067,74 рублей. 

Взыскать эту сумму не удалось. Одна из причин отказа в иске – исковая давность (она составляет три года с момента срока оплаты, прописанного в договоре). Суды связали осведомлённость истца о переплате и задолженности с итоговым актом от 30 декабря 2019 года. С иском он обратился 4 июня 2024 года; ответчик заявил о пропуске срока. Кроме того, суды оценили встречные обязательства по связанным договорам и их завершающий баланс: что каждая сторона исполнила и что ещё остаётся исполнить. 

Важно! В этом споре я вижу для руководителя на стороне заказчика две задачи: вовремя выявить собственное требование и проверить, не остаются ли у контрагента требования к вам. Подписание акта – подходящий момент для такой проверки, но не универсальная дата начала всех юридических сроков. 

У заказчика может быть обязанность оплатить работы, а у подрядчика – отдельная обязанность оплатить предусмотренные договором услуги заказчика. В субподряде это могут быть генподрядные услуги – услуги, которые генподрядчик по договору оказывает субподрядчику. В других отношениях стороны отдельно регулируют оборудование, коммунальные ресурсы или использование площадки. 

По каждой такой позиции я предлагаю задать сотрудникам четыре вопроса: 

• где установлена обязанность платить;

• как определяется сумма;

• каким документом подтверждается исполнение;

• когда наступает срок оплаты. 

В договоре из приведённого дела плата за генподрядные услуги была предусмотрена отдельно. Поэтому итоговый акт работ и расчёт услуг нельзя было считать одним и тем же документом. 

Для сделки с подрядчиком нужно проверить именно её условия: процент авансов, базу расчёта, сроки оформления актов и последствия, которые стороны связали с их отсутствием. 

Важно! Если сотрудник предлагает просто удержать спорную сумму из оплаты подрядчику, передайте вопрос юристу. Возможность такого действия зависит от договора, характера требований и применимого способа прекращения обязательств. Запись во внутренней таблице не создаёт право на удержание денег. 

Между компаниями могут одновременно действовать несколько договоров. Заказчик может требовать вернуть переплату по одному договору и одновременно оставаться должником подрядчика по другому. 

В деле «Криогенмонтажа» суды исследовали договоры подряда и возмещения затрат на электроэнергию. Они оценили их связь и встречное исполнение. Важен был не сам факт, что в договорах участвовали те же компании, а содержание хозяйственных отношений и документов. В материалах также фигурировали сверка расчётов и ранее присуждённый долг генподрядчика перед субподрядчиком. 

Я рекомендую запросить у бухгалтерии расчёт по всем связанным договорам и показать его юристу вместе с документами. Это не означает, что любой долг одного контрагента автоматически погашает любой другой. Для такого вывода нужны основания, которые проверяются отдельно. 

Важно! Не объединяйте спорные суммы в одну строку «остаток по клиенту». Сохраните для каждой позиции её договор, основание, срок и статус – «признаётся сторонами», «оспаривается», «уже рассматривалась судом» или «оплачена». 

Если завершённый проект передали в архив, это ещё не значит, что претензии по нему можно отложить. Дата, когда компания узнала или должна была узнать о нарушении своего права, может иметь значение для исковой давности. Для обязательств с установленным сроком оплаты необходимо учитывать обозначенный период. Начало и наступление срока давности юрист проверяет по каждому требованию отдельно. 

Я советую назначить сотрудника, который после приёмки собирает итоговый расчёт и передаёт расхождения на проверку. Внутренний срок подготовки таблицы лучше установить до окончательного платежа. Если расчёт не закрыт, в рабочем списке должны оставаться конкретная спорная позиция и ответственный, а не общая пометка «ждём документы». 

Юристу потребуются не только последний акт и претензия. Передайте договор, изменения к нему, акты, платежи, переписку, документы о признании задолженности и сведения о судебных спорах. Эти данные нужны, в том числе, для оценки событий, которые могли повлиять на течение срока давности. 

Результат, который я предлагаю получить, – таблица, в которой понятна каждая незакрытая сумма. В ней достаточно следующих граф: 

• договор и каждый этап;

• основание платежа;

• принятые работы или оказанные услуги;

• фактические платежи;

• расхождение по суммам;

• подтверждающий документ;

• срок обязательства по оплате;

• ответственное лицо и следующее действие. 

Следующим действием по требованию вернуть переплату может быть уточнение назначения платежа. По неоплаченным услугам – проверка акта и расчёта. По старому требованию – оценка исковой давности. По связанным договорам – сопоставление встречных обязательств. 

Перед окончательным расчётом проверьте, что документы объясняют все расхождения, услуги и расходы учтены отдельно, а спорные позиции переданы юристу с датами и основаниями. Если стороны оформляют соглашение о завершении отношений, его условия должны соответствовать этой картине. Не стоит подписывать общий отказ от претензий, пока сотрудники не проверили, какие именно требования компания таким образом закрывает. 

Проект можно считать завершённым для управленческого учёта, когда понятны оставшиеся обязательства, порядок работы с ними и ответственные лица. Сам акт приёмки такую проверку не заменяет.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360