Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • Менеджмент
  • 5

Реальная автоматизация: как за 40 000 рублей в месяц в разы ускорить работу фирмы

Прочтёте за 4 мин.
29 августа 2017

Кейс от группы компаний «Фундамент»

IT-инструменты, которые используются в компании Фундамент

  • 1С:Управление нашей фирмой
  • 1С:Бухгалтерия
  • YouTube
  • Microsoft Office

Владелец московской компании «Фундамент» Андрей Михайлов в своё время был успешным программистом – и как никто другой понимал важность автоматизации. Он автоматизировал все процессы в своей компании, начиная от стандартных и привычных всем подсистем (банк, касса, ТМЦ, CRM и т.д.), заканчивая специализированными подсистемами (расчёт смет, заказ материалов, интеграция заказов с поставщиками и т.д.). В итоге сейчас в компании Андрея Михайлова на составление смет вместо двух часов тратится 10 минут, практически искоренено воровство прорабов и существенно выросла лояльность клиентов.

Досье

Андрей Михайлов, владелец и директор компании «Фундамент», специализирующейся на разработке дизайн-проектов и отделке жилых помещений. Окончил Новгородский государственный университет по специальности «программное обеспечение вычислительной техники». До запуска собственного бизнеса девять лет работал в компании «1С-Рарус», пройдя карьерный путь от программиста до руководителя филиала. В штате компании «Фундамент» 200 человек. Количество единовременно разрабатываемых дизайн-проектов - до 150, количество единовременно ремонтируемых объектов - до 100.

Андрей Михайлов

Зачем понадобилась автоматизация

В первый год работы компании все расчёты и учёт делали в таблицах Excel. А уже на второй год начали разработку системы автоматизации на базе 1С. Для автоматизации была выбрана система «1С:Управление нашей фирмой».

У автоматизации было несколько целей, перечислю основные:

  • ускорить самый трудоёмкий процесс - составление смет и договоров;
  • собрать всю информацию о клиенте и объекте в одном месте;
  • добиться, чтобы программа делала всё, что можно делать без участия человека;
  • сделать так, чтобы клиент знал, что происходит на его объекте, независимо от желания сотрудника что-то скрыть.

Оставить компанию без автоматизации я не мог по двум причинам. Во-первых, я в прошлом программист, поэтому понимал, что автоматизация необходима, и рассчитывать экономическую целесообразность смысла нет. Во-вторых, компания быстро росла, количество клиентов уже невозможно было удержать в голове. Причём для каждого клиента составляли смету из 100-150 позиций по работам и из более чем 200 позиций по материалам. Всё это нужно было учитывать, заказывать, контролировать. Поэтому автоматизация была технической необходимостью.

На создание первой версии системы потратили около шести месяцев и примерно 500 тысяч рублей. Дорогостоящую работу менеджера проекта, которую выполнял я сам, сложно оценить. Сейчас на развитие системы тратим около 40 тысяч рублей в месяц.

Первая проблема, которую устранили автоматизацией:
долгий расчёт смет

Ранее типовые сметы считали около двух часов. Для каждой сметы использовали достаточно много файлов Excel: сводный файл «Реестр объектов», таблицы с работами, таблицу с чистовыми материалами, таблицу с черновыми материалами, файл с графиком оплат и т.д. Это было довольно громоздко и неудобно.

После автоматизации процесс подготовки сметы занимает максимум 10 минут. Причём на выходе получаем полностью готовый договор со всеми приложениями в формате Word или PDF. А потратив ещё одну секунду, за один клик отправляем договор клиенту на согласование по электронной почте с типовым текстом письма. Чуть позже сделали ещё автоматическое SMS-уведомление: «Вам отправлен договор на согласование. Проверьте свою электронную почту».

1С: Управление нашей фирмой
Отправка SMS

Значительно сократили общее время составления смет за счёт того, что сотрудники стали вносить меньше информации. Программа автоматически подсказывает, какие работы добавить; исходя из площади помещения, рассчитывает площадь оштукатуривания стен и потолков за вычетом оконных и дверных проемов; рассчитывает объём работ для участка и оптимальный расход строительных материалов. То есть всё, что можно рассчитать автоматически, программа рассчитывает.

Вторая проблема, которую устранили автоматизацией:
воровство прорабов

К сожалению, в строительной отрасли прорабы нередко обманывают на материалах: как на их цене, так и на увеличении их объёма. Чтобы решить проблему, зафиксировали в системе цены от поставщиков, а необходимое количество материала записываем в смете клиента. Когда прораб заказывает больше материала либо по более высокой цене, программа создает автоматическое уведомление об этом в электронной почте для главного инженера. И заявка на материал не уйдёт в работу до тех пор, пока главный инженер не выяснит, в чём проблема, не получит объяснений прораба и не одобрит заявку.

1С:Управление нашей фирмой
Контроль перерасхода материала

Сейчас главный инженер получает в месяц в среднем до 20 подобных уведомлений о превышении цены или объёма материала. И не всегда это воровство: бывает осознанная необходимость докупить больше материала или выбрать другой, по более высокой цене.

Эта система контроля помогает держать затраты под контролем в текущей ситуации постоянных скачков курса валют.

Третья проблема, которую устранили автоматизацией:
сокрытие информации от клиентов

Так как дизайнеры и прорабы работают на сдельной оплате труда, их зарплата зависит от объёма закрытых проектов. Это приводит к тому, что сотрудники иногда пытаются закрыть больше работ, чем реально сделали. Мы решили не скрывать от клиентов ничего, и на каждый «чих» в системе клиенту приходит электронное письмо или SMS-уведомление.

Например, закрыл прораб определённые работы - клиент получает сообщение: «Работы выполнены, пожалуйста, проверьте, подпишите акт (во вложении)». К письму прилагается автоматически сформированные акт, счёт и ссылка на оплату по банковской карте и другие варианты оплаты.

Одновременно с письмом клиенту приходит и SMS: «Вам на почту отправлен акт. Просьба проверить». Таких автоматических уведомлений в настоящий момент более 50. Весь документооборот дублируется по электронной почте, не нужно никуда бегать, приезжать лишний раз в офис. Клиент знает, что и когда происходит.

Никому не нужны лишние звонки, они мешают и отвлекают от дел. 1С даёт возможность предоставить клиентам информацию о том, что происходит с их договором, финансами, работами, автоматически: по почте или SMS

По словам клиентов, им это очень нравится, так как не нужно звонить менеджерам, отвлекать их и себя вопросами: «Что сделано?», «Пришла ли оплата?», «Выставили ли КП?», «Кого мне назначили дизайнером?», «Дайте контакты дизайнера» и т.п.

Другая сторона медали подобного автоматического оповещения обо всех стадиях процесса - контроль со стороны клиентов и обратная связь по работам на объекте. Раз информация о работе, отмеченная в системе как «выполненная», немедленно появляется у заказчика, значит, последний может немедленно проверить это лично, приехав на объект. И если какие-то работы не выполнены или выполнены не до конца, заказчик может дать обратную связь: «Как так?! Вы выставляете мне акты, а работу не закончили!»

Проблемы в процессе внедрения

Процесс автоматизации не обошёлся без проблем. Но, учитывая мой опыт работы программистом, я был к ним готов.

Сопротивление сотрудников. Было обычное недовольство: «Это долго», «Это неудобно», «Я не знаю 1С», «Зачем нам всё это? У нас и так все отлично работает, мы привыкли». Такие возражения возникают при любой автоматизации и в любой компании. Решил проблему просто - в приказном порядке: «Либо работаете так, либо ищите новую работу». В результате из-за автоматизации никто из нашей компании не уволился. Когда люди поняли, что деваться некуда, они быстро научились работать и перестали жаловаться. И уже через полгода, когда система была запущена, сотрудники признали: автоматизация действительно экономит время и делает удобной коллективную работу.

Нехватка личного времени. Мне приходилось заниматься и развитием компании, и внедрением системы: писать ТЗ, проверять, устраивать собрания и много чего ещё. На это были причины. Во-первых, признаюсь, мне была интересна эта работа. Во-вторых, я понимал, что если не делать это самому, то придется нанимать продакт-менеджера. Стоит их работа очень дорого, и в тот момент мне это было не по карману. В-третьих, я, с одной стороны, прекрасно разбирался в системе 1С, в её структуре, архитектуре, а с другой - хорошо разбирался в своём бизнесе, и мне было проще писать ТЗ и говорить программистам, что делать. Я смог разгрузить себя, делегировав выполнение части задач по автоматизации, только после завершения разработки и внедрения основного блока системы.

Что смотрит в системе владелец компании

В программе я смотрю отчёты: финансовое состояние компании, доход, прибыль, статистику по продажам, сравнение всех показателей с другими периодами, отчёт «Эффективность сотрудников». Эффективность дизайнеров оцениваем по нескольким параметрам:

  • первый - объём завершенных проектов дизайнера в квадратных метрах и в абсолютных деньгах;

  • второй – число отказов клиентов по вине дизайнера;

  • третий - средняя оценка качества работы дизайнера по пятибалльной шкале.

После завершения каждого договора мы обзваниваем клиентов, задаём анкетные вопросы: как заказчик оценивает квалификацию сотрудника, его знание современного рынка материалов и т.д. По итогам оценки перечисленных параметров формируем рейтинг дизайнеров: насколько каждый полезен компании в деньгах и насколько клиенты удовлетворены работой с этим человеком.

Благодаря нашей системе именно последний отчёт стал для меня открытием. Есть у нас одна сотрудница - тихая, скромная, я её и не вижу почти, всегда думал, что она толком не работает. А посмотрел отчёт и с удивлением узнал, что она приносит компании огромную прибыль - несравнимую с результатами её коллег. Получается, что до возможности объективно оценивать показатели сотрудников, я опирался исключительно на личные впечатления: не вижу человека, значит, он плохо работает. Больше таких ошибок не допускаю.

Автоматизация будет продолжена

Благодаря тому, что за плечами у меня большой опыт автоматизации на основе 1С, считаю, что всё было сделано правильно, - во всяком случае, я бы ничего не стал менять в организации процесса внедрения автоматизированной системы. В компании появляются новые направления деятельности. Например, в прошлом году мы открыли собственную линию производства. Постепенно все новые направления тоже автоматизируем на базе существующей системы.

Источник: GD.ru

Автоматизация


Читайте также: 

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация помогла в разы сократить время на подготовку отчётности.




Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Химчистка в стиле ЗОЖ: как с помощью маркетинга выделиться среди конкурентов 20 июня
    Химчистка в стиле ЗОЖ: как с помощью маркетинга выделиться среди конкурентов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Волшебные миры Саши Крю: как построить бизнес на стыке творчества и IT-технологий 20 июня
    Волшебные миры Саши Крю: как построить бизнес на стыке творчества и IT
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Как навести порядок в финансах компании» 19 июня
    «Как навести порядок в финансах компании»
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса Finch-стратегия: как небольшая digital-студия разрабатывает проекты для крупных брендов 19 июня
    Finch-стратегия: как небольшая digital-студия разрабатывает проекты для крупных брендов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Технологии Витаем в «облаках»: как не терять деньги на пропущенных звонках 18 июня
    Витаем в «облаках»: как не терять деньги на пропущенных звонках
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Облачные юристы: как устроен сервис удалённого юридического аутсорсинга 18 июня
    Облачные юристы: как устроен сервис удалённого аутсорсинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Технологии Дорогу молодым: как продвигать новый интернет-ресурс 15 июня
    Дорогу молодым: как продвигать новый интернет-ресурс
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Наука без границ: как сеть детских научных клубов работает с партнёрами-франчайзи 15 июня
    Наука без границ: как сеть детских научных клубов работает с партнёрами-франчайзи
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса С лёгким паром: как заработать на стильных банях-хотбоксах 14 июня
    С лёгким паром: как заработать на стильных банях-хотбоксах
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Золотой домкрат для развития: чем премия «Бизнес-успех» может быть полезна малому бизнесу 14 июня
    Золотой домкрат для развития: чем премия «Бизнес-успех» полезна малому бизнесу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Финансы Что такое банковские гарантии и чем они могут быть полезны малому бизнесу 13 июня
    Что такое банковские гарантии и чем они могут быть полезны малому бизнесу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса В мире животных: как заработать на производстве корма для собак и кошек 13 июня
    В мире животных: как заработать на производстве корма для собак и кошек
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер 09 июня
    Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер
    Прочтёте за 11 мин.
  • Маркетинг Блог в помощь: зачем компании нужен корпоративный онлайн-журнал 08 июня
    Блог в помощь: зачем компании нужен корпоративный онлайн-журнал
    Прочтёте за 4 мин.
  • Финансы Уже не торт: как меняется краудфандинг и может ли он ещё помочь стартапу 08 июня
    Уже не торт: как меняется краудфандинг и может ли он ещё помочь стартапу
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент Место встречи изменить нельзя: что нужно учесть при запуске кафе или ресторана 07 июня
    Место встречи изменить нельзя: что нужно учесть при запуске кафе или ресторана
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Дольче вита: как заработать на брендированных шоколадках 07 июня
    Дольче вита: как заработать на брендированных шоколадках
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент 06 июня Виктория Белякова:
    Как политический форс-мажор едва не погубил компанию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Несъедобная еда: как заработать на пошиве бургеров, пончиков и хот-догов 06 июня
    Несъедобная еда: как заработать на пошиве бургеров и хот-догов
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Нахимичили: как заработать на производстве автомобильной и бытовой химии 05 июня
    Нахимичили: как заработать на автомобильной и бытовой химии
    Прочтёте за 6 мин.
Идёт загрузка материалов