Реальная автоматизация: как за 40 000 рублей в месяц в разы ускорить работу фирмы

Владелец московской компании «Фундамент» Андрей Михайлов в своё время был успешным программистом – и как никто другой понимал важность автоматизации. Он автоматизировал все процессы в своей компании, начиная от стандартных и привычных всем подсистем (банк, касса, ТМЦ, CRM и т.д.), заканчивая специализированными подсистемами (расчёт смет, заказ материалов, интеграция заказов с поставщиками и т.д.). В итоге сейчас в компании Андрея Михайлова на составление смет вместо двух часов тратится 10 минут, практически искоренено воровство прорабов и существенно выросла лояльность клиентов.

В первый год работы компании все расчёты и учёт делали в таблицах Excel. А уже на второй год начали разработку системы автоматизации на базе 1С. Для автоматизации была выбрана система «1С:Управление нашей фирмой».

У автоматизации было несколько целей, перечислю основные:

• ускорить самый трудоёмкий процесс - составление смет и договоров;
• собрать всю информацию о клиенте и объекте в одном месте;
• добиться, чтобы программа делала всё, что можно делать без участия человека;
• сделать так, чтобы клиент знал, что происходит на его объекте, независимо от желания сотрудника что-то скрыть.

Оставить компанию без автоматизации я не мог по двум причинам. Во-первых, я в прошлом программист, поэтому понимал, что автоматизация необходима, и рассчитывать экономическую целесообразность смысла нет. Во-вторых, компания быстро росла, количество клиентов уже невозможно было удержать в голове. Причём для каждого клиента составляли смету из 100-150 позиций по работам и из более чем 200 позиций по материалам. Всё это нужно было учитывать, заказывать, контролировать. Поэтому автоматизация была технической необходимостью.

На создание первой версии системы потратили около шести месяцев и примерно 500 тысяч рублей. Дорогостоящую работу менеджера проекта, которую выполнял я сам, сложно оценить. Сейчас на развитие системы тратим около 40 тысяч рублей в месяц.

Ранее типовые сметы считали около двух часов. Для каждой сметы использовали достаточно много файлов Excel: сводный файл «Реестр объектов», таблицы с работами, таблицу с чистовыми материалами, таблицу с черновыми материалами, файл с графиком оплат и т.д. Это было довольно громоздко и неудобно.

После автоматизации процесс подготовки сметы занимает максимум 10 минут. Причём на выходе получаем полностью готовый договор со всеми приложениями в формате Word или PDF. А потратив ещё одну секунду, за один клик отправляем договор клиенту на согласование по электронной почте с типовым текстом письма. Чуть позже сделали ещё автоматическое SMS-уведомление: «Вам отправлен договор на согласование. Проверьте свою электронную почту».

Отправка SMS

Значительно сократили общее время составления смет за счёт того, что сотрудники стали вносить меньше информации. Программа автоматически подсказывает, какие работы добавить; исходя из площади помещения, рассчитывает площадь оштукатуривания стен и потолков за вычетом оконных и дверных проемов; рассчитывает объём работ для участка и оптимальный расход строительных материалов. То есть всё, что можно рассчитать автоматически, программа рассчитывает.

К сожалению, в строительной отрасли прорабы нередко обманывают на материалах: как на их цене, так и на увеличении их объёма. Чтобы решить проблему, зафиксировали в системе цены от поставщиков, а необходимое количество материала записываем в смете клиента. Когда прораб заказывает больше материала либо по более высокой цене, программа создает автоматическое уведомление об этом в электронной почте для главного инженера. И заявка на материал не уйдёт в работу до тех пор, пока главный инженер не выяснит, в чём проблема, не получит объяснений прораба и не одобрит заявку.

Контроль перерасхода материала

Сейчас главный инженер получает в месяц в среднем до 20 подобных уведомлений о превышении цены или объёма материала. И не всегда это воровство: бывает осознанная необходимость докупить больше материала или выбрать другой, по более высокой цене.

Эта система контроля помогает держать затраты под контролем в текущей ситуации постоянных скачков курса валют.

Так как дизайнеры и прорабы работают на сдельной оплате труда, их зарплата зависит от объёма закрытых проектов. Это приводит к тому, что сотрудники иногда пытаются закрыть больше работ, чем реально сделали. Мы решили не скрывать от клиентов ничего, и на каждый «чих» в системе клиенту приходит электронное письмо или SMS-уведомление.

Например, закрыл прораб определённые работы - клиент получает сообщение: «Работы выполнены, пожалуйста, проверьте, подпишите акт (во вложении)». К письму прилагается автоматически сформированные акт, счёт и ссылка на оплату по банковской карте и другие варианты оплаты.

Одновременно с письмом клиенту приходит и SMS: «Вам на почту отправлен акт. Просьба проверить». Таких автоматических уведомлений в настоящий момент более 50. Весь документооборот дублируется по электронной почте, не нужно никуда бегать, приезжать лишний раз в офис. Клиент знает, что и когда происходит.

Другая сторона медали подобного автоматического оповещения обо всех стадиях процесса - контроль со стороны клиентов и обратная связь по работам на объекте. Раз информация о работе, отмеченная в системе как «выполненная», немедленно появляется у заказчика, значит, последний может немедленно проверить это лично, приехав на объект. И если какие-то работы не выполнены или выполнены не до конца, заказчик может дать обратную связь: «Как так?! Вы выставляете мне акты, а работу не закончили!»

Процесс автоматизации не обошёлся без проблем. Но, учитывая мой опыт работы программистом, я был к ним готов.

Сопротивление сотрудников. Было обычное недовольство: «Это долго», «Это неудобно», «Я не знаю 1С», «Зачем нам всё это? У нас и так все отлично работает, мы привыкли». Такие возражения возникают при любой автоматизации и в любой компании. Решил проблему просто - в приказном порядке: «Либо работаете так, либо ищите новую работу». В результате из-за автоматизации никто из нашей компании не уволился. Когда люди поняли, что деваться некуда, они быстро научились работать и перестали жаловаться. И уже через полгода, когда система была запущена, сотрудники признали: автоматизация действительно экономит время и делает удобной коллективную работу.

Нехватка личного времени. Мне приходилось заниматься и развитием компании, и внедрением системы: писать ТЗ, проверять, устраивать собрания и много чего ещё. На это были причины. Во-первых, признаюсь, мне была интересна эта работа. Во-вторых, я понимал, что если не делать это самому, то придется нанимать продакт-менеджера. Стоит их работа очень дорого, и в тот момент мне это было не по карману. В-третьих, я, с одной стороны, прекрасно разбирался в системе 1С, в её структуре, архитектуре, а с другой - хорошо разбирался в своём бизнесе, и мне было проще писать ТЗ и говорить программистам, что делать. Я смог разгрузить себя, делегировав выполнение части задач по автоматизации, только после завершения разработки и внедрения основного блока системы.

В программе я смотрю отчёты: финансовое состояние компании, доход, прибыль, статистику по продажам, сравнение всех показателей с другими периодами, отчёт «Эффективность сотрудников». Эффективность дизайнеров оцениваем по нескольким параметрам:

• первый - объём завершенных проектов дизайнера в квадратных метрах и в абсолютных деньгах;

• второй – число отказов клиентов по вине дизайнера;

• третий - средняя оценка качества работы дизайнера по пятибалльной шкале.

После завершения каждого договора мы обзваниваем клиентов, задаём анкетные вопросы: как заказчик оценивает квалификацию сотрудника, его знание современного рынка материалов и т.д. По итогам оценки перечисленных параметров формируем рейтинг дизайнеров: насколько каждый полезен компании в деньгах и насколько клиенты удовлетворены работой с этим человеком.

Благодаря нашей системе именно последний отчёт стал для меня открытием. Есть у нас одна сотрудница - тихая, скромная, я её и не вижу почти, всегда думал, что она толком не работает. А посмотрел отчёт и с удивлением узнал, что она приносит компании огромную прибыль - несравнимую с результатами её коллег. Получается, что до возможности объективно оценивать показатели сотрудников, я опирался исключительно на личные впечатления: не вижу человека, значит, он плохо работает. Больше таких ошибок не допускаю.

Благодаря тому, что за плечами у меня большой опыт автоматизации на основе 1С, считаю, что всё было сделано правильно, - во всяком случае, я бы ничего не стал менять в организации процесса внедрения автоматизированной системы. В компании появляются новые направления деятельности. Например, в прошлом году мы открыли собственную линию производства. Постепенно все новые направления тоже автоматизируем на базе существующей системы.