Совещания - один из главных элементов современной корпоративной культуры. И один из самых нелюбимых сотрудниками. Особенно не везёт тем, чьи руководители любят поболтать. О том, как избавиться от привычки тратить время на пустые разговоры и сделать совещания конструктивными, в своём корпоративном блоге рассказала компания «Мегаплан». Эта статья будет полезна всем, кто ценит своё время и время своей команды и устал терять его на бесконечных совещаниях.
Совещания были бы менее мучительны, если бы они были более короткими, чем это сейчас принято. Практика показывает, что эффективнее всего те планёрки, что длятся около 30 минут. В этом случае у всех участников остаётся больше времени на то, чтобы выполнять свои задачи: совещание, которое длится меньше часа, не успевает за это время их деморализовать.
Проблема ещё и в том, что на совещания часто собирают всех подряд, даже тех сотрудников, которые, возможно, не имеют отношения к сути вопроса или не имеют полномочий принимать решения. Вот и получается, что такие совещания идут по два часа, но, после того как эти масштабные мероприятия заканчиваются, многие участники даже не могут объяснить, о чём шла речь.
Дмитрий, маркетолог: Как-то я работал в довольно крупной компании и один из топов был фанат планирования. В итоге мы детально планировали год, и всё это планирование заняло четыре месяца. Но когда пришли инвесторы и спросили где результат, он просто развёл руками. После чего он и половина его отдела сразу были уволены. Естественно, годовой план компания не выполнила.
Авторы мотивационных статей и книг советуют руководителям следовать «правилу двух пицц» главы Amazon Джеффа Безоса: он считает, что на совещание нужно приглашать то количество людей, которое можно накормить двумя пиццами, то есть не больше восьми человек. В России же во многих компаниях считают хорошим тоном требовать, чтобы все сотрудники принимали участие в обсуждении глобальных вопросов, то есть тратили время зря.
Это звучит как совет от Капитана Очевидность, но мы не можем обойти эту тему. Дело в том, что чётко указав, зачем вы проводите совещание, вы сразу сузите круг тем, которые нужно будет обсудить. А это значит, что вы не позволите коллегам соскочить куда-нибудь в смежную область и начать растекаться мыслью по древу.
Поставив перед людьми конкретную задачу, руководитель совещания создаёт у его участников ощущение, что они несут ответственность за свои слова, и они сами не позволят себе отвлечься.
Поставив перед собой определённую цель, ведущий совещания и сам должен будет следить за тем, чтобы ораторы не отклонялись от темы, - это защитит всех присутствующих от траты времени на ненужные разговоры.
А вот этот совет уже не столь очевиден. Казалось бы, логично устраивать встречи утром, чтобы обсудить планы и приступить к работе. Но на самом деле это совсем не так.
Наталья, аккаунт-менеджер в IT-компании: Никто не заставлял руководителя нашего проекта мучить специалистов в течение двух часов, которые отнимает еженедельное совещание. Никакой чёткой цели посиделки не имеют, каждый член команды (всего 15 человек) зачем-то должен рассказать всем что-то, что он считает важным и что, конечно, никто никогда в таком формате этого не скажет. Все сидят, уткнувшись в телефоны и ноутбуки, которые можно брать с собой. После таких совещаний очень сложно собраться с мыслями и начать работать. И всё бы ничего: раньше совещания проводились в среду после обеда и вдвое сокращали продуктивный рабочий день, потому что оставшиеся два-три часа люди просто приходили в себя. Но сейчас наш руководитель решил проводить эти совещания по утрам. И это совсем плохо. Собраться с силами, почувствовать мотивацию и приступить к работе после бессмысленно проведённого на совещании времени очень непросто.
Дело в том, что в начале дня люди приходят на работу с собственным уже готовым планом действий. У них есть задачи, которые они должны решать. И вот человек наливает кофе, открывает компьютер, пишет первое предложение. И вдруг хлоп - планёрка. Если она ещё и растягивается на час, то на рабочее место сотрудник возвращается злым и уже уставшим, и единственное, чего он хочет, - это поскорее пойти обедать. Стоит ли говорить, что в этом случае первая половина дня оказывается совершенно убитой?
Если утро оставить для сотрудников свободным, то к вечеру, сделав насущные дела, они уже будут способны обсуждать другие вопросы.
Чтобы совещание было коротким и эффективным, имеет смысл попросить его участников заранее написать, что бы они хотели сказать и какие вопросы им нужно задать. При этом ведущему совещания тоже необходимо подготовиться, а именно составить примерный план встречи, который не позволит отклониться от намеченной цели.
План можно разослать всем участникам заранее - это поможет понять, о чем идёт речь, заранее изучить вопрос и подготовить свои предложения.
Часто бывает, что некоторые сотрудники на совещании чрезвычайно бодры и активны, а другие находятся в тени и помалкивают, хотя им тоже есть что сказать. Так получается, что некоторые хорошие идеи оказываются просто неуслышанными, а всё потому, что они пришли в голову интроверту.
Не позволяйте этому случиться на своём совещании: встреча не станет дольше, если дать сказать несколько слов сотруднику, который стесняется выдвинуть дельное предложение из-за не в меру активного коллеги.
Для того чтобы люди не отвлекались во время встречи, нужно ч`тко обозначить границы и выработать свод правил, которые помогут сконцентрироваться на текущем вопросе. Правила могут быть следующими:
-
Приходить без ноутбуков: смотреть в экран компьютера во время чужого выступления - значит прослушать всё, что говорит коллега.
-
Не показывать презентаций в PowerPoint: это ненужные эффекты, которые давно должны уйти в прошлое, да и время на их подготовку можно потратить с большей пользой.
-
Внимательно слушать каждого - это означает не перебивать, делать выводы и отвечать по сути вопроса.
Когда мы пишем от руки, то лучше запоминаем то, что записываем, - так работает моторная память. Да и как ещё мы будем делать записи, если не принесли с собой ноутбуки?
Можно выбрать одного из участников совещания, который будет вести своего рода протокол, записывая самые важные тезисы и принятые решения. Позже протокол можно будет разослать всем сотрудникам, у которых перед глазами окажется список принятых решений.
Наверное, не стоит и объяснять, почему совещание, на котором люди не сидят, а стоят, не может длиться более получаса: всем участникам встречи хочется поскорее уже договориться по сути вопроса, вернуться на своё место и спокойно сесть. И это идеально в случае, если в коллективе есть тот, кто любит на планёрке рассказать историю из своей жизни: вальяжно разглагольствовать легко, развалившись на стуле, но вот делать это стоя, оказывается, крайне неудобно.
К тому же, когда вы стоите, то не отвлекаетесь на другие дела. Вы не переписываетесь в чате, не читаете новости и - признайтесь, вы занимаетесь этим на совещаниях - не играете в игры на смартфоне. Да, на долгих тоскливых планёрках ленты соцсетей и игры могут оказаться единственным способом не сойти с ума, но принять решение по волнующему вопросу они не помогут.
Источник: «Блог Мегаплана».
Читайте также:
Вдохновлять или подавлять: как должен быть эффективный лидер.
Трудно быть боссом: десять факторов, омрачающих жизнь руководителя.
«Лидеры едят последними»: ключевые идеи бестселлера Саймона Синека.
