Совещание за 12 минут: как сделать деловые встречи короткими и полезными

Совещания – неотъемлемая часть деятельности любой компании. Но для многих предпринимателей, руководителей и сотрудников совещания давно стали нерабочим инструментом, отнимающим много ресурсов и времени. Как обсудить рабочие вопросы быстро и с максимальным результатом, рассказала в книге «Быстрые и эффективные совещания» Ольга Демьянова. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», в котором эта книга выйдет в июле, мы публикуем отрывок из неё, посвящённый методике эффективных совещаний «12 минут».

Основа методики – закон Парето и закон Йеркса-Додсона. Согласно закону Парето, 20% всех усилий дают 80% результата (то есть 20% времени затрачивается на выполнение 80% задач). 

Психологический закон Йеркса-Додсона устанавливает взаимосвязь между стрессом и результативностью работы. Согласно этому закону результативность оптимальна, когда присутствует некий средний уровень стресса, а в его отсутствие результативность снижается до минимума. 

Если вы попробуете оценить эффективность ваших совещаний, то сможете сделать следующие выводы: 

• Совещания ни к чему не ведут.

• Они длятся слишком долго.

• Они всегда поздно начинаются.

• Никто ими не руководит.

• У каждого участника своя повестка дня.

• Совещания - это пустая трата времени, поскольку никто толком не работает. 

Обязательные условия:

• повестка совещания ­– не более двух-трёх вопросов с чётким регламентом;

• быстрый обзор текущей проблемы и ситуации;

• обязательное предоставление повестки и информации для совещания за один-два дня с возможностью предоставления обратной связи;

• цифровой вакуум на время совещания;

• присутствие только людей, принимающих управленческие решения, и ответственных исполнителей;

• каждая задача закреплена за персональным ответственным исполнителем;

• никаких кофе, чая и воды! 

Дополнительные условия: 

• проводить совещание в месте возникновения проблемы;

• соблюдать жёсткий тайминг монологов выступающих - не более 1,5 минуты;

• держать внимание лиц, принимающих решения;

• проводить совещание стоя;

• иметь актуальный реестр выполнения поручений;

• создать единое информационное поле результатов совещаний. 

Все вопросы, которые обсуждаются на совещаниях, можно разделить на следующие группы: 

• важные и срочные;

• важные и несрочные;

• неважные и срочные;

• неважные и несрочные. 

«Важные и срочные» вопросы решаются оперативно, иногда – без предварительной подготовки. Для каждой из остальных категорий вопросов необходимо соблюдать отдельные условия ведения совещания. 

Для вопросов «Важные и несрочные»: 

• Общее время совещания – 24-36 минут.

• Повестка – самые ближние по таймингу вопросы, но не более двух-трёх.

• Обязательное предоставление результатов до совещания.

• Предоставление промежуточных результатов.

• Обязательная фиксация обратной связи.

• Присутствие не только людей, принимающих управленческие решения, но и исполнителей, аналитиков.

• Жёсткий тайминг монолога спикеров (не более 1–2 минут).

• Удержание внимания аудитории.

• Подведение итогов: по датам, ответственным, содержанию. 

Для вопросов «Неважные и срочные», «Неважные и несрочные»: 

• Делегирование во время возникновения задачи.

• Жёсткий тайминг выполнения поручения.

• Исполнителю лучше дать сразу алгоритм быстрого выполнения задачи.

• Отчёт по реализации задачи.

• Обратная связь от исполнителя на предмет увеличения скорости решения таких задач.

• Не проводите лишние совещания. 

Подробнее о том, как извлекать из совещаний с коллегами максимальную пользу, читайте в книге Ольги Демьяновой «Быстрые и эффективные совещания». Она выйдет в издательстве «Альпина Паблишер» в июле.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360