Digital-технологии и менеджмент: ИИ-агент как второй мозг руководителя

Чем больше команда и количество проектов, тем сложнее руководителю удерживать в голове все договорённости, решения и задачи. В итоге без его участия работа замедляется, а операционные вопросы отнимают время у стратегических задач. Так руководитель становится узким местом бизнеса. О том, как решить эту проблему с помощью ИИ-агентов, порталу Biz360.ru рассказала руководитель направления Information Experience компании «Битрикс24» Дарья Панина.

Сегодня современному руководителю уже не хватает простого календаря и списка задач. ИИ ускорил работу команд, и вместе со скоростью вырос поток информации. Документы, переписки и решения нужно связать между собой, сделать выводы и сохранить, чтобы при необходимости вернуться.

В направлении IX в «Битрикс24» три отдела и 20-30 проектов. Для руководителя подразделения стандартная неделя выглядит так:

• У каждого из трёх отделов свои релизы, сотрудники и метрики. Все работают с ИИ – из-за этого контент производится быстро, поток задач очень плотный.
  
  

• Отдельный поток задач остаётся непосредственно за руководителем: планы по стратегии, их соотнесение с расписанием команд, кадровые решения, отчёты о результатах направления.
  
  

• Каждый день руководитель участвует в 8-12 процессах, и у каждого свой уже сформировавшийся контекст: прошедшие обсуждения, количественные показатели и обязательства.

Собрать все эти элементы в голове и ни разу не ошибиться становится практически невозможно. Поэтому нужен не ещё один трекер задач, а принципиально новый инструмент, который работает с самим контекстом: хранит его, пополняет и даёт переиспользовать.

Рабочий контекст из своей головы можно перенести в базу знаний, к которой есть доступ у ИИ-агента. Получается «второй мозг», который умеет:

• Хранить значительно больше информации, чем человек способен удерживать в памяти.

• Видеть связи между проектами, которых человек может не заметить, особенно в период усталости.

• Мыслить в логике руководителя, потому что нейросеть обучена на ней.

• Подхватывать новые идеи без необходимости каждый раз объяснять контекст заново – порог входа в любую задачу становится экстремально низким.

Поэтому это не просто помощник: он масштабирует возможности руководителя. Раньше, чтобы команда двигалась, руководителю лично нужно было проверить результат, подтвердить решение, свести проекты между собой. Теперь черновую часть делает «второй мозг», а руководитель проверяет и подтверждает предложенные агентом решения.

Справка: ИИ-агенты (искусственные интеллектуальные агенты) – это автономные программные системы, которые для решения тех или иных задач способны принимать решения и предпринимать какие-либо действия без вмешательства человека. В отличие от обычных ИИ-сервисов, которые работают по заранее заданному сценарию, ИИ-агент может адаптироваться к изменяющимся условиям, учитывать контекст и корректировать своё поведение на основе полученного опыта.

«Второй мозг» – это локальная база файлов на компьютере, которую ИИ-агент читает, запоминает и пополняет. Эта система состоит из нескольких частей/

База документов в формате Markdown

Markdown – это текстовый формат, который удобно читать агенту. На каждый проект и на каждого человека создаётся отдельный файл. Поначалу файл пустой, и контекст накапливается по ходу работы: решения из переписок и встреч нейросеть добавляет туда при разборе. Если по проекту нужен расширенный контекст, к нему можно прикрепить отдельные файлы. Всё хранится локально, на компьютере.

Захват сырого контекста

При удалённой работе почти всё общение оставляет цифровой след. Система использует четыре источника, для каждого из которых есть отдельная папка в базе:

• Переписки. Личные и групповые обсуждения из рабочего мессенджера. На старте достаточно ручного копирования.
  

• Вложения. Приложенные к перепискам файлы агент тоже разбирает и привязывает к проектам.
  

• Созвоны. Информацию из устных обсуждений тоже важно сохранять в базе. Можно расшифровывать полную аудиозапись созвона или делать краткие заметки по ходу обсуждения.
  

• Джорналлинг. В течение дня можно записывать свои мысли и фиксировать в обычной заметке всё, что не попадает в переписки: например, личные впечатления и наблюдения.

Это исходный контекст, который позже обрабатывает агент.

Разбор

Центр системы – команда «разбирай» в чате с нейросетью.

• Вечером агенту нужно передать сырой контекст за день, и он разложит всё по базе: решения и задачи – в файлы проектов, сигналы о людях – в файлы людей. Также ИИ обновляет устаревшую информацию по итогам дня. Самостоятельно агент записи не делает, только предлагает правки и ждёт подтверждения.
  
  

• Утром руководитель просматривает весь разбор, исправляет неточности и разрешает записывать подходящую информацию в базу.

Файл правил

Очень важно завести отдельный файл с инструкциями, который ИИ читает перед каждым разбором. В нём указано, куда что складывать, как оформлять записи и какими принципами руководствоваться в работе. Также в файле есть личный словарь рабочих терминов. Это позволяет настроить универсального ассистента под логику конкретного руководителя.

После такой настройки агент действует правильно в 90% случаев, остальные ошибки исправляются при разборе.

Голос руководителя

Отдельно создаётся профиль стиля общения на основе реальных реплик из переписок и созвонов. Благодаря этому письма команде или строки в отчётах сохраняют привычную человеческую интонацию и звучат естественно.

Когда контекст собран, ИИ позволяет быстро решать вопросы, которые раньше требовали много времени и усилий. Технически это выглядит как привычный диалог с агентом в чате. Ключевое отличие в том, что к чату прикреплена папка с Markdown-файлами, которую ИИ разрешено читать и перезаписывать.

Рассмотрим несколько частых сценариев работы:

• Конкретный вопрос. «Обсуждали ли это с менеджером?», «Каким было решение по дизайну в прошлый раз?» Агент идёт в нужный файл и отвечает на основе сохранённых данных.
  
  

• Сложное исследование по многим файлам. Например, при принятии решения об открытии найма можно попросить нейросеть собрать информацию по всем трём отделам: где команда не справляется с объёмом работы, кто уже перегружен, кому что обещано по развитию.
  
  

• Онбординг. При выходе нового сотрудника отдела ИИ может собрать для него гайд из накопленного контекста – подробный разбор в привычной для руководителя манере и логике, словно тот лично объясняет все детали. На подготовку такого гайда вручную требуется около недели работы.
  
  

• Тренировка навыка. Если руководитель хочет развить какой-то навык (например, научиться давать корректирующую обратную связь), его можно описать агенту. В ответ «второй мозг» создаёт коучинговый трек: использует выбранный навык как фильтр и анализирует через него новые материалы базы. Находит реальные ситуации в переписках и созвонах и разбирает, что получилось хорошо, где повторились старые ошибки и как лучше действовать в следующий раз.

Часть задач «второй мозг» выполняет автономно: запускается по расписанию и приносит готовый результат.

• Каждое утро агент собирает план на день: регулярные дела, срочные и просроченные задачи, одну задачу, которая дольше всех остаётся без движения.
  
  

• Каждую неделю агент анализирует планёрки отделов. Он читает расшифровки звонков за прошлую неделю и присылает сводку: что требует решения руководителя, где есть риски, главные новости по направлению.
  
  

• Каждый месяц агент собирает из накопленных материалов черновик отчёта по направлению. Документ остаётся вычитать и поправить.

В этом разница между обычным диалогом с ИИ и системой. Чат отвечает на вопросы, а ИИ с базой знаний может работать самостоятельно и сохранять контекст предыдущих решений.

1. Систему нужно наполнять контекстом. Важно регулярно сохранять переписки, итоги встреч и решения в файлы, к которым агент обращается в работе. Пустая база ничего не умеет, а устаревшая может привести к ошибкам.
   
   

2. Агенту нужны подробные объяснения. Нейросети важно понимать не только то, что нужно сделать, но и почему решение принимается именно так.
   
   

3. Обновлять необходимо инструкцию, а не только ответ. Если ИИ ошибся, нужно исправить ответ и добавить соответствующее правило в инструкцию, чтобы ошибка не повторялась.

• Обучение второго мозга требует времени. Систему нужно настраивать под себя: править инструкции, уточнять, исправлять. Это вложение, которое окупается не в первый день. Иногда кажется, что быстрее сделать всё самостоятельно, но важно учитывать долгосрочную выгоду: постепенно выстраивается процесс, который в дальнейшем будет выполняться автоматически, по заданным правилам.
  
  

• Агент может запомнить то, что запоминать не надо. Сказанное случайно на встрече может осесть в базе как обязательное руководство к действию, а резкая формулировка из личной переписки с коллегой – попасть в общий рабочий файл. Поэтому важно контролировать и регулярно пересматривать информацию, которую нейросеть вносит в базу.
  
  

• Ускорение – это соблазн. Со «вторым мозгом» растёт производительность, появляется возможность делать больше и быстрее. Возникает соблазн брать на себя ещё больше задач, что может привести к перегрузке и бесконечным переключениям между делами. Для такого состояния даже появился термин AI brain fry – умственное истощение от интенсивной работы с ИИ. Поэтому важно следить за собственной нагрузкой и не допускать выгорания.

1. Выберите десктопное приложение с агентом, которое может совершать действия на вашем компьютере. Подойдёт Claude Cowork, Codex или «Коворк/Код» от «Битрикс24».
   
   

2. Отдайте агенту текст этой статьи и скажите, что хотите себе такую же систему.
   
   

3. Агент сам начнёт вести вас по процессу, объяснять непонятное и предлагать развилки.

В итоге из ваших решений сложится уникальная структура вашего «второго мозга».

Сила такой системы – накопительная. Чем больше в ней проектов, решений и договорённостей. тем точнее ИИ понимает контекст и тем меньше его надо вести за руку.

И ещё одна важная деталь: со «вторым мозгом» работы чаще всего не становится меньше. Но работа изменяется качественно. Руководитель начинает уделять время тем задачам, которые можно решить только лично. С остальными поможет агент.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360