Составить график работы персонала в небольшом магазине с двумя-тремя сотрудниками вроде бы несложно. Но если речь идёт о супермаркете или торговой сети, задача многократно усложняется. Нехватка персонала в пиковые часы ведёт к тому, что не все клиенты смогут совершить покупку. А переизбыток сотрудников приносит торговым точкам перерасход по зарплате. О том, как автоматизация может помочь ритейлу в составлении оптимальных рабочих графиков, порталу Biz360.ru рассказал коммерческий директор компании Verme Дмитрий Бельский.
Дмитрий Бельский, 34 года, коммерческий директор сервиса для оптимизации рабочих графиков персонала
Verme. Закончил МИФИ и Grenoble Graduate School of Business. Работал в компаниях «Ай-теко», SAP/SuccessFactors. В компании Verme - с 2016 года.
В 2015 году Евгению Визгалову, математику по образованию, работавшему в то время директором по консалтингу компании «Летограф», пришла в голову идея разработать программное решение по оптимизации рабочих графиков персонала ритейловых сетей. По замыслу Визгалова, система должна была быть более гибкой и простой для пользователя, чем западные системы - SAP, Kronos, Teleopti WFM и т.д.
Основная проблема иностранных продуктов - они рассчитаны на недельный график, по которому в основном живёт западный бизнес. В России же применяется месячный цикл планирования. Кроме того, текучка в российском ритейле в среднем вдвое выше, чем на Западе. «Чтобы западные системы, рассчитанные на недельный цикл, «допилить» до месяца, требовалось много труда и сил. И в какой-то момент от западной системы почти ничего не остаётся, кроме интерфейса», - рассказывает Дмитрий Бельский, коммерческий директор компании Verme.
Разработка системы продолжалась около двух лет. Самой сложной частью стало создание математической модели, на основе которой работают алгоритмы планирования. С поставленной задачей справилась только третья команда разработчиков. Основная трудность состояла в том, чтобы добиться масштабирования модели на любое количество торговых точек.
Первоначальные расходы на разработку решения составили около 10 млн. рублей – личные средства основателя проекта и его друзей.
По расчётам, клиентами нового сервиса должны были стать прежде всего региональные сети. Около трёх месяцев было потрачено на холодные звонки, но у руководства сетей это предложение не вызывало интереса.
Через некоторое время в Verme решили сменить вектор развития. Компания перестала заниматься холодными обзвонами регионов и обратилась в крупные федеральные сети. Цикл продаж при работе с такими клиентами может быть очень длинным, до нескольких месяцев и больше. К тому же далеко не всегда реально выйти с предложением на собственника или топ-менеджмент. Но, с другой стороны, руководители крупных сетей сегодня уже понимают, что такое системы планирования графиков и зачем они нужны.
«Мы решили пойти к тем клиентам, которые уже находились на достаточно высокой стадии развития. Они уже осознали у себя потребность в инструменте и искали его на рынке», - рассказывает Дмитрий Бельский.
Первым клиентом Verme стала московская продуктовая сеть «Оливье», состоящая из 11 магазинов. Работа с ней велась около трёх месяцев. Летом 2016 года программу установили в трёх магазинах. Результаты первых месяцев работы стали для руководства сети приятной неожиданностью. Фонд оплаты труда в этих торговых точках снизился на 15% по отношению к товарообороту. В январе 2017 года систему установили во всех магазинах сети «Оливье».
С конца 2016 года сервис Verme установлен в сети обувных магазинов «Эконика». В течение 2017 года клиентами Verme стала обувная сеть Zenden, ритейлер бытовой техники и электроники «М-Видео» и ещё несколько компаний. Сейчас услугами Verme пользуются 10 федеральных торговых сетей и один из крупнейших российских банков.
Главное, что умеет Verme - автоматически составлять оптимальные для бизнеса рабочие графики персонала. Для этого проводится глубокий анализ бизнес-процессов торговой сети. Специалисты Verme изучают историю продаж за последние 4 года работы, а если сеть существует менее 4 лет, то за всё время её деятельности. Также принимаются во внимание различные нюансы работы каждой торговой точки. В первую очередь, это время обслуживания кассиром каждого клиента, путь товара от разгрузки до полки, пики посещаемости магазина.
На основе полученной информации составляется математическая модель работы каждого магазина или торговой точки. Этот процесс длится в среднем около месяца. В результате работодатель получает возможность рассчитать оптимальное количество сотрудников магазина. Точность прогнозов при планировании графиков составляет 90-95%. По утверждениям представителей Verme, это намного выше, чем у западных решений на российском рынке.
При работе с продуктовыми сетями за единицу расчёта берутся не суммы продаж, а штуко-килограммы, то есть объёмные параметры продаваемой продукции. Дело в том, что выручка похожих магазинов в Москве и небольшом региональном городе при одинаковом объёме проданного может существенно различаться.
«Большинство сетей мыслят именно «в деньгах»: если выручки магазина 300 000 рублей в день, то нужно пять сотрудников. Но если в Москве пакет молока можно продать за 100 рублей, то в регионе цена будет в лучшем случае 50-60 рублей. При этом на выкладку единицы продукции на полку нужны те же самые силы и то же самое время персонала. До планирования на основе штуко-килограммов дошло очень немного сетей в России, даже федеральных. И нам это приходится продавать как инновацию», - объясняет Дмитрий Бельский.
В сетях с «консультационными продажами» (одежда, обувь и т.д. – везде, где клиенту нужна помощь консультанта) система решает задачу повышения доходов. Если ещё один сотрудник «закрывает» пиковое время, это приносит магазину дополнительные продажи.
На внедрение решения компании Verme в торговых точках сети уходит, как правило, несколько месяцев. Основная задача на этом этапе – обучить работе в системе директоров, управляющих, старших продавцов и кассиров. Разработчики исходили из того, что выделять больше 2 часов на обучение сотрудника никто не готов. Как правило, этого времени достаточно на освоение программы. Простой и наглядный интерфейс позволяет вести обучение в режиме пользования.
Директоры магазинов в рамках онлайн-курса получают информацию о пользовании продуктом, после чего они могут задать вопросы на часовом вебинаре. Затем, после прохождения тестирования, директор готов работать в системе и планировать графики в своём магазине. При этом решение от Verme может составлять не только «стандартные» смены по 8 или 12 часов, но и любые гибкие графики.
На основе проведённого анализа системы начинается этап кадровых решений. «Лишних» сотрудников увольняют или переводят в другие магазины, оставшихся распределяют по сменам. Таким образом, обеспечивается оптимальное количество сотрудников в торговой точке в зависимости от сезона, дня недели и времени.
«Главное, что требуется от клиента для успешной работы системы – готовность к организационным изменениям. Задачу workforce-менеджмента (управления трудовыми ресурсами) многие трактуют как построение какой-то чудесной модели. Некоторые из наших коллег (как российских, так и зарубежных) тоже пребывают в этом заблуждении. Но на самом деле каждый наш проект на 70% состоит из организационных изменений. И только 30% - это поддерживающее решение, без которого сложно получить «гибкость» графиков», - говорит Дмитрий Бельский.
Как утверждает менеджмент проекта, установка системы может увеличить выручку на 10-15%. По данным компании, за 4 месяца тестового использования системы в сети обувных салонов «Эконика» продажи выросли на 19%, а фонд оплаты труда снизился на 2%. На 40% увеличилась доля покупателей от общего количества посетителей салонов.
Система нередко рассчитывает короткие смены, планируя выход дополнительных сотрудников на один или несколько часов в пиковое время. Владельцы сетей, как правило, соглашаются нести расходы на такие смены: выгода от их использования всё равно намного больше.
«В декабре мы встречались с собственником одной обувной сети. Мы спросили у него, готов ли он выводить сотрудника в смену только на полчаса? Он ответил: «Если это нужно для дела, то будем». Сейчас у фэшн-ритейла и вообще всех консультативных продаж тренд на снижение затрат. Раньше ритейл рос на десятки и сотни процентов в год, и эти единицы процентов были мало кому интересны. Но сейчас все начали усиленно заниматься оптимизацией, и наши услуги им как раз кстати», - говорит Дмитрий.
Продуктовым сетям система от Verme нужна прежде всего для оптимизации затрат на линейный персонал. Именно фонд оплаты труда является для них одной из крупнейших статей расходов. При этом экономия не должна вести к снижению выручки. Задача увеличения продаж в этом случае не стоит, но система может этому способствовать.
Когда есть нужное количество персонала для выставления продукции на полки, то увеличивается OSA (on-shelf availability), показатель доступности товара на полке. По данным ECR (международной организации «Эффективный отклик на запросы потребителей»), рост этого показателя на 3% приводит к росту продаж на 1%.
Стоимость установки системы зависит от размера сети и составляет несколько миллионов рублей, которые выплачиваются поэтапно, по мере подключения торговых точек (от момента запуска системы до сдачи проекта может пройти несколько месяцев). В случае с крупными федеральными сетями речь идёт о десятках миллионах рублей. Важный фактор, влияющий на цену подключения – с какой именно системой требуется интеграция. Если клиент работает в 1С или SAP, стоимость стандартная. А если нужно интегрироваться с какой-то уникальной системой, то это будет стоить дороже. Затем клиенты оплачивают ежеквартальную подписку. Её стоимость составляет от 10 000 рублей за небольшой магазин до нескольких сотен тысяч рублей за гипермаркет.
В 2017 году выручка Verme составила около 10 млн. рублей, что позволило выйти на операционную безубыточность
Целевая аудитория Verme – торговые сети от 10 магазинов. Чем больше персонала в магазине, тем нужнее автоматизация для составления рабочих графиков. По оценке Дмитрия Бельского, у крупных федеральных сетей установка системы окупается в течение месяца.
На рынке автоматизированных решений для планирования рабочих смен работают ещё две российские компании. Но основными конкурентами Verme Дмитрий Бельский считает Excel и листок бумаги с ручкой.
«Это наши главные злейшие враги, с которыми мы больше всего боремся. У нас есть целая коллекция графиков, которые ведутся в магазинах. Ручка с бумажкой встречаются довольно часто, и Excel – это далеко не самый плохой способ ведения графиков», - говорит Дмитрий Бельский.
Некоторые сети продвинулись дальше и пользуются собственными самописными программами. Но проблема в том, что их разработка может занять несколько лет, а результат не всегда соответствует ожиданиям.
«Полгода назад мы были у одного крупного ритейлера. Он пошёл на разработку собственного решения. За два года они сделали программу, которая работает всего на 100 магазинов, и только с фиксированными графиками 2/2. С более гибкими вариантами она работать не может», - рассказывает Бельский.
После того, как в Verme отказались от холодных звонков, проект использует несколько каналов продвижения. Главным из них стали прямые контакты с менеджментом сетей. У всех основателей Verme большой опыт работы в ритейле и множество знакомых из этой сферы.
Заработало и «сарафанное радио»: действующие клиенты начали рекомендовать сервис другим ритейлерам. Бывает, менеджеры, работавшие с программой в одной сети, переходят в другую, где также продвигают идею сотрудничества с Verme.
Для того, чтобы своевременно получать обратную связь от своих клиентов и дорабатывать продукт с учётом их пожеланий, команда Verme создала так называемый «комитет пользователей». Это, по сути, закрытый клуб, состоящий из клиентов проекта. Его заседания проводятся регулярно - раз в 2-3 месяца. Около 15% бюджета разработки выделено именно под те задачи, которые выберет в качестве приоритетных комитет пользователей своим голосованием.
«Для российского рынка – это нестандартная инновация. И она всем очень нравится. Помимо прочего, это некий клуб, в котором всегда можно обменяться опытом и практиками. Конечно, у нас есть свой чёткий план и видение того, куда и зачем мы идём. Но мы также реализуем и пожелания пользователей, для нас это тоже важно», - говорит Дмитрий.
В первой половине 2018 года Verme планирует установку системы у 20 новых клиентов. С ними уже есть предварительные договоренности. Среди потенциальных пользователей системы – один из топ-5 крупнейших банков страны. В перспективе – работа со всеми его отделениями.
«Больше, чем 20 новых сетей, мы в ближайшие полгода не возьмём. Для нас важно соблюсти качество, а людские ресурсы масштабируются не так хорошо, как программные», - говорит Дмитрий Бельский.
Также в ближайших планах намечено начало сотрудничества с региональными торговыми сетями. В частности, скоро будут запущены три проекта с довольно крупными сетями, в каждой из которых не менее 50 магазинов.
Читайте также:
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Бойкое место: как геомаркетинг помогает найти хорошее место для магазина.
