Что такое база знаний и как она может помочь бизнесу в кризис

Прочтёте за 3 мин.

«Во время катаклизмов важно не растерять ценную информацию»

IT-инструменты, которые использует Иван Бормотов

  • Zoom
  • Trello
  • WikiWorks
  • AmoCRM

Пандемия коронавируса ударила практически по всем секторам современной экономики. Многие компании для того, чтобы не останавливать работу и поддерживать важные бизнес-процессы, переводят свои команды на удалёнку. Один из рисков при дистанционном формате работы – потеря важной для компании информации. О том, что такое база знаний и как её поддерживать в актуальном состоянии, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании «Кодеры» Иван Бормотов.

Досье

Иван Бормотов, 32 года, основатель и руководитель компаний  «Кодеры» и  Qualitica; совладелец интернет-магазина чая «Белый Дракон». С 2009 по 2015 год работал в агентстве Notamedia, где занимал позицию директора по развитию и руководил отделом по работе с ключевыми клиентами. С 2015 по 2019 год руководил аутсорс-продакшном DigitalWand, который в 2018 году занял 1 место в рейтинге «Тэглайн». С 2019 года руководит собственными компаниями. Входит в число ключевых персон рынка digital-маркетинга и веб-разработки по версии «Тэглайн».

Иван Бормотов

Зачем вообще нужна база знаний

При переходе на удалёнку рушатся привычные рабочие процессы. Команде приходится адаптироваться, внедрять новые рабочие инструменты, изменять бизнес-процессы. Если раньше можно было всё моментально уточнить у сидящего рядом коллеги, спросить необходимые документы и быстро решить любую задачу, то сейчас есть большой риск срыва сроков выполнения задач и согласования рабочих вопросов.

Руководители испытывают сложности с контролем работы удалённых сотрудников, а сами сотрудники зачастую фрустрируют и не понимают, как решать привычные задачи.

Процессы коммуникации в компании нужно подстраивать под новую форму работы. Важно оперативно информировать сотрудников обо всех изменениях. Чтобы снизить количество вопросов и градус неопределённости в компании, мы рекомендуем внедрять базу знаний и тщательно описывать все рабочие моменты и контакты сотрудников. Вся эта информация должна быть хорошо структурирована и доступна всему коллективу.

  • Поменялся процесс согласования документов - зафиксировали и донесли до всех эту информацию.

  • Приняли решение использовать Zoom для производственных совещаний - написали инструкцию и разместили её в открытом доступе.

  • Кто-то из сотрудников взял важное оборудование домой - сделали доступной эту информацию, чтобы все знали, к кому обращаться.

  • И так далее.

Важный момент. Недостаточно разослать всем письмо с новыми правилами - оно потеряется, про него через пару часов многие забудут. Рассчитывать, что сотрудники после первого прочтения поймут и запомнят информацию, тоже не стоит. Нужно системно относиться к процессу управления знаниями в компании и использовать для этого специализированное программное обеспечение.

Информация – собственность компании

Это не первый финансовый кризис в истории. Рано или поздно он закончится и экономика начнёт восстанавливаться.

Важно во время кризиса не растерять ценную информацию. Если новых сотрудников можно будет относительно быстро нанять, то знания, важные документы и ценную корпоративную информацию быстро восстановить не получится.

Вот наглядный пример: компания разрабатывала IT-систему для автоматизации своих процессов, но в кризис решила остановить работы до лучших времён и уволила всех программистов. После кризиса решили продолжить разработку, наняли новых разработчиков, и выяснилось, что все прежние наработки не жизнеспособны - никто не знает, как устроена система, не в состоянии её «поднять», поддерживать и развивать. В итоге компания несёт убытки и не может возобновить работу над своим проектом.

Позаботиться о том, чтобы личные знания и компетенции сотрудников стали собственностью компании, нужно сейчас. Для этого нужна корпоративная база знаний и ваша настойчивость в фиксации всей информации. Необязательно всю информацию собирать собственноручно - можно, например, попросить каждого из сотрудников формализовать то, что касается его сферы ответственности.

Даже если сегодня это кажется бесполезной тратой времени, в будущем это поможет быстро восстановить рабочие процессы компании. В противном случае вы потратите неоправданно много времени, чтобы разобраться и запустить всё повторно.

Где и как вести базу знаний

Есть множество программных продуктов, которые позволяют создать корпоративную базу знаний. Это могут быть и простые облачные хранилища файлов, и сложные многофункциональные платформы. У каждого есть свои достоинства и недостатки.

В компаниях «Кодеры» и Qualitica мы используем сервис WikiWorks. Это платформа, где каждая компания может создать свой собственный портал для ведения базы знаний, тестирования и мотивации сотрудников. В числе ключевых особенностей сервиса могу выделить следующие:

  • База знаний для хранения любой корпоративной информации: правил, регламентов, шаблонов и любых других документов.

  • Система тестирования для проверки качества усвоения информации сотрудниками.

  • Гибкая настройка доступов - по отделам и должностям.

  • Уведомления об устаревших материалах.

  • Комментарии к статьям и материалам базы знаний.

  • Лента новостей компании для информирования о чём угодно.

Для эффективного ведения корпоративной базы знаний целесообразно выбрать ответственного. Это может быть штатный регламентолог, редактор, менеджер по персоналу или любой другой ответственный сотрудник. В его обязанности должны входить не только сбор и фиксация информации, но и её приведение к единому виду, структурирование и своевременная актуализация.

P.S.

Работа над базой знаний - это постоянный процесс. Важно начать. Не откладывайте - сделайте первый шаг уже сегодня, заведите базу знаний, начните фиксировать в ней информацию.

Biz360.ru

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал и  страницу в Facebook.

03 апреля 2020

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов