Пандемия коронавируса ударила практически по всем секторам современной экономики. Многие компании для того, чтобы не останавливать работу и поддерживать важные бизнес-процессы, переводят свои команды на удалёнку. Один из рисков при дистанционном формате работы – потеря важной для компании информации. О том, что такое база знаний и как её поддерживать в актуальном состоянии, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании «Кодеры» Иван Бормотов.
Иван Бормотов, 32 года, основатель и руководитель компаний
«Кодеры» и
Qualitica; совладелец интернет-магазина чая «Белый Дракон». С 2009 по 2015 год работал в агентстве Notamedia, где занимал позицию директора по развитию и руководил отделом по работе с ключевыми клиентами. С 2015 по 2019 год руководил аутсорс-продакшном DigitalWand, который в 2018 году занял 1 место в рейтинге «Тэглайн». С 2019 года руководит собственными компаниями. Входит в число ключевых персон рынка digital-маркетинга и веб-разработки по версии «Тэглайн».
При переходе на удалёнку рушатся привычные рабочие процессы. Команде приходится адаптироваться, внедрять новые рабочие инструменты, изменять бизнес-процессы. Если раньше можно было всё моментально уточнить у сидящего рядом коллеги, спросить необходимые документы и быстро решить любую задачу, то сейчас есть большой риск срыва сроков выполнения задач и согласования рабочих вопросов.
Руководители испытывают сложности с контролем работы удалённых сотрудников, а сами сотрудники зачастую фрустрируют и не понимают, как решать привычные задачи.
Процессы коммуникации в компании нужно подстраивать под новую форму работы. Важно оперативно информировать сотрудников обо всех изменениях. Чтобы снизить количество вопросов и градус неопределённости в компании, мы рекомендуем внедрять базу знаний и тщательно описывать все рабочие моменты и контакты сотрудников. Вся эта информация должна быть хорошо структурирована и доступна всему коллективу.
-
Поменялся процесс согласования документов - зафиксировали и донесли до всех эту информацию.
-
Приняли решение использовать Zoom для производственных совещаний - написали инструкцию и разместили её в открытом доступе.
-
Кто-то из сотрудников взял важное оборудование домой - сделали доступной эту информацию, чтобы все знали, к кому обращаться.
-
И так далее.
Важный момент. Недостаточно разослать всем письмо с новыми правилами - оно потеряется, про него через пару часов многие забудут. Рассчитывать, что сотрудники после первого прочтения поймут и запомнят информацию, тоже не стоит. Нужно системно относиться к процессу управления знаниями в компании и использовать для этого специализированное программное обеспечение.
Это не первый финансовый кризис в истории. Рано или поздно он закончится и экономика начнёт восстанавливаться.
Важно во время кризиса не растерять ценную информацию. Если новых сотрудников можно будет относительно быстро нанять, то знания, важные документы и ценную корпоративную информацию быстро восстановить не получится.
Вот наглядный пример: компания разрабатывала IT-систему для автоматизации своих процессов, но в кризис решила остановить работы до лучших времён и уволила всех программистов. После кризиса решили продолжить разработку, наняли новых разработчиков, и выяснилось, что все прежние наработки не жизнеспособны - никто не знает, как устроена система, не в состоянии её «поднять», поддерживать и развивать. В итоге компания несёт убытки и не может возобновить работу над своим проектом.
Позаботиться о том, чтобы личные знания и компетенции сотрудников стали собственностью компании, нужно сейчас. Для этого нужна корпоративная база знаний и ваша настойчивость в фиксации всей информации. Необязательно всю информацию собирать собственноручно - можно, например, попросить каждого из сотрудников формализовать то, что касается его сферы ответственности.
Даже если сегодня это кажется бесполезной тратой времени, в будущем это поможет быстро восстановить рабочие процессы компании. В противном случае вы потратите неоправданно много времени, чтобы разобраться и запустить всё повторно.
Есть множество программных продуктов, которые позволяют создать корпоративную базу знаний. Это могут быть и простые облачные хранилища файлов, и сложные многофункциональные платформы. У каждого есть свои достоинства и недостатки.
В компаниях «Кодеры» и Qualitica мы используем сервис WikiWorks. Это платформа, где каждая компания может создать свой собственный портал для ведения базы знаний, тестирования и мотивации сотрудников. В числе ключевых особенностей сервиса могу выделить следующие:
-
База знаний для хранения любой корпоративной информации: правил, регламентов, шаблонов и любых других документов.
-
Система тестирования для проверки качества усвоения информации сотрудниками.
-
Гибкая настройка доступов - по отделам и должностям.
-
Уведомления об устаревших материалах.
-
Комментарии к статьям и материалам базы знаний.
-
Лента новостей компании для информирования о чём угодно.
Для эффективного ведения корпоративной базы знаний целесообразно выбрать ответственного. Это может быть штатный регламентолог, редактор, менеджер по персоналу или любой другой ответственный сотрудник. В его обязанности должны входить не только сбор и фиксация информации, но и её приведение к единому виду, структурирование и своевременная актуализация.
Работа над базой знаний - это постоянный процесс. Важно начать. Не откладывайте - сделайте первый шаг уже сегодня, заведите базу знаний, начните фиксировать в ней информацию.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
Telegram-канал и
страницу в Facebook.
