По каким критериям выбирать софт для автоматизации в сфере услуг

Качественные IT-инструменты повышают эффективность и управляемость бизнеса. Но компании, которые впервые сталкиваются с необходимостью автоматизации, часто оказываются перед сложным выбором: IT-систем на рынке множество – как подобрать оптимальный именно для вашего бизнеса вариант? Ведь помимо функционала и стоимости есть и другие факторы, влияющие на то, насколько конкретный софт подходит под запросы компании. О том, по каким критериям выбирать софт для автоматизации в сфере услуг, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказала сооснователь сети умных автосервисов «Вилгуд» Барно Турсунова.

Высокая стоимость программного решения – первая преграда в автоматизации для многих представителей малого бизнеса. Существуют IT-системы, ориентированные как в целом на отрасль услуг (AmoCRM, YClients и многие другие), так и на отдельные ниши («1С:Фитнес-клуб», «Финоко» и т.д.). Внутри сегмента IT-платформ для конкретных ниш также есть разделение по функционалу, которое часто отражается на затратах на автоматизацию. 

Конечно, предприниматели всегда стараются оптимизировать расходы, но если отталкиваться только от стоимости, эффективность самой автоматизации может пострадать. Выбрать оптимальное решение можно, если проанализировать функционал каждой IT-системы, а затем соотнести его с проблемами компании и темпами масштабирования. 

Например, если это микробизнес с невысокой скоростью расширения, то обычно в нём нужно закрыть только базовые потребности в автоматизации. В этом случае может подойти упрощённое решение с небольшим количеством функций.

А если компания растёт быстрыми темпами, то бизнес-процессы в ней усложняются, их становится больше, а цена ошибки возрастает. Таким компаниям целесообразно выбирать IT-системы с более широкими настройками. Стратегически им выгоднее инвестировать в автоматизацию больше средств на начальном этапе, но выиграть на дистанции за счёт повышения эффективности работы.

Так автоматизируют процессы, к примеру, многие предприниматели в сфере авторемонта. Небольшие и несетевые СТО часто пользуются базовым набором систем («1С:УНФ», «Автодата», программы по подбору запчастей и т.д.), а автосервисы среднего и большого размера – более сложными и комплексными платформами (Wilgood Soft и др.). 

Многим компаниям в сфере услуг для эффективной автоматизации нужны не только CRM-система и программа для ведения бухучёта. Часто бизнесу нужно сочетать их с другими сервисами: онлайн-кассами, системами аналитики, IP-телефонии, онлайн-записи и др. В автосервисах, к примеру, СТО не могут работать без программ с инструкциями по ремонту и софта для подбора запчастей.

Чтобы сотрудники могли эффективно работать в нескольких программах, решения должны быть интегрированы друг с другом. Но проблема в том, что для этого нужно нанимать IT-специалистов (как минимум на проектную работу). Для малого бизнеса это может быть большой нагрузкой на бюджет. Помимо денег, на интеграцию также нужно потратить время: вплоть до её завершения сотрудникам придётся вручную переключаться между системами. Это может негативно сказаться на эффективности их работы.

Здесь есть два выхода. Первый – искать комплексные IT-системы, которые сочетают в себе сразу несколько решений. Например, многие интернет-магазины, оптовые и розничные ритейлеры используют программу «МойСклад», которая объединяет в себе CRM-систему, онлайн-кассу, товароучётную систему, маркировку товаров и многое другое. Ряд автосервисов, в свою очередь, пользуется IT-платформой Wilgood Soft, в которой есть CRM-система и программы с автодиагностикой, инструкциями по ремонту и подбором запчастей.

Второй способ – подобрать софт, в котором есть функция быстрой кастомизации под запросы предпринимателя. К примеру, в AmoCRM есть модуль интеграции с различными сервисами. Он позволяет пользователю синхронизировать их работу с CRM-системой даже без навыков программирования. Похожие функции внедрены в YClients, где есть своя база знаний для предпринимателей, которые хотят интегрироваться с другими сервисами.

В большинстве случаев персонал в сфере услуг работает по системе оклад + KPI. Однако, несмотря на то, что бонусы составляют существенную долю от заработка, мотивировать работать быстро и эффективно можно далеко не всех работников. Например, в сервисных компаниях сотрудники часто получают одни и те же деньги за простые и сложные работы. Поэтому они менее мотивированы брать заказы с высоким средним чеком.

Разработчики IT-платформ для автоматизации предлагают решить эту проблему по-разному. Часть из них (например, RemOnline) предоставляют возможность гибко настраивать мотивацию и устанавливать отдельные KPI на работы с разным чеком. Этот способ подходит в случае, если в сервисном сегменте не так много производителей и моделей техники для ремонта.

Но, например, в сфере авторемонта спецификаций одной и той же модели могут быть десятки, соответственно, может различаться и трудоёмкость ремонта. В этом случае можно настроить коэффициент сложности, который будет повышать или понижать стоимость работы сотрудника в зависимости от сложности заказа. Рассчитать в каждом случае коэффициент вручную очень сложно, поэтому ряд IT-систем делают это автоматически.

Высокие расходы на ФОТ при нестабильной эффективности персонала – крайне популярная проблема не только в сервисных компаниях, но и в других сегментах сферы услуг. Поэтому мы рекомендуем при выборе софта обязательно смотреть на то, есть ли в IT-системе возможность для гибкой настройки мотивации. 

В малом бизнесе собственники с самого запуска контролируют множество процессов. Часто операционная деятельность фактически замкнута на руководителях. И это сдерживает компанию при масштабировании и лишает её определённой гибкости.

Собственники решают эту проблему по-разному. Кто-то нанимает всё новых помощников, но эффективней использовать возможности IT-систем. Обычно больше всего возможностей для удалённого контроля над бизнесом предоставляют комплексные решения. Они помогают отслеживать практически все процессы, автоматически формировать отчётность и отправлять её руководителю. Например, в «Агбис» (ПО для автоматизации химчисток, прачечных и ателье) собственник может создавать гибкие отчёты, используя данные из более чем 150 других отчётов.

IT-решения также могут брать на себя часть рутинных функций по контролю и освобождать рабочее время предпринимателя. Так, в автосервисной нише система может отслеживать, по какой стоимости сотрудник продаёт запчасть клиенту. Если стоимость будет ниже, чем установлено, то встроенный чат-бот автоматически уведомит об этом руководителя. Только после его подтверждения IT-система разрешит мастеру-консультанту продать запчасть по сниженной цене. Такая возможность реализована, к примеру, в Wilgood Soft. 

Таким образом, при подборе оптимального софта для автоматизации малому бизнесу в сфере услуг целесообразно обращать внимание на четыре ключевых показателя: 

• соотношение стоимости и функционала;

• интеграция с ключевыми для вашего бизнеса сервисами;

• возможность настройки системы мотивации;

• наличие функций по разгрузке собственника. 

Такой подход может обеспечить компании стратегическое преимущество, на дистанции она будет лучше готова к масштабированию и к сложностям, которые его сопровождают.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360