Планирование – важный для предпринимателя навык. Понимание того, какие задачи в графике являются первоочередными, позволяет достигать поставленных целей и не отвлекаться на посторонние дела. Методик планирования – сотни. О том, как с помощью техники GTD (Getting Things Done) концентрировать внимание на конкретных действиях, в своей книге «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин» рассказала Екатерина Беспятых. С разрешения издательства «АСТ», выпустившего книгу, мы публикуем выдержки из неё.
Техника тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done) - это система эффективной работы с текущими задачами. Её изобрёл в 2001 году Дэвид Аллен. Этой системой пользуются миллионы людей и компаний по всему миру. Для меня эта техника - фундамент планирования.
Система GTD максимально освобождает нашу голову от различных переживаний и забот, чтобы мы могли сконцентрироваться только на ближайшем шаге или конкретном действии. Данную систему можно вести через приложение, сейчас их насчитывается более ста. Когда Дэвид Аллен её создавал, он переживал, насколько удобно будет ею пользоваться, так как в первоначальном виде это была система записей в блокноте. Но она стала настолько популярна, что сейчас есть сотни приложений для ноутбуков и смартфонов.
Я протестировала около десяти, чтобы выбрать для себя самую удобную, и уже очень много лет пользуюсь приложением «Todoist». Приложение можно синхронизировать на всех устройствах, которыми вы пользуетесь, что очень удобно и позволяет всегда быть в курсе дел. Например, вы занесли список задач в телефон, вечером проверяете список на завтрашний день с компьютера, а задачи с телефона автоматически подгрузились.
Принципы системы GTD
- Записывать абсолютно все дела и мысли, которые есть в вашей голове.
- Оперативно и быстро решать, что делать с новой задачей.
- Действовать - выполнять и трудиться над текущей задачей, не отвлекаясь на второстепенные дела.
Первое, что важно научиться делать, - это выписывать все ваши дела и задачи. Для этого необходимо в программе создать папку «Входящие» или пользоваться ею по умолчанию, если она уже есть.
Второе, что мы делаем после составления списка: начинаем распределять все записанные задачи по нужным папкам.
Всего в системе GTD Аллена семь папок.
«Входящие» - это хранилище всех ваших мыслей, идей, задач, целей и мелких поручений.
«Сегодня» - папка с конкретными действиями и шагами, которые вы должны выполнить именно сегодня.
«Завтра» - это те задачи, которые не такие срочные и горящие.
«Расписание» - в эту папку вы вносите те дела, которые чётко привязаны ко времени - например, выступление на конференции. Всё, что связано с конкретной датой, вписываем в эту категорию.
«Когда-нибудь» - это цели и задачи, которые вам хотелось бы исполнить, но они не срочные. Например, съездить в какую-то определённую страну, сходить в театр, полетать на вертолете - всё, что вы хотели бы реализовать когда-нибудь в своей жизни.
«Ожидает» - те задачи, решения которых вы ждёте от кого-либо.
«Корзина» - те проекты, дела, задачи, которые не актуальны. Старайтесь по минимуму пользоваться этой папкой.
После того, как вы выписали абсолютно все ваши дела и задачи, начинаем рассматривать каждую и определять, в какую из папок она должна уйти. Также вы можете добавлять по своему желанию папки, которые вам необходимы. У меня, например, есть папка «Travel», в которой я подпапками добавляю страны и храню все дела и задачи, которые необходимо сделать перед путешествием: визы, билеты, отели, трансферы. Подготовка к путешествию - это тоже отдельный проект.
Старайтесь раз в неделю разбирать папку «Входящие» и распределять задачи из неё по всем остальным папкам. Обычно это занимает не больше десяти минут, и у вас снова порядок не только в голове, но и в делах.
Один из принципов техники GTD - это еженедельное планирование. Его, как правило, хорошо делать на выходных, в субботу или в воскресенье. Я занимаюсь еженедельным планированием по воскресеньям, и для меня это определённый приятный ритуал, которого я жду.
Чек-лист планирования на неделю
1. Выделите 15-30 свободных минут.
2. Откройте ваш любимый планировщик, где вы можете видеть сразу всю неделю - с понедельника по воскресенье.
3. Посмотрите ваши цели на месяц.
4. Теперь запишите небольшие шаги с разбивкой по дням.
5. Потом пройдитесь по рутинным задачам.
6. Если есть семья, а особенно дети, добавьте общие дела - например, плановый поход к врачу, тренировки.
7. Хотите, чтобы выходные действительно вас наполнили, спланируйте их тоже: семейный пансионат, музеи, театры, рестораны - заранее всё забронируйте и в выходные отдыхайте.
8. План на неделю готов. Каждое утро просматривайте его и корректируйте по обстоятельствам. У нас гибкое планирование, как вы помните.
Добавляйте по одной-две-три задачи на день, в зависимости от вашей нагрузки.
У нас нет цели каждый день выполнять по десять задач, чтобы в конце недели сказать: «Планирование не для меня, я устала, я так больше не хочу!» Важно найти оптимальное для себя количество.
И поверьте, лучше сделать одно-два дела, чувствовать себя победителем и взять ещё одно, чем поставить в план десяток, сделать два и чувствовать себя неудачницей. Понимаете разницу между подходами?
Чем хорош принцип GTD? Вы выписываете свои задачи на сегодня и завтра. Вы видите только один маленький шаг и не видите картину целиком. Вы знаете, что вам нужно выполнить сегодня, и всё - ваша голова свободна. Но такими маленькими шагами вы закрываете большие проекты.
Мне кажется, чем проще планировать день, неделю, месяц, год, тем легче будет придерживаться этих планов на постоянной основе.
Подробнее о планировании различных аспектов жизни читайте в книге Екатерины Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин».
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
