Укротить хаос: ключевые проблемы малого бизнеса в работе с документами

Любой бизнес имеет дело с большим количеством документов. Они нужны для фиксации договорённостей с сотрудниками, клиентами и контрагентами, а также государственными органами. Есть разные виды документов – договоры, допсоглашения, протоколы разногласий, счета-фактуры, внутренние нормативные акты и т.д. – и в работе с каждым из них есть множество нюансов. О том, какие ошибки совершает малый бизнес в документообороте и как их исправить, порталу Biz360.ru рассказала Виктория Конышева, руководитель отдела типового запуска систем 1С в компании «СофтБаланс».

Наиболее часто встречающийся сценарий работы с документами в малом бизнесе выглядит так. На почту или в чат приходит скан документа, который нужно согласовать. Ведётся какая-то переписка внутри компании. Потом документ отправляется контрагенту на согласование и подписание. При положительном результате карточка подписанного документа в лучшем случае вносится в учётную систему (а иногда нет и её). Всех всё устраивает до тех пор, пока не понадобится срочно найти этот документ и понять, на каком этапе обработки он находится.

Любой почтовый клиент или мессенджер позволяет искать содержимое по ключевым словам. Но обычно это неформализованный поиск, который не даёт гарантированно верного результата. Если переписка по документу большая и растянутая во времени, то найти все связанные сообщения и понять текущий статус документа бывает очень сложно. Даже если в компании работает пять человек.

Поскольку процесс обработки документов непрозрачный, то уходит очень много времени на поиск и выяснение судьбы документа. И не всегда этот поиск заканчивается успешно. Сотрудники и так заняты текущими задачами, а тут ещё «детективное агентство» вместо работы.

Рекомендация. Посчитайте, сколько времени тратят ваши сотрудники на поиск и актуализацию документов. Переведите это время в деньги. Впечатляет? Тогда нужно разобраться с этим вопросом – и перестать терять время и деньги.

Решение проблемы. Для создания единого информационного пространства, хранения актуальных версий документов и сокращения времени на их поиск я рекомендую использовать специализированные системы для автоматизации документооборота. На рынке их довольно много, одни из самых распространённых – «1С:Документооборот», Directum, DocVisions. Например, в системе «1С:Документооборот» отражается, кто создал документ, кто его прокомментировал, кто обновил версию, у кого на согласовании в данный момент.

В небольших компаниях обычно нет сотрудника, который отвечал бы за работу с документами. Поэтому никто не следит за сроками согласования, ознакомления и исполнения. В зависимости от деятельности компании срывы сроков, указанных в документах, могут привести к штрафам или потерянным контрактам.

Когда непонятно, кто за что отвечает в компании, документы теряются, а согласование растягивается на недели, а то и месяцы. Также при отсутствии контроля за документами могут быть утеряны как физические экземпляры документов, так и их электронные копии.

А когда, к примеру, документ понадобится в суде, его просто не найти. Я часто сталкиваюсь с тем, что малый бизнес недооценивает серьёзность рисков, связанных с утерей документов. После первого серьёзного проигрыша в суде к учёту документов, по моему опыту, начинают относиться по-другому.

Пример. Однажды с одним из клиентов мы обсуждали риски утери документов. И директор говорил, что это ерунда, таких ситуаций просто не может быть. Этот клиент был подрядчиком на большой стройке. И однажды его сотрудники потеряли договор с генеральным подрядчиком. Произошло это так: уволился сотрудник, который отвечал за исполнение этого договора, и все бумаги то ли выбросил, то ли унёс с собой. Поскольку в компании не было системы, в которой хранилась бы вся информация о договорах, то про этот договор вспомнили только тогда, когда начались проблемы с генеральным подрядчиком. За нарушение сроков исполнения работ компания получила неустойку и не смогла её оспорить в суде. После этого задумались о внедрении единой системы учёта документов.

Решение проблемы. В автоматизированных системах документооборота нужный документ можно найти за секунды. Программа контролирует сроки по каждому документу и напоминает об основных этапах работы с ним.

Чаще всего в малом бизнесе сотрудники выполняют функции нескольких специалистов. Бухгалтер не только работает с первичной документацией и отчётностью, но и выступает в роли офис-менеджера, менеджер по продажам занимается закупками и складской логистикой, и так далее.

Контроль управленческих процессов отсутствует или слишком слабый. Кроме того, в компании используется очень много личных инструментов коммуникации (чаты в мессенджерах, собственные блокноты, личные ноутбуки и т.д.). Всё это усиливает зависимость бизнеса от конкретного человека. И если он заболел или уволился, то вся накопленная на личных носителях информация уходит вместе с ним.

Пример. В семейном бизнесе случился развод. И бывшая жена главы компании, которая владела всей информацией по ключевым договорам, перестала выходить на связь. Компания осталась в информационном вакууме. Пришлось потратить несколько месяцев на то, чтобы восстановить документы и их статусы, актуализировать все договорённости с клиентами. После этого владелец компании решил, что такие риски обходятся дороже, чем затраты на автоматизацию.

Решение проблемы. Современные системы документооборота устраняют зависимость от сотрудников. Например, в решении «1С:Документооборот» вся история работы с документами хранится в одном месте. Особенно это актуально, когда сотрудники даже небольшой компании постоянно находятся в разъездах, работают удалённо или находятся в разных городах.

Я разобрала три реальные проблемы, с которыми сталкиваются компании с штатом 5-10 человек. Каждая из этих проблем по отдельности влечёт за собой потерю денег и нервов. А вместе они создают ситуацию, когда бизнес не управляет документами, а документы управляют компанией.

Что делать? Не нужна дорогая и сложная система. Нужно одно решение, которое:

• хранит все документы в одном месте;

• показывает, у кого и на какой стадии находится документ;

• напоминает о сроках и не даёт ничего потерять.

Я использую «1С:Документооборот». Но важно не название системы, а сам подход: чёткие границы в коммуникациях, единое место для хранения и прозрачный процесс. Автоматизация документооборота – это тема не про то, «когда мы вырастем». Она про то, чтобы вырасти без потерь.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360