Устранить бардак: как упорядочить документооборот в компании

Прочтёте за 3 мин.

Рекомендации Филиппа Щирова

IT-инструменты, которые использует Филипп Щиров

  • Trello
  • Asana
  • Zoom

Неотлаженные и неотрегулированные процессы работы с документами тянут на дно даже самые успешные компании. Если продуктивность ваших сотрудников снижается из-за того, что они закапываются в бумагах, согласованиях во внутренних чатах или рабочих переписках в мессенджерах, стоит подумать об оптимизации документооборота. О том, как упростить в компании документооборот, порталу Biz360.ru рассказал сооснователь сервиса «Альтап» Филипп Щиров.

Досье

Филипп Щиров – предприниматель из Нижнего Новгорода, сооснователь сервиса облачной 1С «Альтап». Эксперт по электронному документообороту.

Филипп Щиров

Почему стоит задуматься об оптимизации оборота документов

Сегодня инструменты обмена важными деловыми сведениями меняются. Теперь эта тема не столько про работу с бумажными документами, сколько про электронный документооборот (ЭДО) – цифровизацию документов и обмен ими через интернет. 

Оптимизация документооборота может пугать многие компании своей «сложностью». Но гораздо проще решиться перейти на ЭДО, если вы знаете о двух главных, но неочевидных практических преимуществах такого документооборота, помимо простого удобства хранения и работы с документами: 

  • во-первых, вам гарантирован платёж при оказании услуг по постоплате;

  • во-вторых, ваша бухгалтерия сможет вести корректный учёт. 

Давайте разберёмся с каждым из них подробнее. 

Гарантированный платёж при оказании услуг по постоплате

Сложно доказать, что вы выполнили свою часть обязательств, если  работаете по постоплате и не успели подписать закрывающие документы: счета-фактуры, накладные, акты-сверок, акты выполненных работ, счетов, заказов. И в случае конфликта первым делом суд потребует документы, подтверждающие сделку.

Из-за того, что обычно бумажный документооборот растянут по времени, необходимых суду документов у вас может и не быть. Например, контрагент мог не подписать оригиналы, или бумаги потерялись в процессе доставки. В итоге, обратившись в суд, вы не сможете подтвердить, что сделка была совершена. Избежать такой ситуации поможет электронный документооборот (ЭДО) – с ним можно оперативно подписывать документы и закрывать сделки. 

Альтап

Бухгалтерия сможет вести корректный учёт 

Раз в квартал бухгалтерия должна закрывать налоговый период, то есть определять сумму налога, которую вам нужно заплатить. По закону, бухгалтер может учитывать только закрытые сделки: такие, для которых у компании есть полный набор закрывающих документов. В этой ситуации сделка считается состоявшейся: услуга или товар получены заказчиком, а деньги – исполнителем. 

По своему опыту и опыту наших коллег мы можем сказать, что при бумажном документообороте больше половины сделок не закрывается, так как большинство документов не успевает вернуться к компании от контрагентов. 

Если подписанных документов нет, бухгалтерия на свой страх и риск может принимать сделки к учёту. Но тогда первая же налоговая проверка обнаружит нарушение: за каждую незакрытую по правилам сделку придётся доплатить налог. 

Альтап 

Что в документообороте компании можно оптимизировать

В первую очередь руководителю стоит обратить внимание на два типа документооборота, которые могут требовать оптимизации. 

Внутренний документооборот 

Внутренний документооборот касается всей жизни компании: от создания продукта до управления командой. Этот обмен документами включает разновидность ЭДО – КЭДО, кадровый документооборот, который используется для различных задач. Обмен данными по КЭДО нужен, например, если требуется уведомить членов команды об отсутствии одного из коллег. Заблаговременное уведомление необходимо, чтобы перераспределить задачи и приоритезировать срочность их выполнения. 

Кадровый электронный документооборот – это спасение для компаний, где много «удалёнщиков». Если у сотрудника нет возможности лично посетить офис и получить документ на руки, руководитель может передать подчинённому документ с помощью онлайн-платформы. На такой платформе у каждого сотрудника есть личный кабинет с доступом через браузер или мобильное приложение. 

Однако вам нужно помнить, что не все бумаги можно передавать через систему КЭДО. Так, согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда должны подписываться сотрудником в бумажном формате. Также при принятии на работу с соискателем необходимо заключить в бумажном виде соглашение об использовании КЭДО. Такое соглашение заключается один раз, и для этого нужно выпустить электронную подпись. 

Внешний документооборот

Внешний документооборот организован между компанией, её подрядчиками и клиентами. В ходе такого обмена документами закрепляются договорённости, уточняются детали заказа и осуществляется контроль над тем, как оказываются услуги. 

Для оптимизации внешнего документооборота нужно организовать его через систему ЭДО – в нашей компании это 1С-ЭДО. Такая система позволяет бизнесу обмениваться любыми подтверждающими документами. 

Системы электронного документооборота универсальны: они подходят как для малого бизнеса с небольшим объёмом оборота документов, так и для средних и крупных предприятий, где документооборот насчитывает сотни комплектов ежемесячно. 

Большинство сервисов способны интегрироваться с внешними приложениями – это удобно, поскольку каждый подрядчик может вести учёт в разных системах. Ещё одно удобство систем ЭДО: в сервисах просто начать обмен документами с другими организациями – достаточно направить им приглашение и дождаться ответа. 

Вместо вывода

Не стоит бояться цифровизации бизнес-процессов – она постепенно становится неотъемлемой частью настоящего и ближайшего будущего любого современного бизнеса. Переход с бумажного документооборота на ЭДО помогает компании оптимизировать обмен документами – в частности, даёт возможность соблюдать порядок в документации и фиксировать договорённости с сотрудниками, подрядчиками и клиентами. 

Оптимизация документооборота помогает предупреждать и разрешать возможные конфликты, делая коммуникацию участников трудовых и деловых отношений понятной, оперативной и прозрачной. 

Предпринимателю необходимо различать ЭДО и EDI – юридически значимый и юридически (не)значимый документооборот. Документы, передаваемые по ЭДО, имеют юридическую силу, так как они скрепляются электронными подписями. В то время как EDI – это система обмена бизнес-информацией. Например, даже письменное заверение о том, что документооборот по электронной почте имеет силу, не поможет доказать правомерность сделки в суде.

Альтап

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен»

02 декабря 2022

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов