Все пойдёт по плану: как составить идеальный список задач

Человек должен генерировать идеи, а не тратить силы на то, чтобы постоянно держать их в уме - говорил Дэвид Аллен, автор одной из самых популярных методик по управлению временем GTD (Getting Things Done – «Доведение дел до завершения»). Когда вы переносите идеи, задачи и планы на внешний носитель – неважно, будет это специализированное приложение в смартфоне или лист в блокноте, вы освобождаете мозг от лишней работы, экономя время и силы. Толково составленный список задач может стать настоящей палочкой-выручалочкой для тех, кто ведёт свой бизнес и вынужден работать в режиме многозадачности. В этой статье мы расскажем о том, как составить идеальный список задач.

Для начала имеет смысл потратить немного времени на анализ собственных привычек и предпочтений. Разберитесь вот с чем:

1. Что является основой вашего рабочего цикла? Для ответа на этот вопрос определите, какой тип задач  вам приходится выполнять регулярно, примерно в одно и то же время: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Именно такие повторяющиеся задачи и являются основой вашего рабочего цикла, поэтому проще всего начать именно с них. Ведь они уже занимают более или менее конкретные время и место в вашем расписании.

Допустим, ваша работа включает в себя три разных типа активности:

• анализ клиентской базы;

• общение с ключевыми клиентами;

• составление отчётности.

Это основа вашего рабочего процесса и все остальные задачи можно и нужно вставлять по одной между этими блоками. Если вы должны делегировать некоторые задачи или работать в команде с кем-то, обязательно включите в свой будущий список задач того, с кем вы планируете контактировать по каждому из проектов.

2. С каким списком задач вы предпочитаете работать: на неделю или на каждый день? Это сугубо персональный выбор, но имейте в виду, что список дел на неделю будет длиннее и это может сбить с толку.

Если вы предпочитаете начинать каждый день с чистого листа, вам, вероятнее всего, подойдёт ежедневное планирование. А если для вас более комфортно «измерять время» неделями, помня какой шаг за каким следует, выбирайте еженедельное планирование, но в этом случае не ленитесь вносить в свой план коррективы.

3. Будете ли вы объединять разные стороны своей жизни? Никогда не смешивать личную жизнь и карьеру давно не модно, к тому же это совершенно невозможно, когда речь идёт о реальном планировании. Поэтому нет ничего страшного и непрофессионального в том, что в вашем календаре поход к стоматологу соседствует с проверкой квартального отчёта, ведь оба эти действия происходят в одной пространственно-временной плоскости. Но, совмещая работу и личные планы, избегайте расплывчатых формулировок типа «наконец-то прибраться на балконе», если вы не уверены в твёрдости своего намерения.

4. Какая система управления и планирования рабочего процесса подходит для вас лучше всего? Если вы читаете эту статью, то наверняка понимаете, что вам нужно не просто записать в столбик всё, что вы планируете сделать. Вам нужна какая-то стройная система, которая поможет побороть прокрастинацию и реализовать задуманное. Конечно, такие системы существуют и существуют в изобилии.

Выбирая ту, что подходит лично вам, важно понимать, что систематизировать нужно и форму (то есть то, где физически будет находиться ваш список задач, как он будет выглядеть и как именно вы будете с ним работать), и содержание.

Что касается формы, то одни используют онлайн приложения, гугл-календари и CRM-системы, другие - предпочитают олдскульно писать на бумаге. По большому счёту, это неважно. Правда, есть мнение, что олдскульный вариант повышает продуктивность, хотя бы потому, что в процессе уточнения плана вы лишний раз не уткнётесь в гаджет и у вас не возникнет соблазна отвлечься на соцсети и почту.

С содержательной частью систематизации всё немного разнообразнее. Вот несколько наиболее востребованных и популярных систем управления личной эффективностью от признанных классиков этого жанра.

Система GTD

Если вам близка упомянутая в начале статьи система Getting Things Done, она же - «Доведение дел до завершения» (напомним, что согласно одной из её ключевых идей рутина  должна быть перенесена на внешний носитель, чтобы не засорять голову), то при формулирований каждой задачи спрашивайте себя:

• В чем суть этой задачи?

• Осуществима ли она?

• Какое действие должно быть следующим?

Если ответы на эти вопросы занимают не более пары минут, вы на верном пути и можете смело браться за выполнение задачи. Если вы не можете сходу ответить на эти простые вопросы, делегируйте или отложите задачу.

Схематично это выглядит так: Создать список задач – внести ясность – выбрать действие (выполнить, делегировать, отложить)                    

«Метод действия»

«Метод действия» - это так называемая система интуитивного управления задачами, где каждое запланированное действие определяется как «проект» вне зависимости от его реальной важности и энергоёмкости.          

Из всех «проектов» формируются три списка:

• №1 «Действия» -  список конкретных дел и задач, которые вам нужно сделать в течение определённого времени;
  
  

• №2 «Референсы» - список, который включает в себя разного рода дополнительную информацию, которая нужна для того, чтобы задачи были выполнены: это могут быть ссылки, контакты нужных людей, статьи и т.п.
  
  

• №3 «Второй план» - в этот список мы включаем то, что не нужно делать прямо сейчас, или то, что неожиданно пришло в голову в процессе работы над двумя первыми списками. Это могут быть идеи, ценные мысли или долгоиграющие и сложно достижимые цели.

«Персональный канбан»

Изначально «канбан» - это японская система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Система была разработана фирмой Toyota, суть её заключалась в том, что на все детали автомобиля крепились специальные информационные карточки или бирки, сигнализирующие о необходимости тех или иных дальнейших операций с этими деталями.

Разные модификации этой системы популярны и сейчас, в том числе и в российских офисах. А бизнес-консультанты Джим Бенсона и Тониана Де Мария Бэрри адаптировали систему канбан для использования «в личных целях» - и назвали её «персональный канбан».

В настоящее время система набирает популярность и имеет все шансы потеснить Getting Things Done Дэвида Аллена. Правда, в отличие от двух предыдущих методик, в случае с канбаном блокнотом, увы, не обойтись - нужна доска или какая-то другая поверхность, на которую можно прикрепить карточки или листочки с липким краем.

Как работает система:

• Доска разбивается на три колонки: «начало», «в процессе», «сделано».

• На карточках разных цветов (в зависимости от типа задач) записываются запланированные действия. Одна карточка - одно действие.

• Изначально все карточки находятся в колонке «начало».

• Те карточки-задачи, на которых вы намерены сфокусироваться в ближайшее время, переносятся из колонки «начало» в колонку «в процессе» (но не больше трёх).

• По завершению карточки переносятся в колонку «сделано».

На первый взгляд, это кажется очень простой задачей, но вне зависимости от того, какую систему планирования и какой носитель вы выбрали, ваш  план действий легко может превратиться из помощника во врага.

Для того, чтобы этого не случилось, учтите следующие ключевые принципы:

1. Делите большие проекты на «порции». Чёткие и конкретные задачи выполнимы, а обтекаемые формулировки с неясными целями вдохновляют ровно до того момента, пока дело не доходит до их реализации и тогда мы просто не знаем за что хвататься. Между тем, любой сложный процесс состоит из серии простых и конечных действий, выполнить которые, как правило, вполне реально. Поэтому чем мельче «порция» дел, тем выше вероятность, что вы с ней справитесь.

2. Оцените важность каждого пункта. Это поможет расставить приоритеты, прикинуть временные затраты и понять, насколько задача вообще выполнима.

Здесь вы можете использовать так называемый ABCDE - метод:

• А. Задачи, которые я должен выполнить «кровь из носу», потому что их невыполнение влечёт за собой серьёзные последствия;

• B. Задачи, которые я должен выполнить - их невыполнение чревато последствиями средней степени тяжести;

• C. Задачи, которые я могу выполнить, а могу и «забить», и мне за это ничего не будет;

• D. Задачи, которые я делегирую;

• E. Задачи, которые я не буду делать.

Суть метода в том, чтобы не переходить к пункту B пока не закрыт пункт A, к пункту С пока не закрыт пункт B и так далее.

3. Лимитируйте количество задач. Вы не можете всегда контролировать количество встреч в течение дня, но важно оставаться реалистом в оценке количества дел, которые вы успеете сделать. В противном случае список задач превращается в список желаний. Для того, чтобы удерживать себя в рамках реальности, следуйте главному правилу: список дел на день должен умещаться на листе блокнота формата A5, если он не влезает, вы напланировали лишнего.

4. Задачи должны быть предельно конкретными. Отделите задачи из серии «хорошая идея, надо будет когда-нибудь над ней поработать» от тех, которые вы действительно намерены выполнить. Нет ничего зазорного в фиксации абстрактных идей, просто не нужно смешивать их с конкретными делами, в противном случае вы получите список на несколько страниц, большая часть пунктов которого никогда не будет воплощена в реальность, а вы будете разочарованы, что потратили море энергии впустую.

5. Используйте глаголы. Это поможет вам сделать каждый пункт вашего плана готовым руководством к действию. Например, вместо «шкаф в прихожей», так и пишите «убрать зимнюю одежду с нижних полок на верхние, выбросить лишнее, постирать грязное». Помимо призыва к действию, такая форма ведения списка поможет реально оценить количество времени, которое понадобится на выполнение каждой из задач.

6. Держите свой список задач в стратегически правильном месте. Чем ближе, тем лучше (но не слишком близко). В этом смысле аналоговые носители часто лучше цифровых. Важно, чтобы список всегда был под рукой и вам не пришлось каждый раз включать компьютер, ползать по папкам или ковыряться в приложениях. Но это не значит, что он должен постоянно мозолить вам глаза. Если, вместо того, чтобы выполнять задачи, вы будете смотреть на их список, то толку от него не будет, скорее наоборот. Заглядывайте в список для того, чтобы напомнить себе каким должен быть следующий шаг, не более того.

Лично я держу список задач в тетради, которая большую часть времени закрыта, находится рядом, но не перед глазами. Это очень комфортно психологически: я знаю, что в любой момент могу уточнить следующее действие, не тратя энергии на попытки вспомнить что же делать дальше. Но я не вижу списка постоянно, это даёт работать в спокойном режиме, не теряя фокуса.

7. Электронная почта - не вариант. Пытаться упорядочить свой рабочий график с помощью почты - большая ошибка: слишком велика вероятность увязнуть в тоннах непрочитанной и часто бессмысленной переписки.

8. Не забывайте о перерывах. Без полноценного отдыха вы далеко не уедете. Делать перерывы необходимо, поэтому не забывайте о включать их в свой список задач. Это не значит, что вы должны писать «13.00-13.15 – перерыв», это же не школа и не армия. Но, закладывая время на выполнение какой-либо задачи, обязательно учтите время на перерыв. И да, перерывы лучше делать после того, когда вы закончили какое-то дело, а не во время его выполнения.

9. Вычеркивайте завершённые дела из списка. Во-первых, это приятно. А во-вторых помогает обратить внимание на то, что осталось незавершённым и повод задуматься почему. И тут мы переходим к финальному шагу.

Когда день, неделя и месяц заканчиваются, прикиньте, как много пунктов вашего списка задач остались не перечеркнутыми.

• Были ли нерешённые задачи неважными, ненужными или лишними в вашем списке?

• С чем вы не смогли справиться по причине непонимания того, как это сделать?

• Есть ли что-то, на что вы просто «забили»?

Большая часть наших ежедневных задач попадает под одну из трёх категорий: «понять как сделать», «решить делать» и «сделать». Для реализации чего угодно нам нужно собрать информацию, принять решение и совершить действие. Если у вас что-то не получилось (а список был составлен вполне реалистично), то возможно вы начали действовать, не собрав достаточное количество информации или приняв неверное решение.

«Персональный канбан»: ключевые идеи бестселлера Джима Бенсона. 
«Чек-лист: как избежать глупых ошибок»: ключевые идеи бестселлера Атула Гаванде
Ну очень полезные бизнес-книги: 75 отборных изданий для предпринимателей
biz360