Как потратить два миллиона рублей и один год на автоматизацию, но не получить результат

Внедрение IT-решений в бизнесе – дорогой и длительный процесс. Но собственные ошибки могут сделать его ещё дороже и дольше. Владельцы компании Dee One доверили автоматизацию подрядчику, не имевшему для этого нужных компетенций. Завершить проект внедрения удалось только через два года и с другим исполнителем. О том, как потерять время и деньги, а потом сделать выводы из своих ошибок и завершить проект, порталу Biz360.ru рассказал Андрей Юрченко, совладелец Dee One.

Наша компания началась с того, что в 2019 году я решил закончить с наймом. Вместе со своим знакомым Ильшатом Забировым мы открыли что-то вроде мебельного ателье. Выполняли индивидуальные заказы, которые поступали в основном от наших знакомых. Всё получилось довольно спонтанно, на тот момент у нас не было конкретной бизнес-цели.

В 2020 году, незадолго до пандемии, мы вышли на маркетплейс Ozon. Начинали с диванчиков для собак и кошек. Неожиданно для себя мы получили большое количество заказов, после чего начали расширять производство. Нам стало понятно, что нужно уходить от бутикового формата к серийному производству.

Мы производим диваны и мягкую мебель. Наша изначальная идея – делать товары, которые продают себя сами: без менеджеров и сотрудников, от которых зависят продажи. Исходя из этого, мы выстраиваем ассортимент и каналы продажи. Покупатели находятся по всей России, вместо офлайн-магазинов у нас собственный сайт и маркетплейсы.

Мы никогда не занимались перепродажами и не сотрудничали с контрактными цехами – развивали своё производство. Оно находится в Подмосковье, его суммарная площадь 4 000 «квадратов». Мы сами делаем каркасы мебели, кроим наполнители, шьём и собираем готовые изделия. Наши основные продукты – диваны, пуфики, кресла. Хотим закрывать потребности клиентов не только в мебели, но и в сопутствующих товарах.

Мы с первого дня работы знали, что нашему бизнесу нужна автоматизация. Я в найме имел дело с автоматизированными процессами, мой партнёр тоже. Так получилось, что нам были знакомы решения 1С. Я работал с отчётами в 1С, а партнёр был технологом и начальником производства, поэтому он пользовался 1С «по полной программе». Мы относились к 1С как к инструменту, который решает определённый круг задач.

Когда мы стали выполнять серийные заказы, то для производства купили IT-решение «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»). А для продаж, CRM-системы и логистики использовали «1С:Управление торговлей»: довольно старую и сильно переписанную программу, которая досталась мне от друга. Она не могла закрыть все наши потребности. Например, нельзя было выполнить интеграцию с сайтом и маркетплейсом. IT-специалисты сразу сказали: «Проще создать решение с нуля, чем пытаться оживить этого Франкенштейна».

Примерно год мы вели продажи через «1С:Управление торговлей», а в «1С:УНФ» – все процессы, связанные с производством: расчёты с поставщиками, приходы, кредиторская задолженность. Работать в двух программах было тяжело. Требовалось одно решение для продаж, логистики и производственной части. Мы стали искать выход.

Когда мы задумались об автоматизации, то слабо представляли себе, как нужно подходить к этому процессу. Поэтому мы допустили несколько ошибок.

• Первая ошибка: специалиста в решениях 1С нашли на фриланс-бирже. Побеседовали с этим человеком и решили, что он нам подходит. Он вроде бы всё понимает, есть опыт работы, классно рассказывает о себе. Мы даже не попросили портфолио выполненных проектов. Сразу подписали договор.
  
  

• Вторая ошибка: не описали бизнес-процессы и не составили чёткого технического задания. Я просто сказал, что нам надо перенести все процессы из «1С:Управления торговлей» в «1С:УНФ». И фрилансер начал что-то делать.
  
  

• Третья ошибка: не обговорили сроки реализации проекта и не обозначили промежуточные результаты. Автоматизация началась, но, по сути, не имела конца. Когда мы спрашивали, скоро ли финиш, слышали в ответ «Остался месяц» или «В процессе выяснилось, что нужно доработать ещё вот это. Нужен месяц». Процесс автоматизации растягивался, как резинка.
  
  

• Четвёртая ошибка: у нас не было руководителя проекта по автоматизации. Некому было контролировать ход работ и требовать результат.
  
  

• Пятая ошибка: не зафиксировали конечную стоимость работ, просто в конце каждого месяца оплачивали выставленные счета. Нам казалось, что что-то делается, фрилансер постоянно с нами на связи – всё хорошо.

Автоматизация длилась год. Когда в январе 2022 года была сделана интеграция двух наших решений, выяснилось, что бизнес-процесс работает наполовину. А дальше – непаханое поле. Меня уверяли, что всё заработает, и я в это верил. К апрелю 2022 года мы вели учёт уже в трёх решениях: старой «1С:УНФ», новой «1С:УНФ» и в «Управлении торговлей». Время от времени мы с сотрудниками участвовали в тестах, к которым не было никаких инструкций.

Летом 2022 года я понял, что терпения больше нет. Мы потратили на автоматизацию 2 млн. рублей, год нашего времени и не получили никакого результата.

На этот раз мы решили подойти к выбору подрядчика по автоматизации более основательно. В конце концов, от его действий зависит результат. Я провёл своими силами небольшой тендер среди партнёров «1С», занимающихся внедрением. По поиску в интернете отобрал две компании, одну мне порекомендовала знакомая и ещё одна фирма понравилась благодаря своему ролику об автоматизации. Я связался с представителями этих компаний и объяснил, что ищу исполнителя.

Мне было интересно понять, какие подходы у них. Две компании, выслушав меня, предложили нам ERP-систему. Я сомневался в необходимости этого сложного решения для нашего бизнеса. Две другие компании считали, что нам будет достаточно функционала «1С:УНФ».

Признаюсь, было страшно кому-то довериться. Мы уже потеряли два миллиона рублей, не хотелось повторить этот опыт. Все потенциальные подрядчики не могли сказать, сколько будет стоить весь проект. Они ссылались на то, что точная сумма станет понятна после первого этапа работ. За него они запрашивали от 250 до 600 тысяч рублей. Я опасался, что мы согласимся, а потом суммы начнут увеличиваться в геометрической прогрессии.

Я предложил потенциальным подрядчикам провести мини-обследование нашего бизнеса, чтобы понять, какие у нас бизнес-процессы. Такой услуги ни у кого не было. Но компания Sol-IT предложила сделать мини-обследование за 50 тысяч рублей. Надо сказать, что на этом этапе они выполнили больше работ, чем на заявленную сумму.

Её представители пообщались с нашей командой, поняли, что именно нам нужно. Они прописали этапы проекта: обследование, моделирование, тестирование, опытная эксплуатация. Оказывается, в процессе внедрения нужны какие-то этапы! Нам сделали коммерческое предложение. Ценник был сопоставим с той суммой, что мы заплатили фрилансеру.

• Анна Лозовская, руководитель проектов компании Sol-IT: «Для внедрения была выбрана программа «1С:УНФ». Она по функционалу подходила лучше других решений 1С. Мы убедились в этом, проведя предпроектное обследование, обрисовав и визуализировав процессы».

Когда мы выбрали подрядчика, то после обследования бизнеса у нас появились конкретные цели и задачи автоматизации. Нам нужно было следующее:

• автоматизировать основные процессы;

• связать решение «1С:УНФ» с нашим сайтом и CRM-системой;

• настроить управленческую отчётность.

Мы хотели как можно быстрее уйти от работы в трёх системах, потому что это был просто кошмар. Нам предложили несколько вариантов внедрения. Я сразу обозначил, что мы должны получить минимально жизнеспособный продукт без лишних доработок.

Мы договорились, что весь процесс внедрения займёт ровно год. Нас этот срок не пугал. Мы видели, что нет затягивания каких-то этапов, всё выглядело разумно. Длительным был этап моделирования бизнес-процессов в IT-решении, но мы были к этому готовы. Мы знали, что 12 сентября 2023 года гарантированно перейдём на работу в единой системе «1С:УНФ». Так и получилось.

На всём протяжении сотрудничества с Sol-IT было ощущение, что нас взяли в ладошки и аккуратно понесли к результату. Мы всегда чувствовали, что наш подрядчик занимается нами. Полная вовлечённость, моментальное реагирование на вопросы, никакой запутывающей информации.

Мы со своей стороны тоже прилагали усилия, чтобы внедрение шло по плану. Наняли руководителя проекта, а наша команда, работая в трёх системах, участвовала в тестировании. Это и бессонные ночи, и работа в выходные дни. Но всё было не зря.

• Анна Лозовская, руководитель проектов компании Sol-IT: «Команда была очень замотивированной, действительно хотела внедрить IT-решение и получить результат. С таким заказчиком очень приятно и эффективно работать».
  
  

Мы чуть больше месяца ведём все процессы в «1С:УНФ». Команда вздохнула с облегчением. Это для всех была ноша, но особенно для менеджеров и сотрудников склада: они должны были заносить данные в две системы. Сейчас менеджеры работают только в CRM-системе и не видят, что дальше происходит с заказом. Их эта «внутрянка» уже никак не касается.

Производство пока тестирует, как его сотрудникам работается в IT-решении. За две недели официальных тестов мы «прокачали систему», но теперь нужна обкатка на реальных данных и ситуациях. Только так можно понять, что получилось хорошо, а что нужно улучшить или изменить. Предполагаем, что на это уйдёт несколько месяцев.

• Анна Лозовская, руководитель проектов компании Sol-IT: «Мы пошли по пути внедрения MVP (минимально жизнеспособного продукта) с постепенным расширением его функциональности. При этом у нас был не классический MVP, а расширенный: комфортный для работы по фактическому управленческому учёту. Пока в производстве не используется планирование в том широком диапазоне, в котором заложено в решении «1С:УНФ». Мы движемся спринтами по процессу непрерывных улучшений, развивая и добавляя функциональность».

Пока все данные, необходимые мне для управленческого учёта, собираются в трёх программах и загружаются в Excel. До конца года все основные отчёты планирую вести в «1С:УНФ».

Автоматизация обошлась нам в 3,5 млн. рублей. Да, это существенные расходы, но мы видим прямой экономический эффект от внедрения. Время работы персонала в системах сократилось, на этом мы экономим деньги.

Мы продолжаем процесс непрерывного улучшения. Вместе с компанией Sol-IT будем анализировать, как работает «1С:УНФ», выделять основные проблемы и решать их. Мы пока не на 100% используем возможности системы, хотя знаем о них. Нужна внешняя сила, которая будет нас учить пользоваться инструментарием. И эту силу мы нашли в лице нашего подрядчика.

Я считаю, что если у компании нет автоматизации процессов, она на ступень ниже конкурентов. Внедрение IT-решений – способ повысить конкурентоспособность, и мы осознанно идём к этому.

• Определитесь, для чего вашему бизнесу нужна автоматизация. Если просто «ради автоматизации» – наверное, не нужно и начинать. Нужно чётко понимать цели и задачи, которые следует решить с помощью IT.
  
  

• При выборе системы нужно разобраться, какие решения есть на рынке, и какое из них подходит вам. Можно спросить совета у экспертов или консультантов. За небольшие деньги они могут подсказать, как подходить к процессу внедрения, как он выстраивается. Так вам станут понятны правила игры, возможный результат, ошибки и реалистичные сроки.
  
  

• Проведите тендер по выбору подрядчика. Так вы услышите несколько советов и мнений, выберите действительно сильного исполнителя.
  
  

• Будьте готовы к тому, что автоматизация стоит не 200 и не 300 тысяч рублей. Чем сложнее ваши бизнес-процессы, тем выше конечная стоимость проекта.
  
  

• Наймите руководителя проекта автоматизации. Так вся рутина не ляжет на ваши плечи, ею будет заниматься профессионал с релевантным опытом.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360