Мессенджер для рабочих задач: как сделать общение в команде более эффективным

Прочтёте за 3 мин.

Фокус – на задачах бизнеса

IT-инструменты, которые использует Алекс Концов

  • Involta Messenger
  • Telegram
  • Instagram

Обсуждение рабочих вопросов внутри проектной команды или компании иногда пробуксовывает из-за того, что сотрудники неоперативно реагируют на сообщения друг друга, заняты решением личных дел, не понимают поставленной задачи. Инструментом, который мог бы повысить скорость и качество коммуникации, являются таск-менеджеры. О том, какова специфика этого инструмента, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании Involta Алекс Концов.

Досье

Алекс Концов – основатель IT-компании  Involta. С детства увлекался компьютерами, свой первый язык программирования Basic начал осваивать в 6 лет. Компания Involta основана в 2010 году. Сейчас в холдинг входит более десяти проектов, в штате – около 300 человек, открыто несколько офисов в России и за рубежом. За 11 лет было разработано более 200 мобильных приложений, активными пользователями которых являются более одного миллиона человек. Оборот в 2020 году – свыше 1,5 млрд. рублей.

Алекс Концов

Меньше флуда, больше смысла

То, как в компании выстроена коммуникация между сотрудниками, влияет на их личную эффективность и на результаты бизнеса – это аксиома. 

При идеальной модели специалисты получают чёткие инструкции для работы и не тратят лишнее время на выяснение нюансов, а их руководители – готовые решения для поставленных задач. Между отделами, топ-менеджерами и сотрудниками должно быть налажено оперативное взаимодействие, что позволяет быстро реагировать на внешние угрозы или меняющиеся условия. 

Многие компании для корпоративного общения используют популярные мессенджеры. Нередкая ситуация – чаты заполняются флудом, поставленные задачи теряются в потоке сообщений, а поиск нужной информации занимает огромное количество времени. При этом руководители понимают, что для каждой рабочей задачи эффективнее создавать отдельный чат, но зачастую оставляют всё как есть. 

Эффективным оказывается такой подход к рабочим задачам, который оптимизирует процессы общения и вырабатывает единые стандарты: 

  • Формулировать задачи в соответствии с проектами.

  • Структурировать задачу и давать ей лаконичное, но уникальное название (для поиска по ключевым словам).

  • Ёмко, но полно описывать стратегию для исполнителя.

  • При постановке задачи нужно зафиксировать дедлайн и заранее согласовать его с исполнителем. 

Избавиться от пустых разговоров в многочисленных чатах и наглядно разделить сотрудников на проекты способны таск-мессенджеры (мессенджер для управления проектами – прим. редакции). Они систематизируют рабочее общение, обеспечивают необходимое планирование, объединяют нужные группы людей. И руководители могут выстраивать работу над проектами с их помощью максимально эффективно. 

Преимущества и недостатки таск-мессенджеров  

В некоторых таск-мессенджерах исключена возможность личных переписок. То есть сотрудники не могут в одном чате обсуждать рабочий проект, а в другом в это же время – список покупок с супругой. В своём таск-мессенджере мы намеренно пошли на этот шаг, чтобы возможность мгновенного переключения с деловых на личные задачи не влияла на продуктивность команды. 

Чёткое формулирование рабочих задач. В таск-мессенджере нельзя записать голосовое сообщение. Поэтому руководитель должен сформулировать поручения для команды понятно, чтобы они не были неверно истолкованы, и ёмко – без возникновения уточняющих вопросов. Необходимо подумать о своих собеседниках и предугадать их затруднения или встречные вопросы при прочтении собственного текста. 

Благодаря таск-мессенджерам можно оценивать работу сотрудников, обращая внимание на несколько ключевых параметров: 

  • чёткость и полнота формулирования задачи исполнителям;

  • количество исходящих сообщений на одно входящее;

  • скорость реагирования на сообщение. 

Дополнительная мотивация для сотрудников. Если в компании демократичный формат работы, то он предполагает, что любой член команды может отказаться от участия в проекте или инициировать свой собственный. В таск-мессенджерах руководителям удобно видеть подобные предложения и оперативно на них реагировать. При должном внимании с их стороны у сотрудников повышается вовлечённость, а компания может укрепить собственные позиции на рынке. 

Интуитивно простой и не перегруженный интерфейс способен погрузить коллег в рабочий процесс и увеличить скорость реализации задач и проектов в разы. 

К недостаткам таск-мессенджеров можно отнести вопрос о конфиденциальности данных, который применим к любому мессенджеру. И то, что не все таск-мессенджеры учитывают специфику конкретного бизнеса и его внутреннюю систему управления. 

Поэтому выбор готового решения потребует времени и погружения в функционал возможных вариантов. Или же разработку таск-мессенджера для своей компании.

Алекс Концов

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».

25 августа 2021

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    по автоматизации бизнеса

    Наши эксперты ответят на вопросы по автоматизации бизнеса


    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов