Умные автосервисы: как облачные технологии помогают управлять компанией в кризис

Экономический кризис и карантинные мероприятия ударили по многим индустриям и сферам бизнеса. Однако кризис, в который погрузилась мировая экономика, может также стать идеальным временем для того, чтобы компаниям прийти к идее комплексной автоматизации бизнес-процессов – что в будущем поможет быстрее выйти из пике и эффективнее развиваться. О том, почему бизнесу сейчас важно инвестировать в технологии, в своей авторской колонке для Biz360.ru рассказала сооснователь сети автосервисов «Вилгуд» Барно Турсунова.

Пандемия, карантинные мероприятия и обвал рубля сильно ударили по малому и среднему бизнесу. Сфера автосервисов - не исключение. В начале апреля из-за ужесточения карантинных мер выручка нашей сети «Вилгуд» упала на 90%. Однако у нас был определённый запас прочности благодаря тому, что мы готовились к кризису заранее. Одним из главных антикризисных инструментов стала наша облачная IT-платформа Wilgood IS. Она облегчила нам работу сразу по нескольким направлениям.

С началом кризиса многие компании малого и среднего бизнеса перевели своих сотрудников на удалённый формат работы. При этом прогнозируется, что в послекризисное время дистанционная работа наберёт ещё большую популярность - часть сотрудников продолжит трудиться из дома. Однако для многих компаний перевод персонала на удалёнку стал настоящим испытанием. Из-за отсутствия качественных инструментов для дистанционного подключения, позволяющих работать в привычном режиме с домашних компьютеров, производительность многих предприятий снизилась. 

Мы смогли решить эту проблему при помощи нашей IT-системы Wilgood IS. В неё вшиты сразу несколько важных для автосервиса функций. В программе уже есть чёткие алгоритмы работы для каждого сотрудника, онлайн-планировщик для регулирования загрузки СТО, а также финансовые и управленческие отчёты, позволяющие удалённо контролировать показатели автосервиса. Кроме того, умная платформа автоматически распределяет задачи между сотрудниками СТО для равномерной загрузки персонала и улучшения производительности.

Как и любая другая облачная технология, наша разработка позволяет подключаться к системе с любого гаджета, имеющего выход в интернет, и для этого не требуется специальных знаний в области IT. Данные централизованы, что куда более удобно, чем информация, распределённая по разным филиалам и компьютерам. Благодаря отлаженной системе нам всего за два дня без проблем удалось перевести персонал на удалёнку.

Настоящая головная боль для предпринимателей в период пандемии - затраты на оплату труда. В условиях кризиса поток клиентов существенно упал, карантинные меры оказывают влияние на функционирование бизнеса, а платить зарплаты сотрудникам всё ещё нужно в прежнем объёме.

Проблема остро встала перед многими индустриями, и сфера автосервисов - один из ярких примеров. В большинстве СТО расходы на ФОТ в среднем составляют 80% от стоимости работ. Правда, такие большие цифры обычно характерны для автосервисов, не использующих автоматизацию бизнес-процессов и передовые IT-технологии.

Нам удалось снизить ФОТ в автосервисах «Вилгуд» ещё до кризиса до 50% в том числе благодаря применению IT-системы. Она автоматизировала все этапы выполнения заказа - от первого звонка в колл-центр до выдачи отремонтированного авто клиенту. Мы подсчитали, какое время занимает каждая операция в ремонте и ввели соответствующие стандарты. Каждый сотрудник должен управляться с конкретной задачей в определённый лимит времени - иначе он потеряет в доходе.

Wilgood IS постоянно отслеживает, с какой скоростью и качеством работник выполняет конкретную операцию - схалтурить и обмануть умную систему не получится. Такой подход отличается от стандартной философии СТО, где рабочий процесс обычно контролируется плохо, и потому зачастую выполнение заказов затягивается.

За счет чего снизились наши расходы на оплату труда? Ответ прост: благодаря автоматизации и системе мотивации наши сотрудники стали работать быстрее и эффективнее. Работа под чётким контролем IT-системы также позволила сократить число необходимых сотрудников - ведь более быстрые и «прокачанные» специалисты способны обрабатывать больше заказов в день и работать на другом уровне качества. Несмотря на снижение ФОТ, наши сотрудники получают в среднем на 20-30% выше рынка - этот подход идеально устраивает как собственников, так и персонал.

Многие компании в условиях карантина уже меняют формат работы с клиентами – в частности, перестраиваются на онлайн-обслуживание. Но что делать тем, чей бизнес основан только на офлайн-взаимодействии и перейти в онлайн нельзя? Автосервисы также входят в эту группу. Поэтому мы стали искать альтернативные способы работы в условиях пандемии коронавируса.

Чего хотят потребители в такие непростые времена? Гарантии безопасности. Поэтому мы запустили услугу «бесконтактной приёмки». По новым правилам клиент подъезжает к автосервису и оставляет ключи мастеру-консультанту, работающему в защитной маске и перчатках. Тот, в свою очередь, надевает чехлы на водительское сиденье, рулевое колесо, рычаг КПП и другие элементы салона, и лишь затем загоняет машину на СТО.

Мы проводим видеодиагностику, чтобы автовладелец был в курсе, почему ему рекомендуются те или иные работы. Клиент остаётся главным контролером даже в условиях нового формата работы - он по-прежнему может видеть все, что происходит с автомобилем через камеры в СТО, а все наши действия согласовываются с ним через мессенджеры или по телефону.

После проведения ремонтных работ мастер-консультант перемещает автомобиль на парковку для клиентов и снимает защитные чехлы. После оплаты услуг и подписания всех документов заказчик получает ключи бесконтактным способом и покидает парковку на своём авто.

Благодаря системе Wilgood IS мы можем гарантировать выполнение  необходимых требований безопасности в условиях эпидемии - запись автоматически ведётся таким образом, чтобы клиенты никак не могли пересечься друг с другом. Мы считаем, что наличие продвинутых IT-систем может помочь предпринимателям из других отраслей реализовать идеи по перепрофилированию/смене формата деятельности в кризисное время.

В любой кризис лучшие шансы на выживание имеют хорошо организованные и устойчивые компании. Отсутствие у СТО автоматизации бизнес-процессов и чёткой системы отслеживания выполнения заказа, учёта запчастей и пополнения кассы – одна из главных причин ухода с рынка даже в «мирное» время. А в кризис эта проблема ещё больше усугубляется. Из-за низкого уровня контроля запчасти нередко воруют, деньги не доходят до собственника, заказы выполняются слишком медленно, а недовольные обслуживанием клиенты не желают возвращаться в сервис и рекомендовать его своим друзьям и знакомым.

Мы сами прошли через это, когда открывали наш первый автосервис в 2011 году. Поняв, что потенциальный кризис может уничтожить любой недостаточно хорошо отлаженный бизнес, мы инвестировали в разработку облачной технологии, способной упорядочить процесс оказания услуг. Четкие алгоритмы Wilgood IS следят за качеством и скоростью выполнения каждой операции. Система устроена так, что направить деньги мимо кассы или тайком присвоить новые запчасти невозможно - действия нарушителя будут немедленно заблокированы.

Важный момент, укрепляющий доверие клиентов - наша IT-разработка позволяет нашим заказчикам отслеживать весь процесс ремонта с камер на сайте или в мобильном приложении «Вилгуд». Облачная система также фиксирует на фото и видео факт заезда автомобиля в сервис. Таким образом, благодаря IT-решению автосервис функционирует на оптимальном для клиента уровне качества.

Результаты наглядно демонстрируют цифры. Когда мы открыли наш первый автосервис, его ежемесячный убыток составлял 1 млн. рублей. Разрабатывая и постепенно внедряя облачную технологию, мы выводили его на точку безубыточности долгих 18 месяцев. Теперь же, когда наша IT-система полностью отлажена, любой новый автосервис с убытками, подключившийся к сети «Вилгуд», выходит на операционный ноль всего за два-четыре месяца.

Таким образом, инвестиции в облачные IT-системы и автоматизацию бизнес-процессов помогут не только преуспеть в «сытые» годы, но и справиться с целым рядом проблем во время кризиса.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360