Перейти в «цифру»: каким компаниям стоит автоматизировать работу с документами

Многие компании малого бизнеса уверены, что у них хорошо настроена работа с документами «вручную» – сотрудники знают, где хранится любой договор или важное письмо. Но это только до тех пор, пока не увеличивается объём корреспонденции или количество заказов и клиентов. Пропущенные сроки согласования документов, невыполненные обязательства, утерянные договоры – типичные проблемы, которые заставляют бизнес задуматься об автоматизации документооборота. О том, компаниям из каких сфер рано или поздно потребуется современное IT-решение для документооборота, порталу Biz360.ru рассказала руководитель отдела типового запуска систем 1С в проекте «СофтБаланс» Виктория Конышева.

В строительном бизнесе многие сотрудники часто находятся на объектах и не имеют оперативного доступа к компьютеру. Чем меньше компания, тем выше вероятность, что на стройку выезжают руководители, которые помимо этого направления работы участвуют в процессах согласования и подписания различных документов. Они большую часть дня находятся «в полях» и просто не имеют возможности оперативно участвовать в управленческих процессах. «Я весь день по колено в бетоне, когда мне бумажки разгребать?» – это цитата одного из таких руководителей в небольшой строительной компании. 

Отработав полный рабочий день на объекте, специалист, как правило, приезжает в офис только вечером и начинает отвечать на письма и заниматься документами по остаточному принципу. В результате бизнес получает типичные проблемы: долгую обработку рабочих бумаг, высокий риск ошибок из-за усталости и спешки, отсутствие истории работы с документами в случае согласования по телефону и самое неприятное – перегруженных сотрудников. 

Возможное решение. Превратить рутинную работу в автоматизированный процесс. У большинства современных систем документооборота есть мобильное приложение, которое позволяет оперативно работать с документами. У некоторых систем есть возможность в смартфоне подписывать документы с использованием ЭЦП (например, в системе «1С: Документооборот»). Сотрудник может действительно «стоять по колено в бетоне» и с телефона обрабатывать документы. 

В мобильном приложении программы руководитель видит свой календарь, список задач и может отсюда же загружать документы, а также подписывать их с помощью ЭЦП 

В случае с руководителем компании, которого мы процитировали выше, внедрение системы документооборота заняло четыре месяца. Да, это не мгновенно, но больше он не тратит вечера на работу с документами в офисе. 

Проектная деятельность, как правило, предполагает следующие условия: 

• существенная длительность работы (от нескольких месяцев и больше);

• участие в проекте сотрудников разных специальностей (от архитекторов и инженеров до бухгалтеров и юристов);

• согласование документов с заказчиками и подрядчиками. 

Вручную следить за актуальностью и полнотой документации, а также за сроками выполнения обязательств по договору сложно. Использование таблиц Excel немного облегчает ситуацию, но всё равно приводит к появлению ошибок. 

Возможное решение. Программы документооборота автоматизируют учёт и обработку документов в разрезе проектов. Каждый сотрудник видит, какие задачи по проекту выполнены / не выполнены / просрочены, на каком этапе находится каждый проект и документы по нему. Нагрузка на сотрудников снижается, ошибок становится меньше. 

В системе сотрудник видит, какие задачи по проекту он и его коллеги уже выполнили, а какие ещё предстоит сделать в указанные сроки 

Один из наших клиентов – компания, которая разрабатывает «под ключ» проекты производственных линий для работы с жидкостями. В её штате 55 сотрудников, которые готовят техническое решение для заказчика, разрабатывают документацию, ищут поставщиков оборудования, нанимают монтажников и запускают линии. 

Руководитель компании на старте проекта по автоматизации так обозначил проблему, которая мешала работать: «На проектирование линии уходит две недели, на монтаж– неделя, на пусконаладку ещё три дня. А на согласование бумажных версий тех же самых схем и спецификаций мы тратим ещё две недели». 

Возникали задержки с документацией, а также время от времени появлялись ошибки. Внедрение программы документооборота, которое длилось 2,5 месяца, избавило бизнес от этих проблем. Появилась прозрачность в работе над каждым проектом, ошибки практически исчезли. 

Обмен письмами, документами или фотографиями – это часть процесса взаимодействия с клиентом. Например, ателье таким образом согласовывает готовый вид изделия, отшиваемого на заказ. Риэлтор обсуждает с владельцем квартиры условия договора и тексты объявлений, в которых есть фото и видео. Флористический салон утверждает с заказчиком план оформления зала. Примеров можно привести много. 

Объединяет их одно. Всю историю работы с заявками клиентов нужно хранить в одном месте, чтобы в случае возникновения претензий оперативно найти всю переписку. Второй важный момент – нужно своевременно отслеживать сроки исполнения всех заявок и статусы по ним. 

Возможное решение. В программе документооборота хранится вся корреспонденция. И система автоматически напоминает обо всех важных сроках. 

В одной карточке проекта или клиента видна вся переписка и все рабочие документы 

К нам обратилась компания, которая оказывала услуги по дизайну помещений. Ей нужно было хранить всю историю работы с заявками клиентов в одном месте и контролировать сроки исполнения этих заявок. Требовалось максимально простая программа, в которой дизайнер мог приложить фотографии, сделать текстовые пометки и указать дату выполнения заявки. Кроме того, в компании назрела необходимость в автоматизации процессов обработки корреспонденции и договоров. Несколько раз возникала ситуация, когда сотрудники пропустили важные даты исполнения обязательств по договорам. 

С помощью решения «1С:Документооборот» мы автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией нашего заказчика, а также процессы договорной работы. Вся информация содержится в единой базе данных, а система сама напоминает о важных сроках. Внедрение программы документооборота заняло всего один месяц. Это самый быстрый случай в нашей практике, но и задачи были прозрачные. 

Мы рекомендуем своим клиентам честно ответить себе на несколько вопросов: 

• Что именно вы хотите перевести в цифру?

• Какие процессы сейчас вызывают больше всего проблем?

• Кто кому передаёт документы в компании и в какие сроки?

• Загружаем архив за прошлые годы или начинаем всё с чистого листа?

• Будет программа документооборота «жить» в вашем бизнесе в гордом одиночестве, или она должна обмениваться данными с бухгалтерией, складом, CRM? 

Кстати, про оцифровку на старте. Никто не требует сканировать каждую бумажку за пять лет работы. Но если у вас есть важные договоры или счета, которые ещё не закрыты, их лучше хранить в системе. Всё остальное можно подгружать по мере надобности. 

И подумайте про техническое оснащении. Потянет ли ваша инфраструктура новую систему? Придётся ли обновлять серверы или компьютеры? Ведь это дополнительные траты, от которых зависит скорость работы новой программы. 

В процессе внедрения могут возникнуть дополнительные требования, о которых предприниматель и его компания раньше не думали. Например, «а давайте ещё и заявки на закупку через документооборот пустим». И это хорошо, если они вписываются в проект по автоматизации, а если нет, то понадобятся переделки и дополнительное время на реализацию. 

Не у каждой маленькой компании есть деньги на подрядчиков, которые внедрят программу документооборота. Если устанавливать и настраивать её своими силами, то сроки проекта вырастут примерно в два раза. Если профессионалы ставят систему за 1-4 месяца, то самостоятельная работа может занять 2-8 месяцев. И главное, ваш специалист должен разбираться в системе, которую вы выбрали. 

Самое неприятное в любом проекте автоматизации – это сопротивление сотрудников. Люди не любят перемены. Кто-то будет ныть, кто-то откровенно саботировать: не заходить в систему, «случайно» удалять документы, жаловаться, что всё сложно. С этим надо работать отдельно: объяснять, обучать, иногда уговаривать.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360