Чем для бизнеса полезна прокрастинация

Прокрастинация – откладывание важных и срочных дел, замена их чем-то малозначительным, но приятным или значительным, но не срочным. Именно прокрастинацию считают одним из злейших врагов производительности. Только представьте: вам нужно написать письмо партнёру по бизнесу, но вы сидите в соцсетях и рассматриваете фото френдов. Или вам необходимо срочно договориться с поставщиками, а вы читаете статью по менеджменту, оправдывая себя важностью самообразования. В итоге – работа стоит, дедлайн надвигается, а вас мучает чувство вины. Но, оказывается, у этой медали есть и другая сторона: часто прокрастинация приносит пользу. Агентство интернет-маркетинга Texterra в своём корпоративном блоге вынесло прокрастинации оправдательный приговор. 

Причины прокрастинации интересуют многих. Одни винят в ней отсутствие силы воли и нарушение самоконтроля. Другие главной причиной видят лень и неумение управлять временем. Есть и такое мнение - прокрастинация, в первую очередь, является способом избежать стресса. Тимоти Пичил, автор книги «Не откладывай на завтра» и профессор университета Карлтон, говорит о том, что если работа вызывает страх или беспокойство, то вы обязательно найдете причину отложить её. 

По мнению психологов, прокрастинация также свойственна людям, ставящим мгновенные удовольствия выше долгосрочных целей. Они наслаждаются каждым моментом жизни, не пытаясь найти удовольствие в решении важных задач, а создавая его на пустом месте. Например, в жару идут на пляж вместо работы под кондиционером.

Тимоти Пичил выделяет ещё одну причину откладывания дел – это разрыв между представлением о себе настоящем и себе будущем. Вы существуете в настоящем времени и не хотите работать, а проблемы того завтрашнего парня вас пока мало волнуют. С этим трудно спорить – действительно, желание посмотреть новый ролик на ютубе прямо сейчас вызывает больше эмоций, чем неоплаченные коммунальные услуги через месяц.

Однако именно в стрессе приближения к дедлайну скрывается эволюционная польза прокрастинации. Посмотрим, как жили древние люди: когда всё спокойно и есть еда, можно спать или рисовать наскальные рисунки. Кончился мамонт или приближается враг? Пора заниматься делом - искать пищу или убегать. У современных людей этот рефлекс тоже срабатывает. Так, некоторые прокрастинаторы способны в последний момент собраться и за час решить сразу 20 важных дел. 

Стресс перед срывом сроков можно назвать первым плюсом откладывания дел. Часто он становится эффективной мотивацией для решения задачи. По мнению тайм-менеджера Стива Макклетчи, страх даёт вам необходимую энергию – именно её не хватало раньше, когда времени было много, и вы отвлекались на другие дела. Кроме этого, ужас перед дедлайном заставляет сконцентрироваться на работе, выполнить её лучше и быстрее, чем в обычном состоянии. 

Есть у прокрастинации и другие преимущества. Ведь она не всегда приводит к стрессу, а иногда, наоборот, помогает его избежать.

Прокрастинация повышает креативность. Рекламщик Джозеф Шугерман в книге «Искусство создания рекламных посланий» предлагает следующий способ «рождения» великих идей – нужно подумать немного над вопросом, а потом отложить дела и заняться чем-нибудь приятным. Эту методику он называл «инкубационным процессом», позволяющим созреть идее. Такой парадокс – откладывание задачи иногда помогает найти её лучшее решение.

Прокрастинация позволяет решать сложные проблемы. Психолог Блюма Зейгарник ещё несколько десятков лет назад обнаружила, что люди помнят о неоконченной задаче, так как она остаётся в подсознании. Не под силу найти удачный выход из ситуации? Отвлекитесь, и дайте поработать вашему бессознательному.

Прокрастинация способствует доработке и усовершенствованию идей. Прокрастинация позволит вам взглянуть на идею свежим взглядом, увидеть её недостатки, незаметные сразу. Этот принцип работает и в глобальном масштабе – в крупном бизнесе намного проще улучшить чужую идею, чем создать что-то новое с нуля. Ученые Питер Н. Голдер и Джерард Дж. Теллис обнаружили, что 47 процентов пионеров рынка проваливаются, и только 11 процентов нынешних лидеров рынка были на самом деле пионерами. Например, Facebook был запущен после Myspace и Friendster, а Google появился через несколько лет после Altavista и Yahoo.

 

Прокрастинация снимает стресс и повышает производительность. Достижение цели с помощью работы без перерывов и как можно больше часов в день – отличный вариант для робота, но не для человека. Профессор Израильского технологического института Перец Лави провел исследование, посвящённое изучению биоритмов. Он выяснил, что смена промежутков рабочего времени в 90 минут и перерывов по 20 минут почти совпадает с естественными биоритмами человека и помогает долго поддерживать пик продуктивности.

Прокрастинация освобождает время для более важных дел. Показательна история нобелевского лауреата по экономике Джорджа Акерлофа. Он 8 месяцев не мог отправить посылку своему другу в США, зато за это время закончил свои разработки, номинированные на премию. Случившееся заставило Акерлофа задуматься и написать статью «Прокрастинация и подчинение». Именно после неё изучением феномена откладывания дел заинтересовались другие ученые. 

Прокрастинация позволяет создать нечто новое. Например, Хенрик Аастед Соренсен, разработчик блокировщика рекламы Adblock, написал исходный код для него в 2002 году, будучи студентом, в то время как отвлекался от подготовки к сдаче экзаменов.

Прокрастинация способствует разработке стратегии на будущее. Основатель Amazon.com Джефф Безос оставляет два свободных дня в неделю, чтобы дать свободу мыслям и придумывать новые идеи. Иногда он просто сидит в сети, в другие дни посвящает время личным встречам. 

Прокрастинация является способом оценить свои силы и перспективность идеи. Стив Возняк, один из основателей корпорации Apple, долго откладывал увольнение с постоянной работы. Он продолжал работать полный рабочий день в качестве инженера Hewlett-Packard в течение года после изобретения компьютера Apple I. Психолог Адам Грант утверждает, что многие успешные люди ограничивают себя в занятиях собственным бизнесом и совмещают его с другими делами ради снижения риска – и такая стратегия оказывается на 33% эффективнее.

Прокрастинация учит находить баланс между отдыхом и трудом, работой и личной жизнью. Переход к большим заработкам и успешность в бизнесе – такой же стресс, как и отсутствие денег, поэтому многие бессознательно пытаются его избежать. Психолог Денис Уэйтли писал: «Прокрастинация – это страх успеха. Люди откладывают дела, потому что боятся успеха, который, как они уже знают, последует, если они продолжат двигаться вперёд. Поскольку успех – тяжелая ноша, которая налагает ответственность, то намного проще откладывать свои важные дела и жить по принципу «Когда-нибудь я буду…» 

Привычка откладывать важные дела – явление со сложным характером. Вам придётся хорошо разобраться в себе, чтобы понять, какой знак - «плюс» или «минус» у вашей прокрастинации. А если вы откладываете на потом даже самые важные задачи, пользуйтесь сервисами для апгрейда самодисциплины.

Семь планировщиков и кураторов времени: 

• RescueTime – бесплатная программа для отслеживания ваших действий за компьютером. Имеет опцию, обрабатывающую полученные данные и формирующую отчёты. Сервис позволит выяснить, на что вы тратите время, и сколько часов уходит впустую.
  
  

• Motivate Clock – бесплатный сервис для контроля времени, проводимого за трудом и отдыхом. Позволяет установить таймер, напоминающий о передышке. 
  
  

• Mind42 – бесплатный удобный сервис, предназначенный для систематизации данных и эффективного управления рабочим процессом. Сервис основан на технике Mind Map – визуальной карте-схеме, содержащей важные задачи. 
  
  

• ManicTime – сервис, который отслеживает вашу работу не только в интернет-браузере, но и в большинстве компьютерных программ. Позволяет зафиксировать всё, чем вы заняты в рабочее время, например, какие страницы вы открываете и сколько времени на них проводите. 
  
  

• LeaderTask – планировщик для ПК и мобильных устройств, работает без соединения с интернетом. Позволяет создавать задачи и управлять ими, планировать встречи и дела.
  
  

• TimeEdition – бесплатный сервис, показывающий, сколько времени вы тратите на решение одной задачи или выполнение одного проекта. Похож на секундомер, который останавливается, как только вы прекратили работу.
  
  

• Pomodoro Timer – таймер для ПК, позволяющий установить 25-минутные отрезки для работы с пятиминутной паузой между ними.

 

Семь блокировщиков сайтов:

• Stay Focused – расширение для Chrome, в нём можно установить время, выделенное на посещение отвлекающих ресурсов. В остальное время сайты-«хронофаги» будут недоступны. Если такие меры не помогают, есть радикальный способ – заблокировать в период работы все сайты, кроме разрешённых. 
  
  

• SelfControl – бесплатное приложение для Mac OS X, в котором вы сможете создать чёрный список сайтов, отнимающих драгоценное время, а также установить период их блокировки. Кстати, если вы передумаете, упрямое приложение не разблокирует страницы даже после перезагрузки компьютера или собственного удаления. Вам придётся дождаться конца блокировки.
  
  

• Cold Turkey – приложение для Windows. Создаёт список сайтов для блокировки. Если вам вдруг понадобится зайти на закрытый сайт во время работы приложения, то придётся перезагрузить ПК.
  
  

• LeechBlock – расширение для Mozilla Firefox, позволяет указать до шести наборов сайтов и выбрать для каждого собственное время или день блокировки.
  
  

• Go Fucking Work – приложение для Google, после его установки достаточно указать в опциях браузера сайты, отвлекающие от работы. Как только вы захотите перейти на запретные страницы, система перебросит вас на сайт приложения. А также выдаст нецензурное напоминание о возвращении к работе.
  
  

• Productivity Owl – приложение, которое интегрируется в браузер и позволяет создать два списка сайтов: разрешённые с безлимитным посещением и запрещённые со временем блокировки. Также можно настроить свободные часы для интернет-сёрфинга без ограничений.
  
  

• Anti-Social – версия известного блокировщика Freedom. Последний полностью запрещает доступ к браузеру. А вот Anti-Social не даст вам зайти только на страницы «пожирателей времени». К их числу сервис относит социальные сети и почтовые программы. 

Семь инструментов для наблюдения за прокрастинирующими сотрудниками: 

• CrocoTime – сервис, помогающий мониторить, сколько времени сотрудники проводят за работой, а сколько тратят на посещение развлекательных ресурсов. В итоге рассчитывает коэффициент эффективности каждого работника и создаёт отчёт с указанием наиболее «вредных» сайтов.
  
  

• Disciplina.ru – система, собирающая информацию об используемых программах и приложениях, а также контролирующая время, проведенное на рабочем месте и фиксирующая переработки. Из её отчетов становится видна структура рабочего дня сотрудников, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы.
  
  

• Planado.ru – сервис контроля за выездными сотрудниками. Показывает им чёткие инструкции по выполнению работы и позволяет создавать фотоотчёты, демонстрирующие факт решения задачи. Интеграция с «Яндекс-картами» даёт возможность отслеживать передвижения каждого работника.
  
  

• Pyrus – система, контролирующая соблюдение сроков. Позволяет выявлять сотрудников, не укладывающихся в дедлайн.
  
  

• Yaware – система учёта рабочего времени, анализирует продуктивность сотрудников, контролирует использование различных программ и просмотр сайтов. Позволяет контролировать выполнение персоналом поставленных задач.
  
  

• «ОфисМетрика» – простой сервис учета рабочего времени и контроля над посещаемыми интернет-ресурсами.
  
  

• «Стахановец» – система-шпион для самых бдительных начальников. Полный контроль над рабочим временем сотрудников, включая мониторинг переписки и голосовых переговоров по различным мессенджерам. Мобильный контроль, перехват разговоров и СМС, трекинг телефонов работников, а также видео- и аудиозапись каждого шага.

 Источник: Texterra.

 

Что такое туалетное делегирование и как с ним бороться.
Как предпринимателю перестать быть рабом своего бизеса.
Почему незаменимые сотрудники могут быть вредны для компании.
biz360