Часто на предприятиях, состоящих из нескольких подразделений, довольно сложно получить обобщённые данные о происходящих процессах – например, если каждый отдел ведёт свою документацию, к которой нет доступа у других подразделений. Соответственно, все данные разрознены и их сложно использовать при принятии управленческих решений. В компании «Аэросити-2000» эту проблему решили с помощью автоматизации. О том, как удалось систематизировать учёт во всех подразделениях, рассказал аналитик компании «Аэросити-2000» Алексей Егоров.
Алексей Егоров, 41 год, аналитик и консультант 1С компании
«Аэросити-2000». Закончил Российский экономический университет им. Плеханова по специальности «товаровед». «Аэросити-2000» специализируется на вывозе и переработке отходов, услугами фирмы пользуются московские гостиницы, рестораны, магазины, торговые комплексы и другие компании.
В конце 2014 года в компании «Аэросити-2000» возникла необходимость проанализировать то, как принимаемые оперативные решения влияют на рабочие процессы и какова их эффективность. Нужные данные получить было сложно, хотя де-факто информация об оперативном учёте у нас была. Но в том виде, в котором мы получали данные – в таблицах Excel, разрозненных и не связанных друг с другом – они не поддавались обработке.
Когда на совещаниях мы говорили: «Давайте произведём такое-то действие и посмотрим на эффект от него», осуществить это было крайне проблематично. Единственный способ – взять двух-трёх человек и закрыть их на ночь с кипой документов в Excel. Причём, делать это регулярно.
Стало очевидно, что нужна какая-то программа, чтобы систематизировать и обрабатывать данные.
В компании «Аэросити-2000» несколько лет назад пытались подобрать такой программный продукт, который помог бы обрабатывать и систематизировать нужную информацию. Тогда рассматривали несколько вариантов, в том числе присматривались к «RG-Soft: Вывоз мусора», разработанной на основе программы «1С:Управление небольшой фирмой 8». Но решения в пользу какого-либо продукта так и не приняли.
С моим приходом в компанию вновь возник вопрос о программе, которая помогла бы нам систематизировать данные. Вспомнили о продукте «RG-Soft: Вывоз мусора» и попросили представителей компании RG-Soft устроить для нас его презентацию. Был выезд в наш главный офис, нам продемонстрировали некоторые базовые возможности программы. После презентации решили: почему бы не попробовать?
Для нас дополнительно организовали выезд в компанию «Экотранс», которая уже работала с этим продуктом. Нам всё показали в «боевых» условиях, диспетчер и начальник диспетчерской службы рассказали, как всё работает и какие сложности возникают. После этого мы окончательно приняли решение, что внедрим программный продукт у себя.
На автоматизацию мы потратили около 1,5 миллионов рублей, в эту сумму вошли расходы на программу (лицензия на 20 рабочих мест), консалтинг, доработки, покупку нового сервера и т.д.
Сначала программу решили внедрять в договорном отделе. Это позволило бы контролировать выполнение обязательств по договорам, сроки действия договоров, автоматически формировать договоры по шаблону в Word и следить за дебиторской задолженностью.
Всем сотрудникам дали задание срочно вбивать данные договоров в программу «RG-Soft: Вывоз мусора». Это было ошибкой. Не надо было вводить в программу все договоры, это потребовало много времени и усилий. Мы не понимали, какие данные влияют на расчёты, а какие нет. Вносили всю информацию, хотя часть её была лишней. Сделали большой объём работы, без которой можно было спокойно обойтись.
Нужно было сделать так: взять один график (маршрут), забить договоры всех, кого этот маршрут обслуживает, затем начать этот график «крутить» в системе и смотреть, что на что влияет. А мы вбили всё – и отовсюду сразу начали вылезать нестыковки и ошибки. Например, мы вводили в поле какую-то информацию, а потом оказывалось, что это поле предназначено совсем для других данных. И введённая информация «не срабатывала».
Второй просчёт – мы начали вносить данные по всем договорам и графикам в декабре 2014 года, это был конец года, и без того загруженное время. Нужно было передвинуть всё на январь 2015-го.
Так что первая попытка оказалась провальной. Потом поступил приказ от руководства всё бросить, заниматься прямой работой (тендеры и т.п.) и продолжить вносить договоры в систему лишь в январе. А серьезный объём работы к этому времени был уже сделан, и всё это ушло в мусорную корзину.
Позже, в январе, мы всё расчистили, поняли, какой объём информации необходимо вводить, и всё прошло удачно. Написали инструкцию, чтобы работал не конкретный человек, а рабочее место. Расписали, какую информацию и куда следует вносить, предупредили о возможных ошибках и алгоритмах действия в таких ситуациях.
В диспетчерской новую систему внедрили спокойно. Там были проблемы только из-за неправильно введённой информации по договорам. Люди в диспетчерской сидели и заносили в программу задним числом всю эту кипу путевых листов. В самой диспетчерской работа сразу пошла, и результат не заставил себя долго ждать.
Сейчас мы подключаем к программе ремонтную зону. Все работы в ремонтной зоне, все расходы запчастей – всё переносим в «RG-Soft: Вывоз мусора», чтобы сразу фиксировать затраты именно в разрезе автомобиля. Необходимо знать, сколько каждый автомобиль приносит доходов и сколько на него расходуется.
Конечно, процесс автоматизации проходил не без проблем. Например, в определённых отделах происходил, скажем прямо, саботаж. Люди не хотели перестраиваться на новую систему, они поняли, что результаты их работы станут более прозрачными, что фиксация ответственности и ошибок покажет все недочёты. Не каждому хочется, чтобы так было. Поэтому у многих рядовых сотрудников и некоторых начальников отделов было нежелание сотрудничать и обучаться.
Наша ошибка была в том, что мы не назначили сотрудника, ответственного за внедрение программы, с широчайшими полномочиями. Как, например, сделали в том же «Экотрансе». У нас такого специалиста не было.
Также затягивала процессы необходимость согласований. Все мои предложения о том, что нужно что-то изменить, выносились на совещание, потом на следующее совещание, потом откладывались. На всё это уходило время.
Одна из проблем программы «RG-Soft: Вывоз мусора» – недостаточно подробная инструкция для пользователей. Если бы она была более развернутой, с описанием логики программы, это облегчило бы нам процесс внедрения. Руководство пользователя однозначно стоит переработать. Сейчас RG-Soft в этом отношении делает акцент на функцию помощи в самой программе.
Кардинально пришлось дорабатывать блок «Сверка» (согласование вывезенных объёмов с клиентом). Этой функции в программе не было вообще. Мощный блок «Сверка» был добавлен в типовую версию программы после нас. Представители компании приезжали к нам, и мы объясняли, что нам нужно в этом блоке и как это необходимо сделать.
Но, в любом случае, все проблемы мы решили и все препятствия преодолели.
Сушественно облегчилась работа в диспетчерской. Раньше диспетчеры работали в девяти файлах Excel, которые никак не были совмещены друг с другом. Люди постоянно допускали ошибки в отчётах, но до поры это всех устраивало. А зачем тогда вообще вести отчётность, если информация в ней не соответствует действительности? Я поставил задачу начальнику диспетчерской службы «убивать» в неделю по одному файлу Excel. И сейчас мы с этой задачей справились.
Благодаря автоматизации мы решили такую проблему, как разрозненное хранение информации. Когда мы научились делать оперативные отчёты, сократилось количество звонков из договорного отдела в диспетчерскую. Раньше звонили и спрашивали: «А что было вчера или позавчера? Сколько мусора мы вывезли?». И тому подобные вопросы. Теперь сотрудники заходят в систему и сразу всё видят сами.
А всего-то и нужно – зайти в систему под своим паролем и посмотреть, сколько вывезли в прошлом месяце у твоего контрагента. Нажимаешь на кнопку и видишь всё вплоть до дня: что вывезли, какой автомобиль, какой маршрут у него был, где были срывы, где не вывезли – словом, вся информация перед глазами.
У нас кардинально изменилась работа с информацией. Прежде с данными работали только постфактум. К примеру, после жалобы клиента, почему ему выставили счет на 100 баков, когда вывезли только 68. Пока всё это раскручивали, разбирали и проверяли, тратилось много времени. Сейчас в этом нет необходимости. Для нас это колоссальный результат.
Ещё одно новое преимущество – при распределении новых объёмов вывоза мусора мы сразу видим картину загруженности маршрутов. А не после того, как прибегает водитель и говорит: «Вы что, сдурели, куда вы мне столько нагрузили?». Сейчас мы ситуацию видим заранее. Исходя из планов маршрутов и существующей загруженности, мы сразу видим, например, что не хватает транспорта, чтобы распределить 5% от нового объёма. Соответственно, можно своевременно выходить на руководство, если не хватает транспорта, и подтверждать свою просьбу о дополнительных машинах цифрами существующих объёмов вывоза.
Сейчас мы можем более качественно управлять издержками. Например, стоит задача – сократить пробег наших машин. Возникают вопросы: почему сократить, на сколько, сейчас у нас пробег большой или маленький? Это нужно как-то определить. Теперь мы видим в программе пробеги определённого автомобиля за определённый период времени. И на основании этих цифр можем ставить задачу о сокращении пробега, например, на 10%. Чтобы получать цифровое отображение всех процессов, мы и ставили программу «RG-Soft: Вывоз мусора». Сейчас уже на основании собранных данных напрямую ставятся задачи по снижению тех или иных издержек.
Автоматизация делает прозрачными бизнес-процессы, что для любого руководителя невероятно важно. Ведь для принятия оптимального решения он должен видеть полную картину и понимать, что происходит в компании.
Сейчас по всему предприятию, кроме ремонтной зоны, можно получить любую информацию и проанализировать её. Можно клиентов разложить по ABC-анализу (метод рационализации, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности), подготовить сопроводительную информацию, на основании которой проще принимать решения. Используя данные программы, можно отследить, какой из маршрутов является более выгодным. Это очень важные данные.
На установку программы «RG-Soft: Вывоз мусора»», отладку процессов и сбор информации с её помощью у нас ушёл год. Но если до этого мы работали на программу, то теперь программа начинает работать на нас и приносить дивиденды. О первых финансовых результатах автоматизации можно будет говорить месяца через три.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Как автоматизация позволила компании сократить затраты.
