Коротко и ясно: как компания увеличила эффективность собственной службы доставки

Наличие собственной службы доставки и эффективность её работы стали особенно важными для многих бизнесов в период корона-кризиса. Компания Pet Line, которая занимается поставкой товаров для животных, давно задумывалась о том, как сделать работу своих водителей более прозрачной и результативной. Но именно кризис подтолкнул к тому, чтобы начать использовать специальный сервис выстраивания маршрутов. О том, как это решение изменило деятельность компании и её внутренние процессы, порталу Biz360.ru рассказал директор по развитию Pet Line Пётр Разумов.

Компания Pet Line работает в сегменте В2В. Наших клиентов можно поделить на два типа: первый – зоомагазины, второй – крупные сервисные компании, которые работают с разными поставщиками (например, маркетплейсы). И в сервисные компании, и в зоомагазины Москвы и Московской области мы привозим товары сами. Остальным отправляем заказы через транспортные компании, доставляя посылки в их пункты. 

По весу один заказ может быть от 3-5 до 100-150 кг, стоимость каждого варьируется от 15 до 150 тысяч рублей. В маркетплейсы мы делаем более крупные отгрузки – по две-три палеты общим весом 300-500 кг. 

Для собственной доставки используем фургоны Fiat Ducato и трёх штатных водителей. Если необходимо, то подключаем ещё две легковые машины, которые нанимаем и оплачиваем отдельно. 

Раньше наши менеджеры составляли план отгрузок, исходя из проведённых оплат, пожеланий клиентов, условий договора. Они писали маркером на доске план на пять рабочих дней. Напротив заказов, по которым были распечатаны все необходимые документы, ставили галочку зелёного цвета. Плюс у нас есть некоторые регулярные заказы – на определённые дни недели. 

Старший смены - наиболее опытный водитель - смотрел на график, составленный менеджерами, и расписывал маршруты на следующий день для всех водителей. Это была какая-то магия, но в отрицательном значении – никто толком не понимал, как эти маршруты создавались. Если у нас было заказов больше, чем могли развести наши водители, то мы заказывали чужую машину. На маршрут с ней выезжал наш экспедитор – сотрудник склада, которого освобождали в этот день от его непосредственной работы.

И так происходило чуть ли не ежедневно. Мы не знали, кто и во сколько развезёт конкретные заказы. Вместе с тем мы пытались отшлифовать процесс доставки. Например, на всех наших машинах установлена система спутникового слежения. Мы видим, что машина находится в движении, водитель, грубо говоря, «не валяет дурака» в течение рабочего дня. Но вся система доставки в целом была неэффективной. 

При таком выстраивании логистики мы постоянно сталкивались с тем, что часть заказов просто терялась. Забыл менеджер вписать заказ на доску с графиком доставки – и про него никто не знал. 

Другая проблема – рабочий день водителей длится с 9:00 до 18:00. А на маршрут они выезжали обычно не раньше 11 часов. Как минимум полтора часа они тратили на то, чтобы выяснить в офисе, распечатаны ли все документы по каждому заказу, указаны ли в заявках контактные телефоны клиента, понятно ли, как лучше ехать и т.д. Это была вечная головная боль. 

Затем я заметил, что старший водитель, который расписывает маршруты, несколько злоупотребляет своим положением. Он всегда имел меньший километраж маршрута и раньше других возвращался с него. Доходило до того, что заказанная дополнительно легковая машина проезжала 270 км за день. Её водитель мог сначала ехать на Киевское шоссе за 25 км от Москвы, потом отправлялся в Солнечногорск и т.д. Он приезжал с маршрута «в мыле», а старший водитель развозил в день пять-шесть заказов и возвращался уже в 16:00, не напрягаясь. Когда я увидел это в очередной раз, то понял – так дальше работать нельзя. 

В начале 2020 года я начал изучать вопрос, мониторил разные системы, и, в частности, узнал про только что появившийся на рынке сервис «Яндекс.Маршрутизация». Но импульс для его использования мы получили уже в период пандемии. 

Когда ввели режим самоизоляции, то вопрос выхода на работу нашими водителями стал критически важным. Мы должны были получать пропуски на машины. И чем меньше авто мы использовали, тем экономнее работали. В ситуации кризиса эффективность наших водителей и системы доставки получила особенную актуальность. 

С технической точки зрения переход на платформу «Яндекс.Маршрутизация» для меня не составил сложностей. Я прочитал руководство – и стал вручную расписывать заказы в таблице Excel. Для составления первого маршрута привлёк водителей. Я понимал, что у них больше информации о работе на маршрутах, и нужно было, чтобы они ею поделились.

У нас примерно 500 точек, в которые мы развозим продукцию. Водители знали, сколько времени им нужно провести на той или иной точке, какие временные параметры у каждой из них и т.д. Кроме того я понимал, что получу волну негатива, если составлю маршрут без учёта их знаний и большого опыта. 

Водители переход на автоматизированное составление маршрутов восприняли не без сопротивления. Они боялись, что будут больше работать и меньше зарабатывать. Хотя у них фиксированная заработная плата, а премиальную часть мы стараемся выплачивать независимо от их показателей. Старший водитель уже не мог заканчивать рабочий день так рано, как прежде. Поэтому поначалу к изменениям водители отнеслись с недовольством. 

В процесс создания заказа и его доставки вовлечены три отдела нашей компании – водители, менеджеры, которые взаимодействуют с клиентами, и склад. 

Сначала я вручную формировал список адресов в таблице Excel, затем выгружал их на платформу «Яндекс.Маршрутизация». Сейчас мы составляем маршрут внутри программы «1С:Предприятие». Вместе с фирмой «РАУ АйТи» мы поучаствовали в интеграции сервиса с продуктом 1С. Мы вместе с её представителями, по сути, создавали интеграционное решение «Маппа». Теперь при составлении маршрутов 1С отправляет запрос в «Яндекс» – и получает готовое решение по маршрутам. Внутри продукта 1С видны маршрутные листы по каждой нашей машине, а также отображается карта. 

Тяжелее всего при переходе на новую модель работы пришлось нашим менеджерам. Раньше они для составления заказа на доставку писали название компании, и водитель знал, куда ему надо ехать. Теперь все эти данные нужно было систематизировать в 1С - по сути, в нашей программе «1С:Предприятие» мы создавали базу данных по всем своим доставкам. 

Кроме названия компании менеджеры вносили индекс, город доставки, подробный адрес, режим работы компании, условия въезда на территорию и т.д. В этом списке доставок были и транспортные компании, в которые наши водители отвозили заказы. Если на сайтах этих компаний не был указан их индекс, я просил менеджеров уточнить его в в поисковиках или на сайте 2GIS. Если бы была допущена ошибка в одной цифре или букве, результат мог быть непредсказуемым. 

Так как я сначала расписывал маршруты по вечерам вручную, то периодически мне не хватало всей нужной информации от менеджеров. И я звонил им в 10 вечера, чтобы уточнить детали. Мои звонки доводили менеджеров до трясучки, ведь если поступал звонок, человек понимал, что где-то допустил ошибку. Сейчас такой проблемы у нас нет. 

Склад практически сразу оценил все преимущества новый системы. Раньше мы могли до последнего момента не понимать, в какой машине поедет груз. Могли выписывать транспортную накладную без указания транспортного средства. Думаю, что это не только наша проблема, многие компании так работают. Теперь же транспортные листы, накладные и все сопроводительные документы можно создать легко и быстро. 

Для составления маршрутов на доставку мы задаём в 1С несколько параметров. Первый из них – адрес. Второй – временной интервал, который устанавливают сами клиенты. Для некоторых из них критически важно, чтобы доставка осуществлялась в определённое время. И третий важный параметр – вес и объём товара. 

Помимо этого мы сообщаем время работы водителя, чтобы при составлении маршрута машина приезжала по адресу не в последнюю минуту. Также мы передаём такие параметры, как время на заказ и время на адрес. Время на адрес подразумевает, что водителю требуется какое-то время, чтобы приехать, заглушить машину, выйти, взять коробку с заказом и отнести её заказчику или в транспортную компанию. 

Время на адрес почти всегда одинаковое. А вот время на заказ разное. Если водитель приезжает в транспортную компанию и отправляет несколько коробок в разные адреса, то ему нужно время на заполнение соответствующих бумаг. Это время мы высчитывали совместно с водителями, на основе обратной связи от них. Логистическая платформа «Яндекс.Маршрутизация» сама учитывает все эти нюансы. 

Для решения наших задач по доставке мы заключили договор с транспортной компанией СДЭК. Наш логист в личном кабинете получает наклейки с номером заказа на наши коробки. Водитель приезжает в любой пункт СДЭК, отдаёт заказы, проставляет штамп в документах – и всё. А раньше он мог стоять в общей очереди до 40 минут. 

На составление маршрута у нас уходит теперь 5-7 минут, максимум – 10 минут. И это с печатью комплекта маршрутных листов для водителей и для склада. Просто фантастика. 

Эффект от того, что мы стали выстраивать доставку с помощью «Яндекс.Маршрутизации», почувствовали все задействованные в этом процессе отделы. Появилась прозрачность в их работе и эффективное управление. 

Сейчас у нас самые оптимальные маршруты. Для нас важно, чтобы у наших машин был минимальный перепробег и минимальная стоимость решения задачи. Иногда водители не понимают, почему сервис выстраивает именно такие маршруты. Но то, что он предлагает – всегда лучшее решение, оптимальное по заданным критериям. Мы уже существенно сэкономили на топливе – около 10 тысяч рублей ежемесячно для каждой машины. 

Мы стали своими силами выполнять в 1,5-2 раза больше заявок, чем раньше. За всё это время мы ни разу не заказывали чужие машины для развоза заказов. Один такой заказ стоит в среднем 5-6 тысяч рублей. Мы могли заказывать две-три машины в неделю. За 20 недель мы уже сэкономили только на этом порядка 250 тысяч рублей. 

Нам не требуется профессиональный логист, чтобы составлять маршруты. Мы экономим на его зарплате. Наши постоянные расходы на «Яндекс.Маршрутизацию» невелики по сравнению с зарплатой хорошего логиста – около 10-12 тысяч рублей в месяц. 

На то, чтобы обучить работе в системе новых сотрудников, требуется два дня. Именно столько времени у меня ушло на то, чтобы сервис освоил начальник склада. Это очень удобно. 

Мы планируем и дальше улучшать своё взаимодействие с сервисом, чтобы в нём было ещё удобнее работать. Речь идёт о том, чтобы совершать меньше кликов и сделать пользовательский путь как можно короче. 

Теперь, когда у нас есть цифровые показатели деятельности водителей, мы можем привязывать к ним бонусную часть. Это позволит увеличить их оплату и ввести элемент соревновательности в их работу.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».