Каждый бизнес создаётся для того, чтобы приносить определённые финансовые результаты. Их регулярное отслеживание помогает выстраивать курс развития компании, достигать тактических и стратегических целей. Один из инструментов контроля выполнения показателей – так называемая система KPI. О том, что это такое и как внедрение KPI позволит бизнесу стать эффективнее, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказала Елена Миронова, основатель компании «Правелар».
Елена Миронова – основатель компании «Правелар», эксперт по финансам, бухгалтерии и налогам. По образованию – юрист по гражданскому праву. Автор блога «Простым языком о бухгалтерии и налогах», у которого более 30 тысяч подписчиков в социальных сетях. Автор финансовой игры «Расширение финансового сознания – моя идеальная жизнь». Компания «Правелар» предоставляет бухгалтерские, юридические и аудиторские услуги более 30 лет.
KPI или ключевые показатели эффективности – это индикаторы, которые помогают компании достигать стратегических и тактических целей. Если в двух словах, то KPI – это некие измеряемые цели, к достижению которых нужно стремиться. Такими целями могут быть опредёленный уровень выручки или прибыли, снижение дебиторской задолженности до запланированного уровня, количество завершённых сделок, реализация определённого количества задач по проекту и т.д.
KPI разрабатывают как для оценки производительности компании в целом, так и для отдельных её подразделений или проектов. А иногда даже одного сотрудника в заданный период. То есть, это индикатор фактически достигнутых результатов, которые можно измерить количественно.
Эффективность предприятия при использовании систем KPI зависит от того, как выбраны и заданы эти показатели, ведь спектр возможных параметров чрезвычайно широк. Вы можете самостоятельно разработать KPI с учётом особенностей компании. Главное помнить, что ключевые показатели KPI должны соответствовать особенностям бизнеса, процесса или проекта. Вот несколько важных условий:
-
Все показатели должны быть измеримы. Оценка эффективности должна быть основана на точных цифрах и данных, по которым можно объективно оценить выполненную работу.
-
Минимально необходимый набор критериев должен обеспечить полноценное управление проектом или процессом. Например, по одному показателю KPI принять стратегически верное решение невозможно.
-
Затраты на разработку, измерения и оценку показателей KPI не должны превышать ожидаемый эффект от их использования.
KPI высокого уровня фокусируется на общей эффективности бизнеса, а KPI низкого уровня – на процессах в конкретных отделах: продаж, маркетинга, кадров, клиентской или технической поддержке и других.
KPI должен быть тесно связан с ключевой бизнес-целью. Постановка чёткой цели является одной из наиболее важных, если не самой важной частью разработки KPI. В противном случае цель будет «вещью в себе» без реального выхлопа. В лучшем случае она не окажет влияния на работу компании. В худшем приведёт к тому, что бизнес будет тратить время, деньги и другие ресурсы впустую.
Ключевой вывод заключается в следующем: KPI должны отражать стратегию компании, её выход на новую стадию роста. Их определяют и по ним оценивают итоги месяца, квартала, полугодия или года. Ежемесячные или ежеквартальные показатели – повод, чтобы скорректировать KPI или обсудить с сотрудниками причины их невыполнения.
Иногда компании сложно самостоятельно разработать и внедрить показатели KPI по следующим причинам:
-
отсутствие у ключевых членов команды необходимого образования, опыта и квалификации для такой работы;
-
субъективная оценка качества своих товаров или услуг, профессионализма и навыков персонала;
-
умышленное или случайное искажение результатов деятельности за предыдущие периоды, что влечёт к ошибкам в расчётах и планировании;
-
нежелание оптимизировать бизнес-процессы из-за экономии средств (или по другим причинам).
При использовании ключевых показателей эффективности важно не совершать следующие ошибки:
-
снижать заработок рядового персонала для оптимизации расходов;
-
указывать случайные значения KPI, не подтверждённые результатами предыдущей деятельности;
-
ставить заведомо завышенные показатели.
KPI должен быть не системой наказания, а стимулом и мотивацией к тому, чтобы лучше и усерднее работать. Нередко происходит, что KPI берёт на себя пугающую роль из разряда «пятилетку в один год».
Я в своей компании внедряла KPI с осторожностью, так как боялась реакции сотрудников на штрафы. Но эти показатели были необходимы, чтобы понять, насколько эффективны люди на разных позициях. Зачастую многие создают видимость работы и получают зарплату как все, при этом кто-то «пашет» за двоих и получает те же деньги. Именно по этой причине и пришлось переходить на KPI. В своей компании я опираюсь на один показатель – количество завершённых задач и объём замечаний к ним.
На мой взгляд, внедрять систему KPI нецелесообразно в молодой компании. Успешное развитие только открывшейся организации во многом зависит от работы генерального директора, который нередко занимается финансовыми и кадровыми вопросами, формирует систему управления, настраивает бизнес-процессы. И в этот период рамки KPI могут негативно повлиять на его работу.
Также не стоит использовать KPI в подразделениях фирмы, от работы которых зависят другие отделы. Например, сантехники или системные администраторы должны в короткие сроки устранять неполадки. После внедрения KPI им нужно будет принять заявку, обработать её и поставить задачу в очередь. Процесс затянется и повлечёт задержку работы другого сотрудника или целого отдела.
Если вы хотите, чтобы ваше предприятие развивалось и достигало поставленных целей, рекомендуем как можно скорее ввести ключевые показатели эффективности. Отслеживая результативность тех или иных отделов, проектов или бизнеса в целом, вы сможете оперативно принимать важные стратегические решения для развития вашей компании.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
