Рубрики:
  • Кейсы
  • Технологии
  • 5

Быстрее, лучше, точнее: как автоматизация помогла растущей компании вдвое увеличить доход

Прочтёте за 5 мин.
02 августа 2018

Кейс от компании-разработчика «DEAСофт» и курьерской службы Flypost 

IT-инструменты, которые использует DEAСофт

  • Linkchat
  • 1С:Бухгалтерия
  • Telegram
  • MS Visual Studio

Расширение бизнеса рано или поздно приводит к необходимости автоматизировать налаженные рабочие процессы. И часто при масштабировании проекта возникает вопрос – воспользоваться готовым IT-решением для автоматизации или потратиться на разработку собственного софта. Плюсы и минусы есть у обоих подходов. О том, когда воспользоваться «коробочным» программным решением, а когда целесообразно создать систему «под себя», рассказал бизнес-аналитик компании «DEAСофт» Пётр Загребельный. 

Досье

Петр Загребельный, 27 лет, совладелец и бизнес-аналитик петербургской компании  «DEAСофт». Получил образование инженера по ракетным двигателям, параллельно с учёбой в вузе занимался изучением веб-технологий и разработкой сайтов. Участвовал в проектах по автоматизации крупного и среднего бизнеса. После переезда в Петербург сначала работал в компании «DEAСофт» в качестве наёмного сотрудника, а затем стал одним из её учредителей.

Петр Загребельный

Выбор между готовым решением
и разработкой собственного ПО

Сразу скажу, что не всем компаниям нужен свой софт. В некоторых случаях потребности бизнеса можно закрыть готовыми решениями. На них и цена ниже, и внедрение занимает гораздо меньше времени. Правда, при использовании «коробочного» софта придётся мириться с его функциональностью – она, как правило, ограничена.

Итак, когда достаточно типовой программы?

  • Когда процесс работы простой: пришла заявка на доставку, отметили её, отправили посылку, распечатали необходимые документы.

  • Когда один из сотрудников уже работал с конкретным софтом и на основе своего опыта выстраивает процессы в компании.

  • Когда компания готова мириться с ограниченным функционалом программы.

  • Когда нет денег на собственную разработку.

Проще говоря, выбор продукта схож с покупкой костюма. Покупаешь фабричный – миришься с полиэстером и короткими рукавами. Выбираешь индивидуальный пошив из качественного материала и с учётом особенностей фигуры – готовься заплатить больше. 

Кастомное решение – это разработка и настройка софта под все тонкости и нюансы работы конкретной компании. И здесь важны компетенции аналитика, поскольку иногда даже сам заказчик не может до конца назвать и описать все действующие бизнес-процессы.

Когда компании выбирают кастомные решения?

  • Директору необходимо контролировать отчётность по определённым срезам с учётом специфики товара или вида деятельности.

  • Сформированные бизнес-процессы компании не укладываются в концепцию «коробочных» решений.

  • Заказчику важна не только функциональность, но и современность программы, эстетика интерфейса.

  • Руководство хочет контролировать все процессы и понимать, где скрыты узкие места.

  • Есть потребность в интеграции с другими сервисами и расширенном API.

Зачем потребовалась автоматизация

О том, как происходит разработка софта под нужды конкретного заказчика, расскажем на примере службы доставки Flypost. Это подразделение компании, которое занимается доставкой своих товаров по России и в Казахстан. 

На момент нашего знакомства служба доставки Flypost уже имела разветвлённую сеть филиалов в России и за её пределами. При больших объёмах доставки компания как-то умудрялась работать в таблицах Excel. Проблемы начались, когда руководство решило расширить бизнес – Flypost испытал все «прелести» жизни до автоматизации. Тонны бумаг, путаница в базе, пропажи посылок и, как следствие, убытки. Учёт заказов в Excel не позволял эффективно работать с клиентами: бланки заполняли вручную, SMS-сообщения об отправке набирали по той же методике, а напоминания о звонках клиентам оставляли на стикерах.

Главная сложность работы с таблицами Excel в том, что их невозможно синхронизировать. Можно только переносить данные из одной таблицы в другую и дополнять, переносить и снова дополнять. Увеличение объёмов доставки означало, что придётся нанять еще N-ое количество людей, которые займутся ручным трудом. Да и это не выход: курьеры не всегда вели себя честно. Когда сотрудники не поставлены в рамки одного процесса, отследить, как они работают, довольно сложно. Цепочка «отправитель – доставка – получатель» могла оборваться уже на втором звене. В итоге, руководство компании решило пойти по другому пути. 

Руководители службы доставки Flypost хотели перенести в IT-систему все рабочие процессы, получать расширенные отчёты и полностью контролировать работу доставки: от приёма заявки оператором до передачи курьером посылки адресату. Программа должна была включать учёт финансов и возвратов, а также расчёт зарплат сотрудников в «1С:Бухгалтерии». И главное, софт был необходим для масштабирования бизнеса с возможностью локализации контента и перевода на другие языки. 

  • Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «У нас филиалы в нескольких странах, и везде есть своя специфика. Анализ решений, которые уже есть на рынке, показал, что готовый продукт нам не подойдет. Решили писать своё собственное».
На первом этапе заказчик сформулировал довольно общие требования к готовому продукту. Он, конечно, понимал, что ему нужно, но детали (а дьявол обычно кроется в них) приходилось долго прорабатывать вместе. Поэтому на построение единого представления о том, какой должна быть система, иногда уходило времени больше, чем на саму разработку. 

Как это часто бывает, заказчик хотел всё и сразу. Но компетенции аналитиков команды «DEAСофт» помогли расставить рамки и выбрать наиболее эффективную схему построения системы. Считаю, что действовать надо от общего к частному. Сначала – архитектура и функционал, потом – расширенные возможности. 

Вообще, эти сложности типичны и кочуют из проекта в проект. Мы давно научились не тратить на них время. Наши аналитики работают с клиентами по чёткой инструкции. Сначала путём переговоров и интервью описываем функционал компании (в случае с Flypost – подразделения одной компании), затем составляем маршрут задач для оптимальной реализации проекта. В процессе работы с заказчиком углубляемся в функционал, создаём прототипы решения, в которых учтены особенности проекта, после чего детали выносим на разработку. В дальнейшем работа по созданию программы разбивается на этапы, каждый из которых обсуждается с заказчиком. Выглядит это всё сложно для всех участников процесса автоматизации. На самом деле, всё это отнимает у заказчика пару часов в неделю. 

У заказчика в лице Flypost был ряд довольно интересных требований. И мы их успешно реализовали. 

  • История изменений. Стояла задача сделать так, чтобы в карточках клиентов оставались данные о том, кто и когда вносил изменения. Мы разработали систему, которая фиксирует эту информацию в специальных таблицах. 

  • Система распределения заказов по курьерам. Мы оптимизировали процесс, создав систему автоматического распределения посылок по геозонам, к которым привязаны курьеры. Так сотрудникам стало удобнее доставлять товары. 

  • Реактивные интерфейсы. Нам было важно создать продукт, который будет работать не хуже швейцарских часов. Мы не могли допустить медленные интерфейсы, постоянные перезагрузки и мелькание данных. Поэтому создали реактивные интерфейсы – они перезагружаются в доли секунды. Такое решение редко встречается в веб-проектах. Это существенно экономит время и нервы менеджеров. А счастливый сотрудник, как известно, работает эффективнее и более лоялен к компании. 

  • Дизайн. Разработан по всем современным канонам, ничего лишнего – понятно и красиво.

Flypost

Поскольку это был проект, который разрабатывался индивидуально для компаний под её требования, то стоимость автоматизации составила около 1 миллиона рублей. Функционал собственной программы для Flypost вырос от первоначальной задачи по обработке заказов до целой ERP-системы для доставки. Сейчас продукт включает в себя следующие возможности: 

  • Обработка новых заказов.

  • Управление заказами и распределение по курьерам.

  • Приложения для курьеров с широким функционалом.

  • Финансы.

  • Склад.

  • Личный кабинет клиента с возможностью выгрузки заказов, отслеживания состояния, финансовый расчёт. 

В целом же, на разработку, обучение сотрудников, реализацию дополнительных модулей ушло около года. Всё это время мы плотно работали с заказчиком, пока программа не стала именно такой, какой её хотели видеть в Flypost. 

  • Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «Обычно новые софты встречают с протестом, так как не все сотрудники хотят переучиваться. Но наши работники позитивно приняли изменения в компании, потому что это позволило им уйти от рутины и перейти к вопросам повышения собственной эффективности».
Результаты автоматизации

После разработки собственного IT-решения для курьерской доставки и его внедрения изменился принцип работы с заказами. Софт позволил полностью автоматизировать процесс от поступления заявки до вручения посылки. Сейчас, когда приходит заявка на доставку, оператор получает об этом уведомление. Он проверяет информацию о заказе, уточняет её и переводит клиента либо в статус подтверждённого, либо отменённого. 

Затем заявка поступает к менеджеру, который распределяет заказы по курьерам. Теперь выбор курьера происходит в один клик благодаря интеллектуальной системе распределения заказов в зависимости от геозон. Назначенный курьер в приложении видит заказ, подтверждает, что принимает его в работу и совершает доставку.

Flypost 

Курьер может доставить посылку частично: бывает, что клиент не хочет забирать все товары из заказа, это всё учтено системой. Получается, что на каждом этапе софт направляет работников, данные не теряются и всё учитывается. В компании всегда могут понять, где находится посылка, в чьих она руках и кто в данный момент за неё ответственен. В том числе происходит учёт финансов и возвратов. Собственное IT-решение позволяет не зависеть от компетенции сотрудников. 

В компании Flypost много курьеров, при расчёте заработной платы которых учитывается количество совершённых доставок (выплата начисляется курьеру за каждую доставку). Все доставки должны быть отражены в зарплатном листе. Для формирования зарплатных листов компания DEAСофт интегрировала свой продукт с «1С:Бухгалтерией». 

Эффект от автоматизации компания почувствовала уже через пару месяцев. Данные по одному только филиалу говорят о том, что новый софт помог курьерской службе не просто оптимизировать все процессы и облегчить жизнь сотрудникам, но и увеличить прибыль. 

Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «Время доставки сократилось с двух суток до одного дня. То есть теперь доставка работает день в день. Благодаря выстраиванию маршрутов курьеров, среднее число вручений в день с 30 увеличилось до 60. Доход компании вырос в два раза»

Biz360


Читайте также:

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Персоны Как обойти секретаря при холодном звонке: три эффективных приёма 14 декабря
    Как обойти секретаря при холодном звонке: три эффективных приёма
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Берлину 14 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Берлину
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления 13 декабря
    Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов 13 декабря
    С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами 12 декабря
    Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы История одной ошибки: почему россиянину не удалось запустить мобильные планетарии в США с первой попытки 12 декабря
    История одного факапа: почему россиянин не смог запустить мобильные планетарии в США
    Прочтёте за 4 мин.
  • Менеджмент Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее 11 декабря
    Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur 11 декабря
    «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur
    Прочтёте за 7 мин.
  • Маркетинг 10 декабря Григорий Ильин:
    Как не спустить бюджет на digital впустую
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы 10 декабря
    Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы 07 декабря
    Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга 07 декабря
    Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Бизнес в стиле халяль: как сломать национальные стереотипы в гастропроекте 06 декабря
    Бизнес в стиле халяль: как сломать стереотипы в гастропроекте
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха и экстрима 06 декабря
    Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы 05 декабря Алексей Бояршинов:
    Как организовать эффективную работу удалённой команды
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии 05 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов 04 декабря
    От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа 04 декабря
    Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин 03 декабря
    Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы 03 декабря
    The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 5 мин. The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
Идёт загрузка материалов