Быстрее, лучше, точнее: как автоматизация помогла растущей компании вдвое увеличить доход

Расширение бизнеса рано или поздно приводит к необходимости автоматизировать налаженные рабочие процессы. И часто при масштабировании проекта возникает вопрос – воспользоваться готовым IT-решением для автоматизации или потратиться на разработку собственного софта. Плюсы и минусы есть у обоих подходов. О том, когда воспользоваться «коробочным» программным решением, а когда целесообразно создать систему «под себя», рассказал бизнес-аналитик компании «DEAСофт» Пётр Загребельный. 

Сразу скажу, что не всем компаниям нужен свой софт. В некоторых случаях потребности бизнеса можно закрыть готовыми решениями. На них и цена ниже, и внедрение занимает гораздо меньше времени. Правда, при использовании «коробочного» софта придётся мириться с его функциональностью – она, как правило, ограничена.

Итак, когда достаточно типовой программы?

• Когда процесс работы простой: пришла заявка на доставку, отметили её, отправили посылку, распечатали необходимые документы.

• Когда один из сотрудников уже работал с конкретным софтом и на основе своего опыта выстраивает процессы в компании.

• Когда компания готова мириться с ограниченным функционалом программы.

• Когда нет денег на собственную разработку.

Проще говоря, выбор продукта схож с покупкой костюма. Покупаешь фабричный – миришься с полиэстером и короткими рукавами. Выбираешь индивидуальный пошив из качественного материала и с учётом особенностей фигуры – готовься заплатить больше. 

Кастомное решение – это разработка и настройка софта под все тонкости и нюансы работы конкретной компании. И здесь важны компетенции аналитика, поскольку иногда даже сам заказчик не может до конца назвать и описать все действующие бизнес-процессы.

Когда компании выбирают кастомные решения?

• Директору необходимо контролировать отчётность по определённым срезам с учётом специфики товара или вида деятельности.

• Сформированные бизнес-процессы компании не укладываются в концепцию «коробочных» решений.

• Заказчику важна не только функциональность, но и современность программы, эстетика интерфейса.

• Руководство хочет контролировать все процессы и понимать, где скрыты узкие места.

• Есть потребность в интеграции с другими сервисами и расширенном API.

О том, как происходит разработка софта под нужды конкретного заказчика, расскажем на примере службы доставки Flypost. Это подразделение компании, которое занимается доставкой своих товаров по России и в Казахстан. 

На момент нашего знакомства служба доставки Flypost уже имела разветвлённую сеть филиалов в России и за её пределами. При больших объёмах доставки компания как-то умудрялась работать в таблицах Excel. Проблемы начались, когда руководство решило расширить бизнес – Flypost испытал все «прелести» жизни до автоматизации. Тонны бумаг, путаница в базе, пропажи посылок и, как следствие, убытки. Учёт заказов в Excel не позволял эффективно работать с клиентами: бланки заполняли вручную, SMS-сообщения об отправке набирали по той же методике, а напоминания о звонках клиентам оставляли на стикерах.

Главная сложность работы с таблицами Excel в том, что их невозможно синхронизировать. Можно только переносить данные из одной таблицы в другую и дополнять, переносить и снова дополнять. Увеличение объёмов доставки означало, что придётся нанять еще N-ое количество людей, которые займутся ручным трудом. Да и это не выход: курьеры не всегда вели себя честно. Когда сотрудники не поставлены в рамки одного процесса, отследить, как они работают, довольно сложно. Цепочка «отправитель – доставка – получатель» могла оборваться уже на втором звене. В итоге, руководство компании решило пойти по другому пути. 

Руководители службы доставки Flypost хотели перенести в IT-систему все рабочие процессы, получать расширенные отчёты и полностью контролировать работу доставки: от приёма заявки оператором до передачи курьером посылки адресату. Программа должна была включать учёт финансов и возвратов, а также расчёт зарплат сотрудников в «1С:Бухгалтерии». И главное, софт был необходим для масштабирования бизнеса с возможностью локализации контента и перевода на другие языки. 

• Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «У нас филиалы в нескольких странах, и везде есть своя специфика. Анализ решений, которые уже есть на рынке, показал, что готовый продукт нам не подойдет. Решили писать своё собственное».

На первом этапе заказчик сформулировал довольно общие требования к готовому продукту. Он, конечно, понимал, что ему нужно, но детали (а дьявол обычно кроется в них) приходилось долго прорабатывать вместе. Поэтому на построение единого представления о том, какой должна быть система, иногда уходило времени больше, чем на саму разработку. 

Как это часто бывает, заказчик хотел всё и сразу. Но компетенции аналитиков команды «DEAСофт» помогли расставить рамки и выбрать наиболее эффективную схему построения системы. Считаю, что действовать надо от общего к частному. Сначала – архитектура и функционал, потом – расширенные возможности. 

Вообще, эти сложности типичны и кочуют из проекта в проект. Мы давно научились не тратить на них время. Наши аналитики работают с клиентами по чёткой инструкции. Сначала путём переговоров и интервью описываем функционал компании (в случае с Flypost – подразделения одной компании), затем составляем маршрут задач для оптимальной реализации проекта. В процессе работы с заказчиком углубляемся в функционал, создаём прототипы решения, в которых учтены особенности проекта, после чего детали выносим на разработку. В дальнейшем работа по созданию программы разбивается на этапы, каждый из которых обсуждается с заказчиком. Выглядит это всё сложно для всех участников процесса автоматизации. На самом деле, всё это отнимает у заказчика пару часов в неделю. 

У заказчика в лице Flypost был ряд довольно интересных требований. И мы их успешно реализовали. 

• История изменений. Стояла задача сделать так, чтобы в карточках клиентов оставались данные о том, кто и когда вносил изменения. Мы разработали систему, которая фиксирует эту информацию в специальных таблицах. 
  
  

• Система распределения заказов по курьерам. Мы оптимизировали процесс, создав систему автоматического распределения посылок по геозонам, к которым привязаны курьеры. Так сотрудникам стало удобнее доставлять товары. 
  
  

• Реактивные интерфейсы. Нам было важно создать продукт, который будет работать не хуже швейцарских часов. Мы не могли допустить медленные интерфейсы, постоянные перезагрузки и мелькание данных. Поэтому создали реактивные интерфейсы – они перезагружаются в доли секунды. Такое решение редко встречается в веб-проектах. Это существенно экономит время и нервы менеджеров. А счастливый сотрудник, как известно, работает эффективнее и более лоялен к компании. 
  
  

• Дизайн. Разработан по всем современным канонам, ничего лишнего – понятно и красиво.

Поскольку это был проект, который разрабатывался индивидуально для компаний под её требования, то стоимость автоматизации составила около 1 миллиона рублей. Функционал собственной программы для Flypost вырос от первоначальной задачи по обработке заказов до целой ERP-системы для доставки. Сейчас продукт включает в себя следующие возможности: 

• Обработка новых заказов.

• Управление заказами и распределение по курьерам.

• Приложения для курьеров с широким функционалом.

• Финансы.

• Склад.

• Личный кабинет клиента с возможностью выгрузки заказов, отслеживания состояния, финансовый расчёт. 

В целом же, на разработку, обучение сотрудников, реализацию дополнительных модулей ушло около года. Всё это время мы плотно работали с заказчиком, пока программа не стала именно такой, какой её хотели видеть в Flypost. 

• Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «Обычно новые софты встречают с протестом, так как не все сотрудники хотят переучиваться. Но наши работники позитивно приняли изменения в компании, потому что это позволило им уйти от рутины и перейти к вопросам повышения собственной эффективности».

После разработки собственного IT-решения для курьерской доставки и его внедрения изменился принцип работы с заказами. Софт позволил полностью автоматизировать процесс от поступления заявки до вручения посылки. Сейчас, когда приходит заявка на доставку, оператор получает об этом уведомление. Он проверяет информацию о заказе, уточняет её и переводит клиента либо в статус подтверждённого, либо отменённого. 

Затем заявка поступает к менеджеру, который распределяет заказы по курьерам. Теперь выбор курьера происходит в один клик благодаря интеллектуальной системе распределения заказов в зависимости от геозон. Назначенный курьер в приложении видит заказ, подтверждает, что принимает его в работу и совершает доставку.

 

Курьер может доставить посылку частично: бывает, что клиент не хочет забирать все товары из заказа, это всё учтено системой. Получается, что на каждом этапе софт направляет работников, данные не теряются и всё учитывается. В компании всегда могут понять, где находится посылка, в чьих она руках и кто в данный момент за неё ответственен. В том числе происходит учёт финансов и возвратов. Собственное IT-решение позволяет не зависеть от компетенции сотрудников. 

В компании Flypost много курьеров, при расчёте заработной платы которых учитывается количество совершённых доставок (выплата начисляется курьеру за каждую доставку). Все доставки должны быть отражены в зарплатном листе. Для формирования зарплатных листов компания DEAСофт интегрировала свой продукт с «1С:Бухгалтерией». 

Эффект от автоматизации компания почувствовала уже через пару месяцев. Данные по одному только филиалу говорят о том, что новый софт помог курьерской службе не просто оптимизировать все процессы и облегчить жизнь сотрудникам, но и увеличить прибыль. 

Анна Григорян, директор коммерческой службы компании Flypost: «Время доставки сократилось с двух суток до одного дня. То есть теперь доставка работает день в день. Благодаря выстраиванию маршрутов курьеров, среднее число вручений в день с 30 увеличилось до 60. Доход компании вырос в два раза». 

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.
biz360